Outgoing Exchange Coordinator (0,6 fte)

De Outgoing Exchange Coordinator houdt zich bezig met alles rondom ESHCC studenten die op uitwisseling gaan:

• Voorlichting door middel van informatiesessies (Engels en Nederlands) en het up-to-date houden van de websites;
• Advies in (online) gesprekken of via e-mail;
• Aanmelding en selectie;
• Ondersteuning bij de voorbereidingen;
• Beoordelen van vakken;
• Contact en hulp tijdens de uitwisseling;
• Afronding van de uitwisseling door het laten registreren van studiepunten in Osiris.

Binnen ESHCC kunnen alle Bachelorstudenten op uitwisseling, mits ze aan bepaalde studievoorwaarden voldoen. Daarnaast gaan studenten van de Research Master van ESHCC in hun tweede jaar naar een buitenlandse partneruniversiteit. Op dit moment zijn er 240 studenten geselecteerd om in het eerste semester van 2025 (Fall 2025) op uitwisseling te gaan, terwijl er zo’n 200 net weer teruggekeerd zijn naar de EUR.

Naast de administratie en ondersteuning van studenten onderhoudt de Outgoing Exchange Coordinator contact met de relevante partneruniversiteiten. Waar nodig worden contracten vernieuwd.

Behalve met de collega’s in het Exchange Office van de faculteit werk je nauw samen met programmacoördinatoren en studieadviseurs. Daarnaast is er veel contact met het centrale International Office van de EUR en Exchange Coordinators van andere faculteiten.

Corporate Controller (0,8 - 1,0 fte)

Als corporate controller bij het team Corporate Control werk je in teamverband mee aan de totstandkoming van de universiteit brede producten in de P&C-cyclus: de kadernota, de begroting, de managementrapportage en het jaarverslag. Daarbij heb je een aantal organisatieonderdelen in je portefeuille. Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd informeer je het College van Bestuur over de (financiële) situatie van de onderdelen. Je hebt een proactieve adviesrol en je bent de verbindende schakel tussen de organisatieonderdelen. Je werkt hierbij nauw samen met medewerkers van Academische Zaken, Strategy Office, faculteiten en ondersteunende diensten (zoals Finance) om tot een overall analyse en advisering te komen. Daarnaast neem je deel in de universiteit brede werkgroepen voor het verbeteren van de planning & control-cyclus. Verwacht wordt dat je landelijke en internationale ontwikkelingen op het gebied van hoger onderwijs en specifiek de financiering van hoger onderwijs volgt.

De control- en financeorganisatie is in volle ontwikkeling en kan verder geprofessionaliseerd worden. Door de huidige financiële situatie is de noodzaak nog groter geworden. We verwachten dan ook jouw waardevolle bijdrage in deze doorontwikkeling.

Office-Assistent Ombudsfunctionaris

In deze functie ben jij de rechterhand van onze Ombudsfunctionaris. Je biedt administratieve ondersteuning, zorgt voor overzicht en structuur, organiseert bijeenkomsten en draagt bij aan analyses en onderzoeken. Je bent daarnaast het eerste contactpunt voor medewerkers en studenten die in gesprek willen met de Ombudsfunctionaris. Je hebt daarom een toegankelijke, proactieve werkhouding en combineert vriendelijkheid met tact en integriteit. De omgeving waar je in komt te werken is dynamisch, veeleisend en afwisselend. Het vraagt om iemand die goed kan schakelen en zowel zelfstandig als in samenwerking kan opereren. Vanwege de onafhankelijke positie die je samen met de Ombudsfunctionaris inneemt, verricht je geen andere werkzaamheden binnen de EUR.

Concreet bestaan je belangrijkste werkzaamheden uit:

• Algemene secretariële werkzaamheden en agendabeheer;
• Bijhouden van de mailboxen van de Ombudsfunctionaris;
• Contactpunt van de Ombudsfunctionaris voor medewerkers en studenten;
• Opstellen en afhandelen van correspondentie en archivering daarvan;
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten;
• Opzetten en bijhouden van interne communicatiemedia;
• Registreren en analyseren van meldingen;
• Bijwonen en notuleren van gesprekken;
• Voorbereiden van en meewerken aan analyses en onderzoeken.

Coördinator Bedrijfsvoering bij Erasmus School of Economics (0,8 fte)

De functie valt uiteen in 5 kernactiviteiten:

• Facility management: het afhandelen en/of monitoren van calls met betrekking tot werkvoorzieningen of het gebouw.
• Kleinschalige projecten: denk hierbij aan interne verhuizingen of wijzigingen aan werkplekken of vergaderruimtes. Maar ook projecten die betrekking hebben op systemen en ICT.
• FLAT-check: het coördineren van de FLAT-check procedure (Finance-Legal-Audit-Tax). Alle contracten, offertes en subsidieaanvragen gaan door een zogenaamde FLAT-check controle. Jij bent uitvoerend beheerder van dit proces en draagt zorg voor de communicatie en archivering daarvan. Gedurende dit proces ben je ook de contactpersoon binnen de school.
• Contractmanagement: het beheren van de contracten die de school aangaan, ook binnen de campus brede richtlijnen en systemen. Je bent betrokken bij inkoop- en contractmanagement en aanbestedingen die relevant zijn voor de school.
• Veiligheid: je beheert de richtlijnen en procedures van de school over veiligheid en calamiteiten en het communiceren daarvan. Je organiseert bijeenkomsten over veiligheid en bereid de veiligheidscommissie voor. Je neemt de rol van preventiemedewerker op je en maakt deel uit van het team preventiemedewerkers van de school met een coördinerende taak. Je bent contactpersoon voor de BHV en maakt een plan van aanpak en coördineert de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E).

Controller Erasmus School of Law

De afdeling Finance & Control van Erasmus School of Law is op zoek naar een Controller. De afdeling bestaat uit drie Controllers waarbij nuanceverschillen in de uitvoering van de functie gelden. De afdeling voorziet de departementen en afdelingen van de faculteit van (financiële) informatie. Diverse ontwikkelingen binnen de faculteit zorgen voor een sterk groeiende behoefte aan (financiële) informatie. We zijn op zoek naar iemand die hier op een verbindende manier graag aan wil bijdragen.

Als Controller ben je nauw betrokken bij het strategisch en langetermijnbeleid van de faculteit. Je bent zichtbaar binnen de faculteit en draagt bij aan een goede sfeer. Ook representeer je Erasmus School of Law naar diverse centrale afdelingen binnen de EUR en speel je een constructieve rol bij projecten binnen en buiten de faculteit. Hierbij ga je diplomatiek te werk en ben je in staat om diverse meningen en belangen te onderkennen, zonder de onafhankelijkheid te verliezen.

Je werkt initiërend, uitvoerend en faciliterend bij de jaarlijkse begrotingscyclus en de periodieke planning- en control cyclus. Je bent medeverantwoordelijk voor uitvoering en continue verbetering van de administratie, de AO/IC en de beschrijving hiervan, de maandelijkse afsluiting, de financial dashboards en de periodieke managementrapportages. Je voert (probleem)analyses op financieel en organisatorisch vlak uit om van daaruit de financiële aspecten en eventuele gevolgen voor de verschillende vakgebieden te analyseren. Verder beschik je over het vermogen om centrale beslissingen en voorstellen op een juiste wijze door te vertalen naar het faculteitsbestuur, de departementen en afdelingen van Erasmus School of Law. Je bent afhankelijk van de medewerking en input van veel collega’s die op hun beurt ook afhankelijk zijn van jouw output en medewerking. Je kunt zowel intern als extern mensen overtuigen en op een juiste manier beïnvloeden. Hierbij wordt gedacht aan ‘nee’ kunnen zeggen met behoud van relatie; kunnen optreden met een aanzienlijke mate van zelfvertrouwen; kunnen vasthouden aan de eigen zienswijze bij tegendruk zonder zich ‘star’ op te stellen. Van de Controller wordt verwacht dat er sprake is van rapportagevaardigheden, een juiste woordkeuze en in staat om kort, krachtig en adequaat te communiceren.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Het implementeren van de financiële strategie van Erasmus School of Law in de bedrijfsvoeringprocessen en de organisatie, zodanig dat het bestuur en de onderwijs- en onderzoekprofessionals worden ontzorgd.
• Het zorgdragen voor het verder in control geraken van de facultaire organisatie, in het bijzonder op het gebied van financiën en rapportages aan bestuur en secties/vakgroepen en EUR centraal.
• Het zijn van een sparringpartner van de directeur bedrijfsvoering bij het ontwikkelen en vormgeven van de financiële bedrijfsvoering voor Erasmus School of Law, waaronder in het bijzonder het mede zorgdragen voor de duurzame inrichting van de financierbaarheid van het primair proces en de daarbij behorende kwalitatief excellente ondersteuning.
• De integrale controlling van de totale bedrijfsvoering van de faculteit.