Stage Administratif : coordination clients, achats et facturation

En tant que stagiaire administratif(ve), tu rejoins notre équipe Operations et tu deviens un vrai maillon entre nos clients, nos équipes terrain et nos partenaires.

Relation clients

• Tu transmets les documents contractuels aux clients
• Tu crées et suis les dossiers dans notre ERP
• Tu contribues au suivi des dossiers jusqu'à la facturation

Achats

• Tu aides à établir les bons de commande
• Tu participes à la coordination entre les différents acteurs nécessaires à l'exécution des travaux

Finance

• Tu contribues au suivi du reste à facturer et à payer
• Tu participes au suivi des encours

Project Manager - Damage Control FR-NL

• Analyser les demandes clients et identifier les besoins spécifiques.
• Élaborer les devis et les offres commerciales en garantissant la compétitivité et la rentabilité des propositions.
• Se rendre sur les lieux afin de constater le besoin.
• Estimer le coût des travaux et proposer des solutions techniques adéquates.
• Assurer un suivi rigoureux des offres jusqu’à leur transformation en commandes fermes.
• Entretenir une relation de confiance avec les clients, partenaires, experts et courtiers en assurances, en garantissant un haut niveau de satisfaction.
• Définir les budgets de chaque chantier et suivre de près leur évolution pour garantir leur rentabilité.
• Mener les actions commerciales nécessaires afin d'élargir et de renforcer ton réseau.

Technical Administrative Assistant

Als Technical Administrative Assistant zijn dit jouw verantwoordelijkheden:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor dringende aanvragen via telefoon en e-mail.
• Je registreert en wijst onderhoudsaanvragen toe via ons ticketingsysteem.
• Je zorgt voor een efficiënte opvolging van klantaanvragen en onderhoudsactiviteiten, met name voor HVAC, elektriciteit en sanitair.
• Je werkt samen met de Facility Coordinator voor de planning en analyse van de werkrapporten.
• Je houdt de onderhoudskalenders wekelijks up-to-date.
• In overleg met de Facility Coordinator beheer je de aanvragen voor de aankoop van materialen en diensten. Je neemt deel aan de wekelijkse teammeeting en je meldt de facturen aan de Contract Manager.
• Je draagt bij aan de voorbereiding van de maandelijkse rapportering.

Assistant administratif (H/F/X)

Dans le cadre du développement de ses activités, XLG recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe Facility dédiée à un client actif dans le secteur pharmaceutique. Tu soutiens la gestion des interventions et des tâches administratives liées à l'activité technique sur ce site.

En tant qu'assistant(e) administratif(ve), tu es un maillon essentiel entre les équipes techniques XLG, les fournisseurs et notre client. Tu assures le suivi des interventions du début à la fin, tu veilles à la bonne circulation de l'information et tu garantis un suivi administratif rigoureux, au service de la satisfaction de notre client.

Tes responsabilités sont les suivantes :

• Support à la gestion des interventions : planification, suivi et coordination avec les équipes techniques
• Apporter un support administratif à la maintenance et aux chantiers de rénovation
• Support administratif relatifs aux rapports d'interventions, en assurer la relecture et la correction
• Créer les commandes et les factures, et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des stocks et anticiper les besoins en approvisionnement
• Être en contact avec les fournisseurs, les clients et les autres interlocuteurs internes et externes
• Assurer le suivi administratif général et l'encodage des données dans nos outils

Assistant administratif (H/F/X)

Dans le cadre du développement de ses activités, XLG recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe Facility dédiée à un client actif dans le secteur pharmaceutique. Tu soutiens la gestion des interventions et des tâches administratives liées à l'activité technique sur ce site.

En tant qu'assistant(e) administratif(ve), tu es un maillon essentiel entre les équipes techniques XLG, les fournisseurs et notre client. Tu assures le suivi des interventions du début à la fin, tu veilles à la bonne circulation de l'information et tu garantis un suivi administratif rigoureux, au service de la satisfaction de notre client.

Tes responsabilités sont les suivantes :

• Support à la gestion des interventions : planification, suivi et coordination avec les équipes techniques
• Apporter un support administratif à la maintenance et aux chantiers de rénovation
• Support administratif relatifs aux rapports d'interventions, en assurer la relecture et la correction
• Créer les commandes et les factures, et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des stocks et anticiper les besoins en approvisionnement
• Être en contact avec les fournisseurs, les clients et les autres interlocuteurs internes et externes
• Assurer le suivi administratif général et l'encodage des données dans nos outils