Senior administratief medewerker Kanton en Handelsrecht (tijdelijk)

Mede dankzij jouw werk verloopt elke zaak soepel, van binnenkomst tot uitspraak. Jij bent degene die het proces draaiende houdt. Je dag is veelzijdig en afwisselend: je beantwoordt vragen van procespartijen, registreert en controleert zaken en je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige en correcte administratieve afhandeling van zaken. Binnen je functie houd je je ook bezig met het verwerken en registreren van dagvaardingsprocedures en kortgeding zaken. Je bent het aanspreekpunt voor gerechtsjuristen en rechters en je verstrekt (telefonisch) informatie aan advocaten en procespartijen.

De administratie van Kanton en Handelsrecht is verdeeld over twee locaties: Arnhem en Zutphen. Op de locatie Zutphen, waar deze vacature openstaat, werken ongeveer 17 medewerkers verdeeld over meerdere teams. Elk team wordt aangestuurd door een coördinator en de afdeling als geheel valt onder de verantwoordelijkheid van een teamvoorzitter. Samenwerking binnen het diverse team staat centraal, met ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en inbreng.

Planner rechtszaken

Samen met andere zaaksplanners en de roosteraar ben je verantwoordelijk voor de gehele planning van zaken op zitting binnen het cluster Bestuursrecht. De zittingen binnen het cluster Bestuursrecht vinden bijna altijd in Arnhem plaats. In een enkel geval wordt een zitting gepland die op de rechtbank in Zutphen plaatsvindt. Het plannen van alle zittingen gebeurt op de locatie Arnhem. Je komt te werken met gedreven collega’s in een divers en betrokken team. Je werkt nauw samen met je collega roosteraar en je hebt intensief contact met je administratieve en juridische collega’s, de rechters binnen jouw team en de zalenplanners. Dit maakt het werk divers en afwisselend.

Daarnaast bestaan je werkzaamheden onder andere uit:

• Het verzamelen van informatie voor het planningsproces over verhinderdata of beschikbaarheid bij externe partijen. Je stemt de planning van zaken af met verschillende betrokken partijen;
• Het inplannen van zaken op een zitting volgens het rooster, gemaakt door je collega roosteraar, binnen de geldende termijnen;
• Je vult gaten in het zittingsrooster naar aanleiding van het intrekken of aanhouden van zaken zo efficiënt mogelijk op;
• Je stemt incidentele afwijkingen van het rooster en de planning van zaken af met verschillende betrokkenen en je beantwoordt vragen over de zaaksplanning;
• Je signaleert trends en knelpunten richting je collega roosteraar en de teamvoorzitter;
• Je komt met verbetervoorstellen op het gebied van planning;
• Je bewaakt de termijnen van het planproces en je behandelt uitstelverzoeken.

Klachtencoördinator

Samen met een(interne) klachtencoördinator vanuit de afdeling civiel ondersteun en adviseer je het gerechtsbestuur bij de beoordeling en afhandeling van klachten die op grond van de Klachtenregeling tegen het gerechtshof worden ingediend. Deze klacht kan gaan over de wijze waarop het gerechtshof of een medewerker van het gerechtshof zich tegenover die persoon heeft gedragen. Het gerechtshof behandelt ongeveer 100 klachten per jaar.

Je fungeert als aanspreekpunt voor klachten in het gerechtshof en je bent verantwoordelijk voor het onderzoek naar de klachten. Je adviseert over de mogelijkheden om tot een oplossing te komen. Daarnaast adviseer je de organisatie over verbeteringen naar aanleiding van klachten.

Je hebt contact met zowel klagers als met de betrokken teams om informatie op te halen over de klacht. Daarbij kijk je of een klacht op een andere manier op informele wijze kan worden opgelost. Je voert in beginsel zelfstandig hoorgesprekken en maakt daar een kort verslag van. Je schrijft de conceptreactie op de klacht en stemt deze af met de president/de gerechtsbestuurder die verantwoordelijk is voor de klachtafhandeling. Je begeleidt het proces en bewaakt de voortgang. Daarnaast onderhoud je contact met je collega-klachtcoördinatoren bij andere gerechten, bezoek je landelijke bijeenkomsten over klachtbehandeling en rapporteer je periodiek aan de organisatie over de ingediende klachten en de trends en patronen die je signaleert.

In je werk word je administratief ondersteund door een collega die verantwoordelijk is voor de administratieve afhandeling van de klachten.

Administratief medewerker team Toezicht rechtbank Limburg

Team Toezicht bestaat uit Curatele, Bewind en Mentorschap (CBM) en Insolventies. Insolventies is gespecialiseerd in verzoeken met betrekking tot faillissementen, surseances van betaling, de Wet schuldsanering natuurlijke personen (WSNP) en de Wet homologatie onderhands akkoord (WHOA). Bij CBM worden alle instellings-, wijzigings- en opheffingsverzoeken met betrekking tot curatele, bewind en mentorschap, behandeld en verwerkt. Zodra een bewind, curatele of mentorschap door de kantonrechter is ingesteld, ben je verantwoordelijk voor het beheer van de lopende dossiers. Jij zal vooralsnog ingezet worden binnen de administratie van CBM.

Mede dankzij jouw werk verloopt elke zaak soepel, van binnenkomst tot uitspraak. Jij bent degene die het proces draaiende houdt. Je schrijft nieuwe zaken in, maakt de dossiers compleet en zorgt dat alle stukken op tijd bij de juiste personen terechtkomen. Je plant zittingen in, nodigt de betrokken partijen uit en verstuurt de uitspraken na afloop. Daarbij heb je veel contact: met partijen in de keten, rechtzoekenden, rechters en gerechtsjuristen. En natuurlijk met je collega’s. Dankzij jouw inzet is iedereen op tijd en goed geïnformeerd, en verloopt het proces zoals het hoort: overzichtelijk, zorgvuldig en tijdig.

Het werk is afwisselend en raakt de kern van de rechtspraak. Je beantwoordt vragen van procespartijen, verwerkt inkomende post en documenten, maakt juridische dossiers compleet en houdt digitale en fysieke dossiers actueel. Ook signaleer je knelpunten of verbeterkansen in de processen en denk je mee met je collega’s. Het is werk waarin je elke dag wisselt tussen mensen en systemen. Eventueel ga je mee naar een zitting om aantekeningen te maken. Jij bent een onmisbare schakel in elke zaak.

Stagiair IT Support MBO (Rechtbank Noord Holland, Haarlem)

Jouw IT Support-team bij de Rechtbank Rotterdam heeft veel contact met gebruikers. Je collega’s en jij beantwoorden hun vragen en lossen hun IT-problemen op. Maar het is natuurlijk nog mooier als jullie die problemen signaleren vóórdat ze de werking van de rechtbank verstoren. Ook helpen jullie mee met de IT-security. En heeft een gebruiker een speciaal verzoek? Dan denken jullie mee over een maatwerkoplossing.

Is een vraag echt te ingewikkeld? Dan zetten jullie die door naar de mensen in ‘de tweede lijn’.

Natuurlijk hoef je niet alles meteen te weten en te kunnen. Je ervaren collega’s maken je wegwijs en helpen je als dat nodig is. Met jouw interesse in ICT en in mensen maak je van deze stage zeker een succes!