Projectondersteuner

Wat ga je doen?

Voor versterking van dit team zoeken wij een Projectondersteuner die zich bezig gaat houden met diverse facilitaire en huisvestingsvraagstukken waarbij doorgaande bedrijfsvoering de rode draad is.

• je bent een kei in plannen en het bewaken van de voortgang tijdens projecten en hebt oog voor geldende procedures en vigerende wet- en regelgeving
• je hebt plezier in het ondersteunen van bouwteams en de programma- of projectmanager
• notuleren is voor jou geen enkel probleem en dit doe je tijdens diverse vergaderingen zoals bouwvergaderingen en ontwerpteams
• projectadministratie en -archivering gaan jou makkelijk af je zorgt voor de beschikbaarheid van de gewenste informatie en stelt zelfstandig voortgangs-, project- en financiële rapportages op
• je (mede)organiseert aanbestedingen, minicompetities en contractvorming met aannemers
• met je enthousiasme en kritische blik lever je een bijdrage aan de bedrijfsvoering van het team Realisatiemanagement

Student assistent KNAW-project Koloniale Macht en Kennis

Als student-assistent werk je mee aan alle facetten van het project Koloniale Macht en Kennis (KMK). Het team onderzoekt de rol van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) in het koloniale en slavernijverleden. Het project combineert historisch archief- en objectonderzoek met gesprekken en documentaires waarin ook hedendaagse stemmen uit de voormalige koloniën aan bod komen. Je neemt deel aan de interuniversitaire teambesprekingen, bent in gesprek met onderzoekers over de resultaten, beheert de website en speelt een belangrijke rol in de vormgeving en realisatie van de filmische gesprekken over het onderzoek die zullen resulteren in een documentaire. Jij bent vanuit Nederland medeverantwoordelijk voor de communicatie met de regisseurs en de lokale producenten in Indonesië, Suriname, Zuid-Afrika en andere landen en het realiseren van debatevenementen rond deze documentaire in Nederland.

Jouw taken

• Onderzoek:

Het onderzoek wordt door andere leden van het team gedaan. Jij denkt mee hoe de resultaten van het onderzoek kunnen worden geformuleerd in debatvragen.

• Logistieke ondersteuning:

Helpen bij het plannen en organiseren van opnames, het regelen van reizen en accommodaties. Helpen bij het reserveren en inrichten van de debatlocatie, uitnodigen van deelnemers en sprekers, maken van afspraken over catering.

• Post-productie:

Ondersteuning bij het realiseren van de definitieve versie van de documentaire, dus monteren, ondertitelen, en andere nabewerkingstaken.

• Communicatie:

Contact onderhouden met consortiumleden, de KNAW, filmcrews, debaters en andere relevante partijen. Telefonisch contact is ook afhankelijk van de regisseurs en productiepartners in verschillende tijdzones. Jouw beschikbaarheid en flexibiliteit is daarom belangrijk.

Je werkt in dit project samen en wordt begeleid door de coördinator van de leerstoel, en je co-creëert met regisseurs in Indonesië, Suriname, Zuid-Afrika en andere landen. Je wordt onderdeel van de afdeling Geschiedenis van de Faculteit Sociale en Geesteswetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam. Binnen deze afdeling krijg je de kans om deel te nemen aan interessante lezingen, colloquia en sociale activiteiten, en om je verder te ontwikkelen binnen een inspirerende academische omgeving.

Functioneel Beheerder

Als functioneel beheerder bij de Vrije Universiteit Amsterdam vorm je de schakel tussen IT en de organisatie. Met jouw team zorg je dat VU.nl en aanverwante applicaties soepel draaien voor 30.000 studenten en 5.000 medewerkers. Je bent onderdeel van één van de scrumteams binnen het Portalen-team, samen met drie andere functioneel beheerders. Samen zorgen jullie ervoor dat releases vlekkeloos verlopen en dat applicaties optimaal functioneren.

Naast het werk voor VU.nl, beheer je onder meer self-services en studiegids en o.a. het dashboard. Eenvoudige wijzigingen voer je zelf door; bij complexere vraagstukken werk je nauw samen met collega’s binnen IT en andere afdelingen. Met jouw inzicht, communicatieve vaardigheden en oog voor kwaliteit help je de VU om haar digitale dienstverlening continu te verbeteren.

Jouw taken
In deze functie ben jij de schakel tussen IT en de organisatie. Jij zorgt dat alles soepel blijft draaien, van incidentafhandeling tot verbeterprojecten. Concreet betekent dit dat jij:

• het eerste aanspreekpunt bent voor de business en bij verstoringen een coördinerende rol pakt;
• tweedelijns meldingen in ServiceNow behandelt voor VU.nl, het CMS (Kentico) en aanverwante applicaties;
• releases en nieuwe functionaliteiten ondersteunt bij de overgang naar de productieomgeving, zodat deze zonder haperingen live gaan;
• bestaande processen analyseert, stroomlijnt en documenteert om de dienstverlening continu te verbeteren;
• deelneemt aan projecten en samen met projectleiders zorgt voor een soepele inbeheername, inclusief afstemming over livegang, gebruikersondersteuning, testen en documentatie via Confluence en Jira.

Teamleider Onderwijsplanning

Je stuurt een team aan van dertien medewerkers die samen verantwoordelijk zijn voor het roosteren van onderwijsactiviteiten en tentamens voor de faculteiten. Ervaren collega’s, die kwaliteit hoog in het vaandel hebben staan. Het team opereert zelfstandig op de dagelijkse werkzaamheden. Als teamleider stuur je vooral op tactisch niveau. Je richt je o.a. op complexe vraagstukken, zoals de schaarste aan ruimte op de campus en de veranderende behoeften van het onderwijs. Je slaat de brug tussen het team en de organisatie en weet de kwaliteit van het team te benutten bij deze uitdagingen. Je bent betrokken bij de teamleden en hebt oog voor hun persoonlijk welzijn en ontwikkeling. Daarnaast begeleid je de verdere groei en ontwikkeling van het team als geheel. Je faciliteert transparante communicatie en geeft ruimte voor inbreng, maar bent in staat zelf besluiten te nemen.

Jouw taken

• je bent eindverantwoordelijk voor de planning- en roosteractiviteiten van het team
• je organiseert de randvoorwaarden voor het optimaal functioneren van het team
• je bent op tactisch niveau de schakel tussen het team en de faculteiten en diensten en neemt deel aan diverse VU-brede overleggen en projecten
• je behartigt de belangen van het team én die van het onderwijs, ook als deze uiteenlopen
• In incidentele situaties ben je bereid om bij te springen bij het plannen van het onderwijs

Medewerker Studentenbalie (Oproepkracht)

Aan de Studentenbalie behandel je elke student als de eerste student van de dag. Je geeft studenten een deskundig en duidelijk advies en probeert hen echt een stapje verder te helpen. Bij het beantwoorden van vragen houd je zowel het student- als het organisatiebelang in het oog. Door jouw spin in het web functie ben je continu in verbinding met de verschillende diensten en faculteiten. Ten slotte ben je in deze hectische werkomgeving niet snel van je stuk te brengen.

Jouw taken

• Beantwoorden van vragen van (aankomende) studenten via de telefoon, chat, aan de balie en via de mail over o.a. studiekeuze, het aanmeldproces, het collegegeld, intekenen voor vakken en het afstudeerproces
• Signaleren van veel voorkomende vragen
• Onderhouden van contact met collega's van andere diensten en faculteiten om studenten op een goede manier te kunnen helpen en doorverwijzen