Managementondersteuner, SCP

Wat ga je doen als directiesecretaresse?

Je zorgt ervoor dat de dag van de adjunct-directeur vlekkeloos verloopt, dat de afspraken zijn ingepland en de stukken ter voorbereiding op orde zijn. Je beheert de agenda volledig zelfstandig en brengt hierin structuur aan, prioriteert afspraken en handelt vragen, agendaverzoeken en e-mails zoveel mogelijk zelfstandig af. Dankzij jouw dienstverlenende instelling en oog voor detail houd je moeiteloos het overzicht, zelfs onder druk. Naast het agendabeheer speel je een proactieve rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen, specifiek voor het goede verloop van de activiteiten van de afdeling bedrijfsvoering. Je plant in- en externe bijeenkomsten, inclusief vergaderfaciliteiten, catering en aanmelden van bezoekers. Je bent intensief betrokken bij de (digitale) voorbereiding van overleggen en hebt verschillende ondersteunende taken. Je bewaakt afspraken en zorgt waar nodig voor herinneringen. Ten slotte stel je maandelijks de verslagen van de MT-vergaderingen op en verzorg je ieder kwartaal de verslaglegging van de OR-vergaderingen. Daarbij ben je goed op de hoogte van wat er binnen de organisatie speelt, leg je gemakkelijk verbindingen en weet je snel te schakelen wanneer situaties daarom vragen. Op deze wijze neem je voortdurend het initiatief om de adjunct-directeur te ondersteunen en te ontzorgen.

Functie eisen

• Je hebt ruime ervaring met het coördineren van processen.
• Je hebt ruime ervaring met managementondersteuning; secretaresseopleiding is een pré.
• Je beheerst het MS Office pakket goed (Teams, Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, uitstekend.
• Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pre.

Herken jij jezelf hierin?
Je bent iemand die zelfstandig werkt en graag initiatief neemt. In een dynamische omgeving voel jij je op je plek: je weet goed prioriteiten te stellen en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Daarbij houd je altijd oog voor de klant en toon je betrokkenheid bij zowel collega’s als de organisatie. Dankzij je sociale en samenwerkingsgerichte instelling werk je prettig samen met anderen en draag je bij aan een positieve werksfeer.

Ook onder druk blijf je rustig en flexibel. Je staat open voor veranderingen en vindt het belangrijk om jezelf continu verder te ontwikkelen. Daarnaast werk je nauwkeurig en zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten op tijd worden opgeleverd. Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, onderneemt doelgerichte acties om doelen te behalen en begrijpt hoe jouw bijdrage past binnen het grotere geheel. Wanneer situaties daarom vragen, denk je actief mee en kom je met alternatieve oplossingen en nieuwe mogelijkheden.

Meer over jouw toekomstige afdeling:

Afdeling Bedrijfsvoering
De afdeling bedrijfsvoering is één van de drie stafafdelingen van het SCP en is verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve interne organisatie. Vanuit een adviserende, controlerende, ondersteunende en kader stellende functie draagt de afdeling bij aan de realisatie van de taken van het instellingsbesluit van het SCP en het behalen van de doelen uit het meerjarenplan. De afdeling bedrijfsvoering wordt aangestuurd door de adjunct-directeur. Binnen deze afdeling kom je samen te werken met een tweede directiesecretaresse en twee secretaresses. De dagelijkse aansturing van dit secretaresseteam ligt bij de directiesecretaris.

Het Sociaal en Cultureel Planbureau
De missie van het SCP is werken aan een samenleving waarin het goed gaat met en tussen mensen. Wij willen dat onze kennis over de kwaliteit van de samenleving impact heeft. Daarom zorgen wij ervoor dat de kennis die nodig is terecht komt bij de juiste partijen op het juiste moment. We onderzoeken, duiden, agenderen en adviseren. Dat doen wij proactief en reactief, gevraagd en ongevraagd, waarbij het perspectief van burgers altijd centraal staat.

Met onze wetenschappelijke kennis over het leven van burgers in Nederland dragen wij bij aan goed geïnformeerd overheidsbeleid en een betere samenleving. In het Meerjarenplan dat in 2026 van start gaat richten wij ons primair op drie elementen: kwaliteit van leven, sociale samenhang en de relatie burgers tot de overheid. Daarbij geven wij continu antwoord op de vraag: wat zien we, wat betekent dat en wat kun je ermee doen? Dat doen wij altijd in samenhang, toekomstgericht en in verbinding met het gehele speelveld: zoals departementen, lokale overheden, kennisinstituten, maatschappelijk middenveld en uitvoeringsorganisaties.

Het SCP is een onafhankelijke, professionele kennisinstelling die formeel onder het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport valt. Bij het SCP werken circa 120 medewerkers (ongeveer 100 fte), verdeeld over een tweekoppige directie, 4 programmateams en 3 afdelingen.

Het SCP werkt voor de hele samenleving. Om dat zo effectief mogelijk te doen, streven wij naar een diversiteit aan kwaliteiten, perspectieven en achtergronden in onze teams. Ook werken we actief aan een organisatiecultuur waarin iedereen zich welkom voelt en zichzelf kan zijn. Dit doen we onder meer door je vrijheid te bieden in waar en wanneer je werkt en hoe je jouw functie invult.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden

• Als je bent aangewezen als een verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig;
• Ben je al in vaste dienst van het Rijk en heb je een vaste aanstelling, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden;
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen;
• In de week van 15 juni hoor je of je wordt uitgenodigd op gesprek. Wij streven ernaar om de eerste interviews op 22 juni te voeren. Houd je hier alvast rekening mee?
• Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van VWS, dan kunnen wij na het eerste interview referenties opvragen bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s).

Managementondersteuner, SCP

Wat ga je doen als directiesecretaresse?

Je zorgt ervoor dat de dag van de adjunct-directeur vlekkeloos verloopt, dat de afspraken zijn ingepland en de stukken ter voorbereiding op orde zijn. Je beheert de agenda volledig zelfstandig en brengt hierin structuur aan, prioriteert afspraken en handelt vragen, agendaverzoeken en e-mails zoveel mogelijk zelfstandig af. Dankzij jouw dienstverlenende instelling en oog voor detail houd je moeiteloos het overzicht, zelfs onder druk. Naast het agendabeheer speel je een proactieve rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen, specifiek voor het goede verloop van de activiteiten van de afdeling bedrijfsvoering. Je plant in- en externe bijeenkomsten, inclusief vergaderfaciliteiten, catering en aanmelden van bezoekers. Je bent intensief betrokken bij de (digitale) voorbereiding van overleggen en hebt verschillende ondersteunende taken. Je bewaakt afspraken en zorgt waar nodig voor herinneringen. Ten slotte stel je maandelijks de verslagen van de MT-vergaderingen op en verzorg je ieder kwartaal de verslaglegging van de OR-vergaderingen. Daarbij ben je goed op de hoogte van wat er binnen de organisatie speelt, leg je gemakkelijk verbindingen en weet je snel te schakelen wanneer situaties daarom vragen. Op deze wijze neem je voortdurend het initiatief om de adjunct-directeur te ondersteunen en te ontzorgen.

Functie eisen

• Je hebt ruime ervaring met het coördineren van processen.
• Je hebt ruime ervaring met managementondersteuning; secretaresseopleiding is een pré.
• Je beheerst het MS Office pakket goed (Teams, Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, uitstekend.
• Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pre.

Herken jij jezelf hierin?
Je bent iemand die zelfstandig werkt en graag initiatief neemt. In een dynamische omgeving voel jij je op je plek: je weet goed prioriteiten te stellen en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Daarbij houd je altijd oog voor de klant en toon je betrokkenheid bij zowel collega’s als de organisatie. Dankzij je sociale en samenwerkingsgerichte instelling werk je prettig samen met anderen en draag je bij aan een positieve werksfeer.

Ook onder druk blijf je rustig en flexibel. Je staat open voor veranderingen en vindt het belangrijk om jezelf continu verder te ontwikkelen. Daarnaast werk je nauwkeurig en zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten op tijd worden opgeleverd. Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, onderneemt doelgerichte acties om doelen te behalen en begrijpt hoe jouw bijdrage past binnen het grotere geheel. Wanneer situaties daarom vragen, denk je actief mee en kom je met alternatieve oplossingen en nieuwe mogelijkheden.

Meer over jouw toekomstige afdeling:

Afdeling Bedrijfsvoering
De afdeling bedrijfsvoering is één van de drie stafafdelingen van het SCP en is verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve interne organisatie. Vanuit een adviserende, controlerende, ondersteunende en kader stellende functie draagt de afdeling bij aan de realisatie van de taken van het instellingsbesluit van het SCP en het behalen van de doelen uit het meerjarenplan. De afdeling bedrijfsvoering wordt aangestuurd door de adjunct-directeur. Binnen deze afdeling kom je samen te werken met een tweede directiesecretaresse en twee secretaresses. De dagelijkse aansturing van dit secretaresseteam ligt bij de directiesecretaris.

Het Sociaal en Cultureel Planbureau
De missie van het SCP is werken aan een samenleving waarin het goed gaat met en tussen mensen. Wij willen dat onze kennis over de kwaliteit van de samenleving impact heeft. Daarom zorgen wij ervoor dat de kennis die nodig is terecht komt bij de juiste partijen op het juiste moment. We onderzoeken, duiden, agenderen en adviseren. Dat doen wij proactief en reactief, gevraagd en ongevraagd, waarbij het perspectief van burgers altijd centraal staat.

Met onze wetenschappelijke kennis over het leven van burgers in Nederland dragen wij bij aan goed geïnformeerd overheidsbeleid en een betere samenleving. In het Meerjarenplan dat in 2026 van start gaat richten wij ons primair op drie elementen: kwaliteit van leven, sociale samenhang en de relatie burgers tot de overheid. Daarbij geven wij continu antwoord op de vraag: wat zien we, wat betekent dat en wat kun je ermee doen? Dat doen wij altijd in samenhang, toekomstgericht en in verbinding met het gehele speelveld: zoals departementen, lokale overheden, kennisinstituten, maatschappelijk middenveld en uitvoeringsorganisaties.

Het SCP is een onafhankelijke, professionele kennisinstelling die formeel onder het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport valt. Bij het SCP werken circa 120 medewerkers (ongeveer 100 fte), verdeeld over een tweekoppige directie, 4 programmateams en 3 afdelingen.

Het SCP werkt voor de hele samenleving. Om dat zo effectief mogelijk te doen, streven wij naar een diversiteit aan kwaliteiten, perspectieven en achtergronden in onze teams. Ook werken we actief aan een organisatiecultuur waarin iedereen zich welkom voelt en zichzelf kan zijn. Dit doen we onder meer door je vrijheid te bieden in waar en wanneer je werkt en hoe je jouw functie invult.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden

• Als je bent aangewezen als een verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig;
• Ben je al in vaste dienst van het Rijk en heb je een vaste aanstelling, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden;
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen;
• In de week van 15 juni hoor je of je wordt uitgenodigd op gesprek. Wij streven ernaar om de eerste interviews op 22 juni te voeren. Houd je hier alvast rekening mee?
• Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van VWS, dan kunnen wij na het eerste interview referenties opvragen bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s).

Managementondersteuner directie GMT

Wil jij werken op het snijvlak van beleid, bestuur en maatschappelijke actualiteit? Als managementondersteuner bij GMT zorg je dat de directie soepel en professioneel functioneert, zodat beleidsmedewerkers en het managementteam zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk en impact kunnen maken op de gezondheidszorg in Nederland.

Wat ga je doen als managementondersteuner bij GMT?
"Als managementondersteuner bij onze directie ben je de verbindende schakel. Samen met een betrokken team zorg je ervoor dat alles soepel loopt en dat we elkaar versterken in ons werk." Yvonne van den Beukel, managementondersteuner

Als managementondersteuner bij GMT houd je complexe agenda’s bij, organiseer je interne en externe vergaderingen en bewaak je het overzicht van de burgervragen. Je bent het centrale aanspreekpunt voor jouw MT-lid en hun teams, schakelt snel bij actuele vragen van parlement of minister en houdt het overzicht in een dynamische omgeving.

Je beheert onder andere de agenda van ten minste een MT-lid, coördineert afspraken, verzorgt vergaderstukken via het systeem iBabs, en zorgt dat brieven en parlementaire stukken tijdig en correct worden verwerkt in het systeem Marjolein. Je werkdag kan bestaan uit het plannen van meerdere (externe) overleggen, en controleren van uitgaande (Kamer)brieven en het afstemmen met collega’s binnen het team van managementondersteuners. Binnen deze functie ben je niet verantwoordelijk voor mailboxbeheer van MT-leden en hoef je vergaderingen niet inhoudelijk voor te bereiden.

Het team bestaat uit vijf managementondersteuners die samen zorgen voor continuïteit, vervanging en dagelijkse afstemming. Samen ben je de verbindende schakel tussen MT-leden en beleidsmedewerkers, in een directie die zich richt op het beschikbaar maken van veilige, kwalitatief goede en betaalbare medische producten voor de patiënt.

Functie-eisen

1. Opleiding en/of werk- en denkniveau
   Afgeronde mbo-opleiding (niveau 4), bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
2. Relevante werkervaring
   Aantoonbare ervaring als managementondersteuner, managementassistent of vergelijkbare functie in een complexe en dynamische organisatie
3. Inhoudelijke kennis of expertise
   Organiserend vermogen: Ervaring met complex agendabeheer, prioriteiten stellen en overzicht houden bij meerdere lopende zaken. Ken je systemen zoals iBabs of Marjolein nog niet? Dan leren we je dat graag.
4. Samenwerken en communiceren
   Stemt actief af met collega’s, deelt kennis en vervangt elkaar waar nodig en heeft daarin een proactieve houding. Beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) en een goede beheersing van de Engelse taal.
5. Nauwkeurigheid en professionaliteit
   Werkt secuur, bewaakt deadlines en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
6. Flexibiliteit en bestuurlijke sensitiviteit
   Schakelt snel in een dynamische, politieke omgeving en heeft oog voor gevoeligheden binnen de organisatie

Bij VWS werken we aan een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar herken je jezelf in het profiel? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Meer over jouw toekomstige afdeling
De directie Geneesmiddelen en Medische Technologie (GMT) bij het ministerie van VWS (onderdeel van DG Curatieve Zorg) houdt zich bezig met de beschikbaarheid, betaalbaarheid en innovatie van medicijnen en medische hulpmiddelen. Het werkveld van de directie GMT is dynamisch en staat continu in de politieke aandacht. GMT staat aan de lat voor diverse en complexe maatschappelijke vraagstukken, denk bijvoorbeeld aan de kostenontwikkeling van nieuwe geneesmiddelen en beschikbaarheid van medische producten. De directie heeft meer dan 100 medewerkers.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust met Kayleigh van Winssen op 0621495835 of mail via kp.v.winssen@minvws.nl.
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

Managementondersteuner directie Jeugd

Functiebeschrijving:

Als managementondersteuner bij directie Jeugd ben je het visitekaartje en de steunpilaar van de directie. Jij speelt samen met het team een sleutelrol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen. Je zorgt ervoor dat het MT en de medewerkers van de directie zich volledig kunnen richten op hun kerntaken om ervoor te zorgen dat het stelsel van preventie en jeugdhulp goed functioneert zodat kinderen gezond en veilig opgroeien en waar nodig passende jeugdhulp ontvangen. De omgeving is dynamisch, maar jij bewaart het overzicht en weet de juiste prioriteiten te stellen. Je bent samen met je collega’s verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarin jouw pro-activiteit, oplossingsgerichte, organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen.

Wat ga je doen als managementondersteuner bij directie jeugd?
“Het MT en de medewerkers ondersteunen bij allerhande vragen , is een mooie uitdaging. Net als het creëren van overzicht in de drukke agenda van het MT."

Als managementondersteuner bij de directie Jeugd houd je complexe agenda’s bij, organiseer je interne en externe vergaderingen en bewaak je het overzicht van de burgervragen. Je bent het centrale aanspreekpunt voor jouw MT-leden en hun teams, schakelt snel bij actuele vragen van parlement of minister en houdt het overzicht in een dynamische omgeving.

Je beheert de agenda van de plaatsvervangend directeur en een MT-lid en waar nodig achtervang je het agendabeheer van de andere MT-leden (inclusief de directeur) samen met je collega’s. Je coördineert afspraken, verzorgt vergaderstukken via het systeem iBabs, en zorgt dat brieven en parlementaire stukken tijdig en correct worden verwerkt in het systeem Marjolein. Je monitort inkomende vragen van burgers en schakelt deze door naar de juiste collega, terwijl je de voortgang bewaakt en collega’s aanspreekt op deadlines. Je hebt contact met collega’s binnen VWS, maar ook met externe relaties. Je werkdag kan bestaan uit het plannen van meerdere (externe) overleggen, regelen vergaderlocaties, afhandelen telefoontjes, het voeren van agenda-overleg met een MT-lid, klaarzetten vergaderstukken en controleren van uitgaande (Kamer)brieven op huisstijl. Je werkzaamheden zijn afwisselend en soms onder tijdsdruk waardoor het houden van overzicht, flexibiliteit en snel kunnen schakelen belangrijk zijn.

Het team bestaat uit zeven personen die zich bezighouden met managementondersteuning en/of bedrijfsvoering. Je werkt met hen nauw samen en zorgt gezamenlijk voor continuïteit, vervanging en dagelijkse afstemming. Ook borgen we als team dat er in principe elke dag 1 of meerdere managementondersteuners op kantoor aanwezig zijn. Collegialiteit en flexibiliteit worden belangrijk geacht en iedereen is bereid elkaar te helpen en een stapje extra te doen als dat nodig is. Samen ben je de verbindende schakel tussen MT-leden en beleidsmedewerkers, in een directie die zich richt op het gezond en veilig opgroeien van kinderen en het waarborgen van goede en toegankelijke jeugdhulp waar nodig.

• Je bent in het bezit van een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4), bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Je hebt aantoonbare ervaring als managementondersteuner, managementassistent of in een vergelijkbare functie binnen een complexe en dynamische organisatie.
• Je hebt sterk organiserend vermogen en ervaring met complex agendabeheer, het stellen van prioriteiten en het bewaren van overzicht bij meerdere lopende zaken. Je hebt bij voorkeur kennis van systemen zoals iBabs of Marjolein, of bent bereid dit te leren.
• Je bent communicatief vaardig, stemt actief af met collega’s, deelt kennis en vervangt elkaar waar nodig. Je hebt een proactieve houding en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt nauwkeurig, bewaakt deadlines en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent flexibel en bestuurlijk sensitief. Je schakelt snel in een dynamische, politieke omgeving en hebt oog voor gevoeligheden binnen de organisatie. Je begrijpt wanneer discretie en flexibiliteit gevraagd worden.

In verband met het borgen van de dagelijkse bezetting op het secretariaat worden werkdagen/tijden in overleg bepaald.

Bij VWS werken we aan een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar herken je jezelf in het profiel? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Meer over jouw toekomstige directie, de directie Jeugd:
Kinderen in Nederland groeien gezond en veilig op, ontwikkelen hun talenten en doen mee in de samenleving. Dat is de beleidsdoelstelling van de directie Jeugd. We zijn verantwoordelijk voor het stelsel van preventie en jeugdhulp, zoals dit in de Jeugdwet is vastgelegd.

De directie Jeugd bevindt zich in een dynamische, politiek gevoelige en veelzijdige werkomgeving.

De directie bestaat uit ongeveer 80 fte en kent geen afdelingen. Collega’s werken in teams die in een flexibel verband van onderwerpen per manager gebundeld zijn. Het managementteam draagt gezamenlijk zorg voor de aansturing van de directie (collegiaal MT). Het MT bestaat uit een directeur, plv directeur, 4 MT-leden en een directiesecretaris.

Je komt terecht in een warme, gezellige directie. Wij vinden het belangrijk dat we naast het gezamenlijk behalen van resultaten het ook samen leuk hebben op het werk.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat. We zijn flexibel met thuiswerken, maar mocht aanwezigheid op kantoor noodzakelijk zijn dan wordt wel verwacht dat je er bent. In zijn algemeenheid hanteren wij als directie Jeugd een richtlijn van 50% van de werktijd/minimaal 2 dagen op kantoor. En specifiek voor het secretariaat geldt dat we borgen dat er altijd minimaal 1 managementondersteuner op kantoor aanwezig is.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden
Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust met Kim Janssen 06-21896523 of mail via kt.janssen@minvws.nl.

• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag.
• Het is mogelijk dat wij mensen al op gesprek uitnodigen voordat de sollicitatiedeadline sluit.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen.
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

Managementondersteuner directie Jeugd

Functiebeschrijving:

Als managementondersteuner bij directie Jeugd ben je het visitekaartje en de steunpilaar van de directie. Jij speelt samen met het team een sleutelrol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen. Je zorgt ervoor dat het MT en de medewerkers van de directie zich volledig kunnen richten op hun kerntaken om ervoor te zorgen dat het stelsel van preventie en jeugdhulp goed functioneert zodat kinderen gezond en veilig opgroeien en waar nodig passende jeugdhulp ontvangen. De omgeving is dynamisch, maar jij bewaart het overzicht en weet de juiste prioriteiten te stellen. Je bent samen met je collega’s verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarin jouw pro-activiteit, oplossingsgerichte, organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen.

Wat ga je doen als managementondersteuner bij directie jeugd?
“Het MT en de medewerkers ondersteunen bij allerhande vragen , is een mooie uitdaging. Net als het creëren van overzicht in de drukke agenda van het MT."

Als managementondersteuner bij de directie Jeugd houd je complexe agenda’s bij, organiseer je interne en externe vergaderingen en bewaak je het overzicht van de burgervragen. Je bent het centrale aanspreekpunt voor jouw MT-leden en hun teams, schakelt snel bij actuele vragen van parlement of minister en houdt het overzicht in een dynamische omgeving.

Je beheert de agenda van de plaatsvervangend directeur en een MT-lid en waar nodig achtervang je het agendabeheer van de andere MT-leden (inclusief de directeur) samen met je collega’s. Je coördineert afspraken, verzorgt vergaderstukken via het systeem iBabs, en zorgt dat brieven en parlementaire stukken tijdig en correct worden verwerkt in het systeem Marjolein. Je monitort inkomende vragen van burgers en schakelt deze door naar de juiste collega, terwijl je de voortgang bewaakt en collega’s aanspreekt op deadlines. Je hebt contact met collega’s binnen VWS, maar ook met externe relaties. Je werkdag kan bestaan uit het plannen van meerdere (externe) overleggen, regelen vergaderlocaties, afhandelen telefoontjes, het voeren van agenda-overleg met een MT-lid, klaarzetten vergaderstukken en controleren van uitgaande (Kamer)brieven op huisstijl. Je werkzaamheden zijn afwisselend en soms onder tijdsdruk waardoor het houden van overzicht, flexibiliteit en snel kunnen schakelen belangrijk zijn.

Het team bestaat uit zeven personen die zich bezighouden met managementondersteuning en/of bedrijfsvoering. Je werkt met hen nauw samen en zorgt gezamenlijk voor continuïteit, vervanging en dagelijkse afstemming. Ook borgen we als team dat er in principe elke dag 1 of meerdere managementondersteuners op kantoor aanwezig zijn. Collegialiteit en flexibiliteit worden belangrijk geacht en iedereen is bereid elkaar te helpen en een stapje extra te doen als dat nodig is. Samen ben je de verbindende schakel tussen MT-leden en beleidsmedewerkers, in een directie die zich richt op het gezond en veilig opgroeien van kinderen en het waarborgen van goede en toegankelijke jeugdhulp waar nodig.

• Je bent in het bezit van een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4), bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Je hebt aantoonbare ervaring als managementondersteuner, managementassistent of in een vergelijkbare functie binnen een complexe en dynamische organisatie.
• Je hebt sterk organiserend vermogen en ervaring met complex agendabeheer, het stellen van prioriteiten en het bewaren van overzicht bij meerdere lopende zaken. Je hebt bij voorkeur kennis van systemen zoals iBabs of Marjolein, of bent bereid dit te leren.
• Je bent communicatief vaardig, stemt actief af met collega’s, deelt kennis en vervangt elkaar waar nodig. Je hebt een proactieve houding en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt nauwkeurig, bewaakt deadlines en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent flexibel en bestuurlijk sensitief. Je schakelt snel in een dynamische, politieke omgeving en hebt oog voor gevoeligheden binnen de organisatie. Je begrijpt wanneer discretie en flexibiliteit gevraagd worden.

In verband met het borgen van de dagelijkse bezetting op het secretariaat worden werkdagen/tijden in overleg bepaald.

Bij VWS werken we aan een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar herken je jezelf in het profiel? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Meer over jouw toekomstige directie, de directie Jeugd:
Kinderen in Nederland groeien gezond en veilig op, ontwikkelen hun talenten en doen mee in de samenleving. Dat is de beleidsdoelstelling van de directie Jeugd. We zijn verantwoordelijk voor het stelsel van preventie en jeugdhulp, zoals dit in de Jeugdwet is vastgelegd.

De directie Jeugd bevindt zich in een dynamische, politiek gevoelige en veelzijdige werkomgeving.

De directie bestaat uit ongeveer 80 fte en kent geen afdelingen. Collega’s werken in teams die in een flexibel verband van onderwerpen per manager gebundeld zijn. Het managementteam draagt gezamenlijk zorg voor de aansturing van de directie (collegiaal MT). Het MT bestaat uit een directeur, plv directeur, 4 MT-leden en een directiesecretaris.

Je komt terecht in een warme, gezellige directie. Wij vinden het belangrijk dat we naast het gezamenlijk behalen van resultaten het ook samen leuk hebben op het werk.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat. We zijn flexibel met thuiswerken, maar mocht aanwezigheid op kantoor noodzakelijk zijn dan wordt wel verwacht dat je er bent. In zijn algemeenheid hanteren wij als directie Jeugd een richtlijn van 50% van de werktijd/minimaal 2 dagen op kantoor. En specifiek voor het secretariaat geldt dat we borgen dat er altijd minimaal 1 managementondersteuner op kantoor aanwezig is.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden
Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust met Kim Janssen 06-21896523 of mail via kt.janssen@minvws.nl.

• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag.
• Het is mogelijk dat wij mensen al op gesprek uitnodigen voordat de sollicitatiedeadline sluit.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen.
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.