Management Assistant

Als Management Assistant ondersteun je de Site Manager op organisatorisch, communicatief en projectmatig vlak. Je brengt structuur, bewaakt voortgang, houdt grip op afspraken en projecten en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Dankzij jouw organisatietalent, daadkracht en communicatieve vaardigheden wordt besluitvorming efficiënt ondersteund en kunnen plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Door jouw overzicht, structuur en daadkracht kan de Site Manager zich richten op de aansturing en verdere ontwikkeling van de locatie. Je bent zichtbaar aanwezig binnen de organisatie, houdt mensen op een professionele manier aan afspraken en weet precies wanneer je moet organiseren, signaleren, escaleren of ondersteunen.

Kortom: jij brengt structuur, overzicht en voortgang in een dynamische organisatie en zorgt ervoor dat plannen werkelijkheid worden.

Jouw werkzaamheden:

• Beheren, plannen en bewaken van agenda's, afspraken en prioriteiten;
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, klantreviews en managementoverleggen;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
• Ondersteunen bij rapportages, presentaties en managementinformatie;
• Signaleren van knelpunten en ondersteunen bij verbeterinitiatieven;
• Coördineren en opvolgen van projecten en acties binnen de vestiging;
• Verzorgen van communicatie vanuit het management;
• Fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische vraagstukken binnen de locatie;
• Actief bijdragen aan procesverbetering, digitalisering en samenwerking.

Management Assistant

Als Management Assistant ondersteun je de Site Manager op organisatorisch, communicatief en projectmatig vlak. Je brengt structuur, bewaakt voortgang, houdt grip op afspraken en projecten en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Dankzij jouw organisatietalent, daadkracht en communicatieve vaardigheden wordt besluitvorming efficiënt ondersteund en kunnen plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Door jouw overzicht, structuur en daadkracht kan de Site Manager zich richten op de aansturing en verdere ontwikkeling van de locatie. Je bent zichtbaar aanwezig binnen de organisatie, houdt mensen op een professionele manier aan afspraken en weet precies wanneer je moet organiseren, signaleren, escaleren of ondersteunen.

Kortom: jij brengt structuur, overzicht en voortgang in een dynamische organisatie en zorgt ervoor dat plannen werkelijkheid worden.

Jouw werkzaamheden:

• Beheren, plannen en bewaken van agenda's, afspraken en prioriteiten;
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, klantreviews en managementoverleggen;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
• Ondersteunen bij rapportages, presentaties en managementinformatie;
• Signaleren van knelpunten en ondersteunen bij verbeterinitiatieven;
• Coördineren en opvolgen van projecten en acties binnen de vestiging;
• Verzorgen van communicatie vanuit het management;
• Fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische vraagstukken binnen de locatie;
• Actief bijdragen aan procesverbetering, digitalisering en samenwerking.

Medewerker Facturatie

• Tariferen en factureren van de transport, warehouse en douane orders van KLG Europe Venlo;
• Beoordelen, controleren en uploaden van offertes naar ons TMS systeem;
• Overleg met afdeling sales inzake offertes en tarieven;
• Overleg met klanten inzake disputen, ontvangen self-billing invoices en/of facturatie voorstellen vanuit de klanten;
• Overleg met operations afdeling inzake de uitvoering van de orders;
• Controleren van de volledigheid van de gefactureerde orders;
• Ondersteuning bieden aan de financial controller;
• Meedenken en inbreng geven tijdens het periodiek te houden overleg.

Medewerker Facturatie

• Tariferen en factureren van de transport, warehouse en douane orders van KLG Europe Venlo;
• Beoordelen, controleren en uploaden van offertes naar ons TMS systeem;
• Overleg met afdeling sales inzake offertes en tarieven;
• Overleg met klanten inzake disputen, ontvangen self-billing invoices en/of facturatie voorstellen vanuit de klanten;
• Overleg met operations afdeling inzake de uitvoering van de orders;
• Controleren van de volledigheid van de gefactureerde orders;
• Ondersteuning bieden aan de financial controller;
• Meedenken en inbreng geven tijdens het periodiek te houden overleg.

Transport Coordinator

• Aannemen, bevestigen en invoeren (aanmaak dossier) van opdrachten die rechtstreeks van de klant binnenkomen;
• Onderbrengen van de vracht bij één van onze strategische vervoerders waarbij men continu streeft naar optimalisatie van de verhouding tussen de prijs en het vervoer binnen de afgesproken looptijden en gestelde vereisten;
• Opstellen laadopdracht en verzenden aan vervoerder;
• Afgeven van planning voor de outbound transporten voor de volgende dag aan de klant en/of warehouse;
• Volledig en juist instrueren van vervoerders/trailer- of containeroperators voor iedere rit c.q. zending;
• Coördineren van containertransporten, inclusief zware containers waarvoor heavy-duty transport nodig kan zijn;
• Plannen en opvolgen van FTL-transporten;
• Afstemmen van groupage-zendingen via KLG Venlo;
• Opvolgen van de zendingen op dagdagelijkse basis (in-transit monitoring);
• Nakomen van administratieve verplichtingen naar klant, ontvangers, vervoerders en de eigen organisatie;
• Het voeren van dagdagelijkse communicatie met vervoerders, klant en ontvangers;
• Aannemen van klachten en op een juiste manier oplossen of doorspelen;

Kortom: alle omvattende zaken ten behoeve van het soepel verlopen van het te plannen en reeds geplande transport.