Programma/project Assistent (secretarieel/administratief) domein TTW

Wat ga je doen?
Dankzij jouw overzicht en strakke bewaking verloopt elke stap in het subsidieproces soepel en op tijd. Je toetst ingediende aanvragen aan de formele voorwaarden en legt vervolgens contact met onafhankelijke deskundigen (referenten) die de aanvragen beoordelen. Je peilt hun beschikbaarheid, onderhoudt het contact en bewaakt de deadlines. Je bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor - van interviews tot commissievergaderingen. Zodra de beoordelingscommissie haar advies heeft uitgebracht en NWO een besluit heeft genomen, informeer jij de aanvragers hierover.

Tijdens het subsidieproces stem je voortdurend af met collega’s en externe betrokkenen. Je neemt verantwoordelijkheid voor het werk dat je doet, bent betrouwbaar aanwezig en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Waar nodig stuur je bij of neem je initiatief om een oplossing te vinden. Tegelijkertijd sta je open om te leren: je pakt nieuwe werkwijzen snel op en ontwikkelt je stap voor stap tot een deskundige programma-/projectassistent. Je levert niet alleen kwaliteit in elke stap van het subsidieproces, maar je bent je ook bewust van de impact van jouw bijdrage op het financieren van wetenschappelijk onderzoek.

Als de subsidies zijn verleend en de programma’s en projecten zijn toegekend, zorg jij voor de administratieve en organisatorische ondersteuning, o.a. door het voorbereiden en plannen van bijeenkomsten en het bewaken van de voortgang door rapportages op te vragen. NWO-medewerkers en referenten, projectleiders en anderen uit binnen- en buitenland kunnen bij jou terecht voor algemeen inhoudelijke projectinformatie en administratief-organisatorische zaken.

Daarnaast kan jou worden gevraagd de agenda te beheren van een managementteamlid.

Kortom: je hebt een gevarieerd takenpakket dat direct bijdraagt aan een eerlijk, transparant en soepel subsidieproces.

Dit breng je mee
De nieuwe collega die wij zoeken:

• heeft MBO werk- en denkniveau met ervaring in administratieve of procesmatige ondersteuning en kan werken met en binnen duidelijke procedures en deadlines;
• is digitaal vaardig (ervaring met Office 365 pakket: MS Teams, SharePoint);
• communiceert helder en tijdig, zowel schriftelijk als mondeling, in het Nederlands en Engels;
• denkt procesmatig, prioriteert werkzaamheden en behoudt overzicht, ook tijdens piekmomenten;
• functioneert zelfstandig en efficiënt in een hybride werkomgeving;
• is minimaal vier werkdagen beschikbaar om de afstemming met collega’s optimaal te laten verlopen.

Hier kom je te werken
Het NWO-domein Toegepaste en Technische Wetenschappen (TTW) heeft als doel het technisch-wetenschappelijk onderzoek te bevorderen en de maatschappelijk impact van dat onderzoek te vergroten. Binnen TTW heerst een open en informele sfeer, de medewerkers zijn betrokken, actief en voelen zich verbonden met het werk. TTW is gevestigd in Utrecht, en er werken ongeveer honderd medewerkers. Je komt te werken in het Assistententeam, een betrokken en professioneel team met zo’n 20 collega’s. In het team sparren we met elkaar, delen kennis en springen bij waar nodig. We geloven in de kracht van teamwork en in het voortdurend verbeteren van onze eigen processen. Daarom denken we actief mee over hoe we het werk slimmer, efficiënter en leuker kunnen maken, voor onszelf en voor de mensen die we ondersteunen. Kortom, een team waar je de ruimte krijgt om mee te denken, initiatief te nemen en samen te bouwen aan een sterke ondersteunende basis binnen de organisatie.

Dit bieden wij jou
Kom je bij ons werken, dan bieden we je een arbeidsovereenkomst voor de periode van in principe een jaar. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband tussen de € 2.988,- en € 3.713,- bruto per maand (schaal 6, CAO Onderzoeksinstellingen).

Verder bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. NWO is aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening, we bieden gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering. We werken hybride (deels po kantoor in Utrecht en deels thuis) en bieden een vergoeding voor het thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer.

Over NWO
De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks een miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Kom jij samen werken voor wetenschap?
Wanneer je denkt dat bovenstaand profiel bij jou past, nodigen we je graag uit om te reageren. Stuur je CV en motivatiebrief uiterlijk 5 april 2026 naar ons via de "solliciteer"-button op de NWO-website. De sollicitatieprocedure bestaat uit een eerste selectie op basis van brief en CV, vervolgens een of meerdere gesprekken met o.a. collega’s die dezelfde functie hebben als waar jij op solliciteert.

We zijn van plan om de eerste gesprekken op 9 april 2026 te voeren.

Wil je graag meer informatie over onze organisatie? Neem dan een kijkje op www.werkenbijnwo.nl/over-ons.

Voor meer informatie over de vacature of procedure, neem contact op met Charlotte Kuiper, teamleider Assistententeam TTW, via 06 5123 3691 of c.kuiper@nwo.nl, of met Suzanne Ignatia, P&O adviseur, 06 5383 6070 of s.ignatia@nwo.nl.

Programma/project Assistent (secretarieel/administratief) domein TTW

Dankzij jouw overzicht en strakke bewaking verloopt elke stap in het subsidieproces soepel en op tijd. Je toetst ingediende aanvragen aan de formele voorwaarden en legt vervolgens contact met onafhankelijke deskundigen (referenten) die de aanvragen beoordelen. Je peilt hun beschikbaarheid, onderhoudt het contact en bewaakt de deadlines. Je bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor - van interviews tot commissievergaderingen. Zodra de beoordelingscommissie haar advies heeft uitgebracht en NWO een besluit heeft genomen, informeer jij de aanvragers hierover.

Tijdens het subsidieproces stem je voortdurend af met collega’s en externe betrokkenen. Je neemt verantwoordelijkheid voor het werk dat je doet, bent betrouwbaar aanwezig en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Waar nodig stuur je bij of neem je initiatief om een oplossing te vinden. Tegelijkertijd sta je open om te leren: je pakt nieuwe werkwijzen snel op en ontwikkelt je stap voor stap tot een deskundige programma-/projectassistent. Je levert niet alleen kwaliteit in elke stap van het subsidieproces, maar je bent je ook bewust van de impact van jouw bijdrage op het financieren van wetenschappelijk onderzoek.

Als de subsidies zijn verleend en de programma’s en projecten zijn toegekend, zorg jij voor de administratieve en organisatorische ondersteuning, o.a. door het voorbereiden en plannen van bijeenkomsten en het bewaken van de voortgang door rapportages op te vragen. NWO-medewerkers en referenten, projectleiders en anderen uit binnen- en buitenland kunnen bij jou terecht voor algemeen inhoudelijke projectinformatie en administratief-organisatorische zaken.

Daarnaast kan jou worden gevraagd de agenda te beheren van een managementteamlid.

Kortom: je hebt een gevarieerd takenpakket dat direct bijdraagt aan een eerlijk, transparant en soepel subsidieproces.

Programma-assistent (secretariële/administratieve ondersteuning) domein ENW

Wat ga je doen?
Werk je graag in een dynamisch team met enthousiaste collega’s en wil je een actieve bijdrage leveren aan het financieren van wetenschappelijk onderzoek? NWO is dé nationale wetenschapsfinancier en wij zoeken nieuwe collega’s.

Dankzij jouw overzicht en strakke bewaking verloopt elke stap in het subsidieproces soepel en op tijd. Je toetst ingediende aanvragen aan de formele voorwaarden en legt vervolgens contact met onafhankelijke deskundigen (referenten) die de aanvragen beoordelen. Je peilt hun beschikbaarheid, onderhoudt het contact en bewaakt de deadlines. Je bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor - van interviews tot commissievergaderingen. Zodra de beoordelingscommissie haar advies heeft uitgebracht en NWO een besluit heeft genomen, informeer jij de aanvragers hierover.

Tijdens het subsidieproces stem je voortdurend af met collega’s en externe betrokkenen. Je neemt verantwoordelijkheid voor het werk dat je doet, bent betrouwbaar aanwezig en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Waar nodig stuur je bij of neem je initiatief om een oplossing te vinden. Tegelijkertijd sta je open om te leren: je pakt nieuwe werkwijzen snel op en ontwikkelt je stap voor stap tot een deskundige programma-assistent. Je levert niet alleen kwaliteit in elke stap van het subsidieproces, maar je bent je ook bewust van de impact van jouw bijdrage op het financieren van wetenschappelijk onderzoek.

Kortom: je hebt een gevarieerd takenpakket dat direct bijdraagt aan een eerlijk, transparant en soepel subsidieproces. Uiteraard sta je er niet alleen voor: je werkt nauw samen met assistenten en beleidsmedewerkers in meerdere teams en leer je onze werkwijze in de praktijk goed kennen.

"Ik hou van de afwisseling in mijn werk: het organiseren en afstemmen en tot in detail plannen komen hier mooi samen."
Karin van Es – assistent ENW en EAT

Dit breng je mee
De nieuwe collega die wij zoeken:

• heeft MBO werk- en denkniveau met ervaring in administratieve of procesmatige ondersteuning en kan werken met en binnen duidelijke procedures en deadlines;
• is digitaal vaardig (ervaring met Office 365 pakket: MS Teams, SharePoint);
• communiceert helder en tijdig, zowel schriftelijk als mondeling, in het Nederlands en Engels;
• denkt procesmatig, prioriteert werkzaamheden en behoudt overzicht, ook tijdens piekmomenten;
• functioneert zelfstandig en efficiënt in een hybride werkomgeving;
• is vijf werkdagen beschikbaar om afstemming met collega’s optimaal te laten verlopen.

Hier kom je te werken
NWO bestaat uit meerdere domeinen. Bij het domein Exacte en Natuurwetenschappen (ENW) werken wij met circa 180 gedreven collega’s met diverse achtergronden in gender, cultuur en leeftijd. ENW ontwikkelt onderzoeksprogramma’s en financiert onderzoek binnen meerdere disciplines. Je komt te werken in het ENW-assistententeam (EAT), een divers en enthousiast team bestaande uit circa 35 collega’s. Het EAT ondersteunt het (internationale) subsidieproces, de organisatie van congressen en algehele managementondersteuning. Er heerst een betrokken en collegiale werksfeer en er zijn regelmatig afdelings- of teamactiviteiten.

Dit bieden wij jou
Een uitdagende en maatschappelijk relevante baan in een enthousiast team. Het betreft een arbeidsovereenkomst voor de periode van 1 jaar die bij goed functioneren in beginsel wordt omgezet naar een vast dienstverband. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband tot € 3.713,- bruto per maand (schaal 6, CAO Onderzoeksinstellingen). In de jaarlijks doorlopende gesprekcyclus besteden we aandacht aan ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden.

Verder bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. Daarnaast is NWO aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering. We werken hybride, bieden een vergoeding voor het thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer en stellen een laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar.

Over NWO
De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Kom jij samen werken voor wetenschap?
Wanneer je denkt dat bovenstaand profiel bij jou past, nodigen we je graag uit om te reageren. Dien je CV en motivatiebrief uiterlijk 2 april 2026 in de "solliciteer"-button.

We zijn van plan om in de week van 6 april 2026 de gesprekken te houden. Indien we aanleiding zien om je eerder uit te nodigen, zullen we dat zeker doen!

Wil je graag meer informatie over onze organisatie? Neem dan een kijkje op www.werkenbijnwo.nl/over-ons.

Eén van onze teamleiders, Michael Remmerswaal, vertelt je graag meer over de functie. Hij is telefonisch te bereiken op 06-24832703 of per mail via m.remmerswaal@nwo.nl.

Gerda van Rossum, P&O adviseur, kan de procedure toelichten. Je kunt haar bereiken per mail via g.vanrossum@nwo.nl.

Programma-assistent (secretariële/administratieve ondersteuning) domein ENW

Werk je graag in een dynamisch team met enthousiaste collega’s en wil je een actieve bijdrage leveren aan het financieren van wetenschappelijk onderzoek? NWO is dé nationale wetenschapsfinancier en wij zoeken nieuwe collega’s.

Dankzij jouw overzicht en strakke bewaking verloopt elke stap in het subsidieproces soepel en op tijd. Je toetst ingediende aanvragen aan de formele voorwaarden en legt vervolgens contact met onafhankelijke deskundigen (referenten) die de aanvragen beoordelen. Je peilt hun beschikbaarheid, onderhoudt het contact en bewaakt de deadlines. Je bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor - van interviews tot commissievergaderingen. Zodra de beoordelingscommissie haar advies heeft uitgebracht en NWO een besluit heeft genomen, informeer jij de aanvragers hierover.

Tijdens het subsidieproces stem je voortdurend af met collega’s en externe betrokkenen. Je neemt verantwoordelijkheid voor het werk dat je doet, bent betrouwbaar aanwezig en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Waar nodig stuur je bij of neem je initiatief om een oplossing te vinden. Tegelijkertijd sta je open om te leren: je pakt nieuwe werkwijzen snel op en ontwikkelt je stap voor stap tot een deskundige programma-assistent. Je levert niet alleen kwaliteit in elke stap van het subsidieproces, maar je bent je ook bewust van de impact van jouw bijdrage op het financieren van wetenschappelijk onderzoek.

Kortom: je hebt een gevarieerd takenpakket dat direct bijdraagt aan een eerlijk, transparant en soepel subsidieproces. Uiteraard sta je er niet alleen voor: je werkt nauw samen met assistenten en beleidsmedewerkers in meerdere teams en leer je onze werkwijze in de praktijk goed kennen.

"Ik hou van de afwisseling in mijn werk: het organiseren en afstemmen en tot in detail plannen komen hier mooi samen."
Karin van Es – assistent ENW en EAT

Medewerker Projectbeheer B Sociale- en Geesteswetenschappen

Wat ga je doen?
Wil jij bijdragen aan excellent onderzoek in Nederland? Als projectbeheerder (m/v/x) bij NWO maak je het mogelijk dat wetenschappers hun onderzoek kunnen uitvoeren. Je duikt in regelingen en richtlijnen, beantwoordt vragen van projectleiders en denkt mee over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen. Werk je graag zelfstandig én samen met collega’s en projectleiders, en vind je het leuk om onderzoekers te helpen bij wijzigingen in hun project? Dan is deze functie iets voor jou.

Voor het team Projectbeheer SGW zoeken we een Medewerker Projectbeheer B. In deze functie beheer je tussen de 100 en 300 projecten van diverse subsidierondes binnen SGW, werk je nauw samen met beleidsmedewerkers en collega-projectbeheerders en lever je een bijdrage aan de uitvoering en verbetering van projectbeheerprocessen. Daarnaast:

• behandel je standaard en niet-standaard wijzigingsverzoeken, startdocumenten en voortgangs- en eindverslagen;
• beantwoord je vragen van projectleiders en beleidsmedewerkers over wijzigingen, procedures en subsidievoorwaarden;
• werk je samen met collega’s binnen SGW en, waar nodig, met andere afdelingen binnen NWO.

Dit breng je mee
We zoeken iemand die zorgvuldig en analytisch werkt, klantgericht & communicatief vaardig is, gemakkelijk samenwerkt en zich prettig voelt in een ondersteunende en adviserende rol. Je weet informatie helder over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt goed schakelen tussen verschillende dossiers en betrokkenen. Je signaleert knelpunten in dossiers of processen en bespreekt deze met collega’s om tot praktische oplossingen te komen.

Verder:

• heb je affiniteit met of interesse in het werken met subsidieprocedures en onderzoeksprojecten;
• kun je goed werken binnen bestaande kaders en procedures en weet je deze zorgvuldig toe te passen;
• heb je hbo of wo denkniveau en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Hier kom je te werken
Je komt te werken bij het domein Sociale- en Geesteswetenschappen (SGW). Wij zorgen voor een sterke positie van SGW-onderzoek in Nederland en ondersteunen wetenschappers bij het uitvoeren van hun projecten.

Binnen het domein werk je in de afdeling Beheer en Ondersteuning, in het team Projectbeheer. Dit team bestaat uit 18 collega’s, waarvan tien in de rol van Projectbeheerder. We hebben veel contact met elkaar, helpen elkaar waar nodig en zorgen samen dat alles goed loopt. De sfeer is collegiaal en betrokken: we werken hard, er is altijd ruimte voor een praatje en gaan op een prettige, open manier met elkaar om.

Op Joost en de NWO website kun je meer informatie over ons domein, de mensen en werkzaamheden vinden.

Dit bieden wij jou
Een uitdagende en maatschappelijk relevante baan in een enthousiast en collegiaal team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Onderzoekinstellingen (Cao-OI (NL) - WVOI).

Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor de periode van 1 jaar voor 24-38 uur per week, die bij goed functioneren wordt verlengd of omgezet naar een vast dienstverband. Je salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime (38 uur) dienstverband tussen € 3.802,- en € 5.241,- bruto per maand (schaal 9, CAO Onderzoeksinstellingen). Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals gratis fruit, thuiswerkvergoeding, 8% vakantiegeld, de eindejaarsuitkering van 8,33% en ruime verlofregeling blijven uiteraard onverminderd van toepassing.

Verder is NWO aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. We werken hybride (deels op kantoor en deels thuis), bieden een vergoeding voor het thuiswerken, een NS-business kaart voor het reizen met het openbaar vervoer en we stellen een laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar.

Over NWO
De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Kom jij samen werken voor wetenschap?
Wanneer je denkt dat bovenstaand profiel bij jou past, nodigen we je graag uit om te reageren.

Stuur je cv en motivatie naar ons via de "solliciteer"-button.

Reageer uiterlijk 27 maart op deze vacature. De gesprekken vinden plaats op 7 april op ons kantoor in Den Haag.

Voor meer informatie over de functie kun je terecht bij Annika Lieben. Zij is te bereiken via a.lieben@nwo.nl.

Josette Bieleman-Marcotte, P&O adviseur, kan de eventuele vragen over de interne (over)stap en procedure toelichten. Zij is te bereiken via j.bieleman-marcotte@nwo.nl.