Office assistant

Voor onze klant zoeken wij een Administratief & Financieel Bediende.

Onze klant is gespecialiseerd in industriële en intralogistieke onderhoudsdiensten en maakt deel uit van een grotere Franse groep. In België werken ondertussen 76 medewerkers en ook de activiteiten in België en Nederland groeien verder.

Om de administratie mee in goede banen te leiden, zoeken we een administratieve allrounder die graag met cijfers werkt. Je werkt nauw samen met de Directeur Administratie & Development en ondersteunt hem bij de dagelijkse administratieve en financiële opvolging.

Wat ga je doen?
Je krijgt een brede administratieve functie waarin je verschillende zaken opvolgt. Van facturatie en klantenadministratie tot financiële gegevens, documenten en ondersteuning van de directie.

Je taken:

• Je bent het administratieve aanspreekpunt tussen het bedrijf en het externe boekhoudkantoor.
• Je zorgt ervoor dat kosten, opbrengsten en loonkosten correct worden toegewezen aan de verschillende afdelingen.
• Je volgt de cashflow mee op.
• Je houdt financiële gegevens en opvolgingstabellen up-to-date.
• Je werkt dashboards bij waarmee de directie de resultaten van de onderneming opvolgt.
• Je verzorgt de administratieve opvolging van de verkoop.
• Je staat in contact met klanten voor administratieve zaken.
• Je maakt facturen op en volgt betalingstermijnen en vervaldagen op.
• Je controleert of commerciële gegevens correct en volledig verwerkt zijn.
• Je ondersteunt bij commerciële projecten.
• Je houdt bestanden, documenten en administratieve tools overzichtelijk en actueel.
• Je volgt dossiers en lopende acties op.
• Je ondersteunt de directeur bij verschillende administratieve taken en projecten.
• Je denkt mee over hoe de administratie eenvoudiger en efficiënter georganiseerd kan worden.

Dispatcher

Voor onze klant in de regio Brussels Airport (Brucargo) zoeken wij een Dispatcher.

Onze klant is een internationale logistieke speler gespecialiseerd in medische en farmaceutische transporten. Dagelijks worden temperatuurgevoelige geneesmiddelen, klinische stalen en andere kritische zendingen wereldwijd vervoerd.

Voor het operationele team zoeken we een Dispatcher die transporten efficiënt kan plannen en opvolgen.

In deze sector telt elke minuut. Een vertraging, een wijziging in de planning of een probleem onderweg vraagt om een snelle en doordachte oplossing. Jij houdt het overzicht en zorgt ervoor dat chauffeurs, transportpartners en collega's weten wat er moet gebeuren.

Wat ga je doen?

• Je plant en organiseert dagelijkse transportopdrachten.
• Je stuurt chauffeurs en externe transportpartners aan en bezorgt hen duidelijke instructies.
• Je volgt transporten op van vertrek tot levering.
• Je houdt rekening met afgesproken levertijden en specifieke temperatuurvereisten.
• Je past de planning aan bij dringende opdrachten, vertragingen of onverwachte wijzigingen.
• Je staat in nauw contact met chauffeurs, Customer Service en het operationele team.
• Je zorgt ervoor dat alle transportinformatie correct geregistreerd wordt.
• Je volgt problemen onderweg op en zoekt naar haalbare oplossingen.
• Je controleert of transportopdrachten volgens de geldende procedures uitgevoerd worden.
• Je denkt mee over een efficiëntere planning en een betere dagelijkse werking.

Customs / Import Officer

Voor onze klant in de regio Brussels Airport (Brucargo) zoeken wij een Customs / Import Officer.

Onze klant is een internationale logistieke specialist in de biofarmaceutische en medische sector. De organisatie staat in voor het transport van temperatuurgevoelige geneesmiddelen en andere kritische medische producten.

Voor de importwerking zoeken we iemand die nauwkeurig omgaat met douanedocumenten, internationale zendingen en administratieve verplichtingen.

Je zorgt ervoor dat inkomende goederen correct worden verwerkt en dat de nodige formaliteiten tijdig in orde zijn.

Wat ga je doen?

• Je volgt internationale importzendingen administratief op.
• Je verzamelt en controleert de nodige douane- en transportdocumenten.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en verwerking van importaangiftes.
• Je controleert gegevens zoals goederenomschrijvingen, facturen en transportinformatie.
• Je onderhoudt contact met douaneagenten, transporteurs en internationale collega's.
• Je volgt de vrijgave van inkomende zendingen op.
• Je signaleert ontbrekende of foutieve documenten en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je houdt rekening met de specifieke vereisten van medische en temperatuurgevoelige producten.
• Je registreert informatie in de interne systemen.
• Je werkt samen met Operations, Customer Service en andere betrokken afdelingen.
• Je volgt de geldende douane- en kwaliteitsprocedures.

Expediteur/Export Officer

Voor onze klant in de regio Brussels Airport (Brucargo) zoeken wij een Expediteur / Export Officer.

Onze klant is een internationale logistieke speler gespecialiseerd in medische en farmaceutische zendingen. Denk aan geneesmiddelen, klinische stalen en andere temperatuurgevoelige producten die wereldwijd vervoerd worden.

Als Expediteur / Export Officer zorg jij ervoor dat internationale exportzendingen correct vertrekken en opgevolgd worden. Je hebt contact met transporteurs, luchtvaartmaatschappijen en collega's in het buitenland.

Je weet hoe snel een planning kan veranderen in de luchtvracht. Daarom zoeken we iemand die zelfstandig werkt, nauwkeurig is en snel kan schakelen.

Wat ga je doen?

• Je organiseert internationale exportzendingen, voornamelijk via luchtvracht.
• Je maakt transportdossiers aan en volgt ze op van boeking tot vertrek.
• Je stelt export- en transportdocumenten op en controleert deze.
• Je stemt af met luchtvaartmaatschappijen, douaneagenten en transportpartners.
• Je houdt rekening met de specifieke vereisten van temperatuurgevoelige producten.
• Je volgt deadlines, vluchtschema's en transportinstructies op.
• Je communiceert met klanten en internationale collega's over de status van zendingen.
• Je zoekt oplossingen wanneer een zending vertraging oploopt of documenten ontbreken.
• Je zorgt voor een correcte administratieve verwerking in de interne systemen.
• Je werkt volgens de geldende kwaliteits- en veiligheidsprocedures.

Teamleader Dispatcher

Voor onze klant op Brussels Airport (regio Brucargo) zoeken wij een Teamleader Dispatcher.

Onze klant is een internationale logistieke specialist in de biofarmaceutische en medische sector. De organisatie staat in voor het transport van temperatuurgevoelige geneesmiddelen, medische producten en andere kritische zendingen.

Voor de operationele afdeling zoeken we een ervaren Teamleader die de dagelijkse dispatching en chauffeurswerking kan organiseren en opvolgen.

Je stuurt medewerkers aan, werkt samen met externe transportpartners en zorgt ervoor dat transportopdrachten correct en tijdig uitgevoerd worden.

Je komt terecht in een omgeving waar planningen snel kunnen veranderen. Je moet dus kunnen schakelen, beslissingen nemen en het overzicht bewaren wanneer verschillende transporten tegelijk aandacht vragen.

Wat ga je doen?

• Je coördineert de dagelijkse werking van de dispatching en de chauffeursafdeling.
• Je verdeelt de werkzaamheden en zorgt voor een efficiënte personeels- en materiaalplanning.
• Je stelt uurroosters op en bewaakt een voldoende bezetting van de afdeling.
• Je volgt de prestaties van dispatchers, chauffeurs en externe transportpartners op.
• Je ondersteunt medewerkers bij operationele problemen en complexe transportvragen.
• Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers en externe partners correct opgeleid worden.
• Je communiceert wijzigingen in procedures, richtlijnen en operationele afspraken.
• Je zoekt nieuwe transportpartners en begeleidt hun opstart.
• Je evalueert bestaande leveranciers op kwaliteit, prestaties en kosten.
• Je onderhandelt waar mogelijk over transportvoorwaarden en tarieven.
• Je werkt mee aan noodplannen voor onverwachte situaties, zoals extreme weersomstandigheden of verstoringen in het transport.
• Je organiseert teamoverleg en bespreekt operationele verbeterpunten.
• Je bewaakt de naleving van ADR, Air Cargo Security, GDP en AEO.
• Je volgt klachten en operationele incidenten op en bespreekt deze met het management.
• Je begeleidt de aanwerving en opleiding van nieuwe medewerkers.
• Je voert evaluatiegesprekken en volgt de ontwikkeling van je team op.
• Je onderzoekt afwijkingen en volgt corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA) op.
• Je analyseert KPI's en stelt rapporteringen op voor de Operations Manager.
• Je controleert leveranciersfacturen en afspraken binnen transportovereenkomsten.
• Je bent buiten de normale werkuren bereikbaar bij dringende operationele incidenten.