Secretaresse

Als Secretaresse maak je deel uit van een enthousiast team dat gezamenlijk de verschillende afdelingen binnen IVO Rechtspraak ondersteunt. Jullie verdelen de werkzaamheden, stemmen prioriteiten op elkaar af en zorgen samen voor een optimale ondersteuning van de organisatie. De samenwerking is prettig en flexibel, waarbij er goede afspraken zijn over werktijden. Hoeveel afdelingen je precies onder je hoede krijgt, bespreken we samen zodat het goed aansluit bij jouw talent en ervaring.

In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning. Hospitality is daarbij een belangrijk thema; je zorgt dat nieuwe collega’s een warm welkom krijgen en begeleidt het volledige on- en offboardingproces. Dit betekent dat je praktische zaken regelt, zoals hardware, accounts en toegangsrechten, zodat iedereen meteen goed van start kan.

Je bent een echte organizer en prioriteert scherp, zodat je managers en teamleiders optimaal ontzorgt. Je beheert agenda’s en mail, bereidt vergaderingen voor, maakt notulen en bewaakt actiepunten. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor medewerkers en managers, waarbij je altijd klaarstaat met antwoorden of helpt de juiste oplossing te vinden. Ook regel je het inhuurproces van externe medewerkers via Leonardo en organiseer je intakegesprekken en overlegmomenten.

Je vindt het leuk om evenementen, workshops en teamdagen te organiseren, en het maken van een bloemetje voor een collega gaat je net zo makkelijk af als het regelen van een externe meeting. Bij IVO Rechtspraak bevinden we ons midden in een verandertraject, waarbij nieuwe werkvormen worden ingevoerd. Dit biedt jou de kans om je functie verder te professionaliseren en daar zelf proactief invulling aan te geven.

Je werkzaamheden zijn daarmee veelzijdig en uitdagend. Ben je iemand die graag schakelt tussen verschillende taken, anderen met plezier ondersteunt en makkelijk overweg kan met IT-systemen? Dan pas jij perfect bij ons team. Samen zorgen we ervoor dat alles soepel verloopt en dat de organisatie zo goed mogelijk wordt ondersteund.

Projectmedewerker digitaliseren, team Toezicht

Omdat bij team Toezicht binnen de Rechtbank overstapt op digitaal werken, staat er een grote digitaliseringsopgave op de planning. Jij richt je vooral op het migreren van dossiers van onze bewindvoerders.

Vanaf 2027 kunnen bewindvoerders alle stukken digitaal aanleveren en raadplegen. Je verzamelt documentmappen die via onze scanstraat of door jou worden gescand en zorgt ervoor dat de dossiers in ons systeem worden gemigreerd en gecontroleerd. Daarnaast zoek je zelfstandig de papieren dossiers op die gemigreerd moeten worden en bereid je dossiers voor die gearchiveerd moeten worden.

Team Toezicht behandelt alle zaken die betrekking hebben op onderbewindstelling, curatele, mentorschap en het verwerpen of (beneficiair) aanvaarden van een erfenis. Wij zien er in ruim 16.000 dossiers op toe dat de bewindvoerder of curator zijn taak zorgvuldig uitvoert. Verder houdt het team zich bezig met alle zaken op het gebied van schuldenproblematiek.
De rechtbank spreekt faillissementen uit, behandelt verzoeken tot toelating tot de wettelijke schuldsaneringsregeling (WSNP), het toepassen van een dwangakkoord, tot surseance van betaling en in het kader van de Wet homologatie onderhandsakkoord (WHOA).

senior administratief medewerker

Mede dankzij jouw werk verloopt iedere zaak soepel, van binnenkomst tot uitspraak. Jij bent degene die het proces draaiende houdt. Je schrijft nieuwe zaken in, maakt dossiers compleet en zorgt ervoor dat alle stukken op tijd bij de juiste personen terechtkomen. Je plant zittingen, nodigt de betrokken partijen uit en verstuurt na afloop de uitspraken. Daarbij heb je veel contact met advocaten, procespartijen, ketenpartners, rechtzoekenden, rechters, gerechtsjuristen en natuurlijk je collega's. Dankzij jouw inzet is iedereen tijdig en goed geïnformeerd en verloopt het proces zorgvuldig, overzichtelijk en volgens planning.

Als senior administratief medewerker verzorg je de juridisch-administratieve ondersteuning binnen het rechtsgebied. Je houdt de administratie van zaken bij in het zaaksysteem, bewaakt belangrijke termijnen en verzorgt de correspondentie in juridische dossiers. Je controleert dossiers op volledigheid, zorgt ervoor dat processtukken tijdig beschikbaar zijn voor zittingen, stelt eenvoudige uitspraken op en controleert uitspraken op taal- en schrijffouten. Daarnaast ben je een belangrijke schakel tussen interne en externe partijen en draag je bij aan een efficiënte en zorgvuldige afhandeling van zaken.

Het werk is afwisselend en raakt de kern van de rechtspraak. Je beantwoordt vragen van procespartijen, verwerkt inkomende post en documenten, houdt digitale en fysieke dossiers actueel en signaleert kansen om processen te verbeteren. Je schakelt voortdurend tussen verschillende werkzaamheden, systemen en contacten.

Na een gedegen inwerkperiode word je daarnaast opgeleid voor het voorbereiden, bijzitten en uitwerken van kantonzittingen. Daarmee breid je jouw werkzaamheden verder uit en lever je ook tijdens en na de zitting een belangrijke bijdrage aan een zorgvuldig verloop van de procedure.

Senior administratief medewerker, team Kanton Leiden

Jij verzorgt de administratieve voorbereiding, verwerking en afronding van rechtszaken: je boekt nieuwe zaken in, maakt het dossier compleet en je verzendt de uitspraak na afloop. Ook informeer je alle betrokken partijen, zoals rechtszoekenden, overheidsinstanties en advocaten, over de voortgang van hun zaak. Je bent hierbij niet bang om de telefoon op te pakken en kunt kort en zakelijk een telefoongesprek voeren.

Je directe collega’s zijn rechters, juridisch medewerkers en administratief medewerkers. Voor deze collega’s ben jij een belangrijk aanspreekpunt: jij zorgt immers voor alle administratieve handelingen rondom hun rechtszaak. Een plezierige werkomgeving vinden we daarbij heel belangrijk.

Senior administratief medewerker (Breda)

Mede dankzij jouw werk verloopt elke zaak soepel, van binnenkomst tot uitspraak. Jij bent degene die het proces draaiende houdt. Je schrijft nieuwe zaken in, maakt de dossiers compleet en zorgt dat alle stukken op tijd bij de juiste personen terechtkomen. Je beantwoordt vragen van procespartijen, verwerkt inkomende post en documenten, nodigt de betrokken partijen uit voor een zitting en verstuurt de uitspraken na afloop. Ook signaleer je knelpunten of verbeterkansen in de processen. Daarbij heb je veel contact: met advocaten, partijen in de keten, rechtzoekenden, rechters en gerechtsjuristen. En natuurlijk met je collega’s. Dankzij jouw inzet is iedereen op tijd en goed geïnformeerd, en verloopt het proces zoals het hoort: overzichtelijk, zorgvuldig en tijdig. Het werk is afwisselend en raakt de kern van de rechtspraak. Jij bent een onmisbare schakel in elke zaak.

De hoofdfocus van jouw functie ligt op de administratieve werkzaamheden van de Commissie van Toezicht. Binnen elke justitiële inrichting is een onafhankelijke Commissie van Toezicht aangesteld die toezicht houdt op een correcte bejegening en het welzijn van gedetineerden binnen de inrichting. De griffie van team Bestuursrecht zorgt voor de administratieve werkzaamheden die komen kijken bij deze commissie, hier speel jij een onmisbare rol in.