Technical Administrative Assistant

Als Technical Administrative Assistant zijn dit jouw verantwoordelijkheden:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor dringende aanvragen via telefoon en e-mail.
• Je registreert en wijst onderhoudsaanvragen toe via ons ticketingsysteem.
• Je zorgt voor een efficiënte opvolging van klantaanvragen en onderhoudsactiviteiten, met name voor HVAC, elektriciteit en sanitair.
• Je werkt samen met de Facility Coordinator voor de planning en analyse van de werkrapporten.
• Je houdt de onderhoudskalenders wekelijks up-to-date.
• In overleg met de Facility Coordinator beheer je de aanvragen voor de aankoop van materialen en diensten. Je neemt deel aan de wekelijkse teammeeting en je meldt de facturen aan de Contract Manager.
• Je draagt bij aan de voorbereiding van de maandelijkse rapportering.

Assistant administratif (H/F/X)

Dans le cadre du développement de ses activités, XLG recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe Facility dédiée à un client actif dans le secteur pharmaceutique. Tu soutiens la gestion des interventions et des tâches administratives liées à l'activité technique sur ce site.

En tant qu'assistant(e) administratif(ve), tu es un maillon essentiel entre les équipes techniques XLG, les fournisseurs et notre client. Tu assures le suivi des interventions du début à la fin, tu veilles à la bonne circulation de l'information et tu garantis un suivi administratif rigoureux, au service de la satisfaction de notre client.

Tes responsabilités sont les suivantes :

• Support à la gestion des interventions : planification, suivi et coordination avec les équipes techniques
• Apporter un support administratif à la maintenance et aux chantiers de rénovation
• Support administratif relatifs aux rapports d'interventions, en assurer la relecture et la correction
• Créer les commandes et les factures, et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des stocks et anticiper les besoins en approvisionnement
• Être en contact avec les fournisseurs, les clients et les autres interlocuteurs internes et externes
• Assurer le suivi administratif général et l'encodage des données dans nos outils

Assistant administratif (H/F/X)

Dans le cadre du développement de ses activités, XLG recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe Facility dédiée à un client actif dans le secteur pharmaceutique. Tu soutiens la gestion des interventions et des tâches administratives liées à l'activité technique sur ce site.

En tant qu'assistant(e) administratif(ve), tu es un maillon essentiel entre les équipes techniques XLG, les fournisseurs et notre client. Tu assures le suivi des interventions du début à la fin, tu veilles à la bonne circulation de l'information et tu garantis un suivi administratif rigoureux, au service de la satisfaction de notre client.

Tes responsabilités sont les suivantes :

• Support à la gestion des interventions : planification, suivi et coordination avec les équipes techniques
• Apporter un support administratif à la maintenance et aux chantiers de rénovation
• Support administratif relatifs aux rapports d'interventions, en assurer la relecture et la correction
• Créer les commandes et les factures, et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des stocks et anticiper les besoins en approvisionnement
• Être en contact avec les fournisseurs, les clients et les autres interlocuteurs internes et externes
• Assurer le suivi administratif général et l'encodage des données dans nos outils

Executive Associate to the CEO - AI-Driven

Operationeel & organisatorisch beheer
De functie omvat een reëel deel van administratieve en organisatorische taken. Dat is onvermijdelijk en we staan er volledig achter:

• De agenda van de CEO beheren en optimaliseren met nauwkeurigheid en anticipatie
• E-mails en communicaties filteren, prioriteren en behandelen in zijn naam
• Vergaderingen organiseren (partners, klanten, interne teams) en de voorbereiding ervan verzekeren
• Duidelijke verslagen, synthesenota's en opvolgingsdocumenten opstellen
• Prioritaire beslissingen en acties opvolgen, indien nodig herinneren
• Regelmatig met de CEO meereizen naar de verschillende sites van de groep (Brussel, Wallonië, Vlaanderen)
• Bepaalde klanten of partners ontvangen en begeleiden namens de CEO

Transformatie & AI-innovatie
Wat deze rol onderscheidt: uw missie is ook om deze operationele taken te laten evolueren via AI en digitale tools:

• De juiste AI-tools identificeren, testen en inzetten om repetitieve taken te automatiseren en tijd vrij te maken voor wat echt waarde heeft
• Slimme workflows bouwen: automatisering van opvolging, documentbeheer, prioritering van communicaties
• De actieve sparringpartner van de CEO zijn rond digitalisering, AI en nieuwe manieren van werken
• Nieuwe digitale werkwijzen voorstellen en concreet implementeren — stap voor stap
• Technologische evoluties actief opvolgen en kansen voor de groep identificeren

Strategische bijdrage

• Dossiers en presentaties voorbereiden voor strategische vergaderingen — de opvolging ervan verzekeren zonder er noodzakelijk lid van te zijn
• Een waardevolle culturele en taalkundige bijdrage leveren in onze ontwikkeling in Vlaanderen
• De CEO challengen op onderwerpen waar uw blik een echte meerwaarde biedt

Hard Facility Manager - pharma

En tant que Project Manager - Hard Facility, tu prends la responsabilité du contrat de maintenance des bâtiments au sein d'un des plus grands acteurs pharmaceutiques en Belgique.

Concrètement, tu seras amené à...
Piloter le contrat de maintenance

• Assurer la gestion quotidienne du contrat de maintenance des bâtiments.
• Garantir le respect des engagements contractuels, des délais et des niveaux de service (SLA).
• Veiller à la qualité des prestations et proposer des pistes d'amélioration continue.
• Être garant de la satisfaction du client.

Manager les équipes techniques

• Encadrer une équipe d'environ 7 techniciens de maintenance.
• Organiser les plannings et répartir les priorités.
• Coordonner les interventions préventives et curatives.
• Accompagner les techniciens sur le terrain et favoriser leur développement.
• Animer les réunions d'équipe et assurer une communication fluide.

Assurer le suivi opérationnel

• Superviser la gestion des demandes d'intervention et des tickets de maintenance.
• Veiller au respect des délais de traitement.
• Prioriser les urgences en concertation avec le client.
• Optimiser l'organisation des interventions afin d'améliorer la réactivité et la performance.

Développer les processus et les outils

• Structurer et améliorer les méthodes de travail.
• Mettre en place des indicateurs de performance (KPI)
• Développer les reportings et tableaux de bord.
• Participer au déploiement et à l'amélioration des outils digitaux.
• Identifier des opportunités d'optimisation des processus.

Être le partenaire privilégié du client

• Être le point de contact principal auprès du département Infrastructure & Maintenance.
• Préparer et animer les réunions de suivi.
• Élaborer les reportings hebdomadaires, mensuels et trimestriels.
• Anticiper les besoins du client et proposer des solutions adaptées.
• Construire une relation de confiance durable.

Collaborer avec les équipes XLG

• Travailler en étroite collaboration avec les autres départements XLG on-site / off-site.
• participer au développement des activités XLG chez le client (cross-selling)

Garantir la sécurité et la conformité

• Être un ambassadeur de la culture sécurité de XLG.
• Veiller au respect des procédures HSE du client.
• Identifier les risques et mettre en œuvre les actions correctives.
• Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques de sécurité.