Afdelingshoofd Studentenadministratie & Cursussen

De afdeling Studentenadministratie & Cursussen

De afdeling Studentenadministratie & Cursussen is verantwoordelijk voor diverse administratieve en logistieke processen binnen de zogenoemde student journey. Denk hierbij aan het aanmeldproces via Studielink, het berekenen van collegegelden, de (her)inschrijving aan de EUR, het verwerken van studieresultaten en de organisatie van tentamens. Daarnaast verzorgt de afdeling (taal)trainingen o.a. vanuit de Onderwijsroute. Tot slot is de afdeling verantwoordelijk voor het afrondende traject van de studentperiode: het opmaken van diploma’s en bijdragen aan de zorgvuldige organisatie van diplomauitreikingen.

De afdeling bestaat uit vier teams:

• Studievoortgang & Diplomering
• In- & Uitschrijven & Bekostigingscontrole
• Tentamenorganisatie
• Taal- & Trainingscentrum

Binnen deze teams werken circa 35 collega’s in een formatie van 22 fte.

Afdelingshoofd
Als afdelingshoofd ben je eindverantwoordelijk voor het goed functioneren van alle teams binnen de afdeling. Je geeft leiding vanuit het principe van resultaatverantwoordelijke teams en stimuleert eigenaarschap, ontwikkeling en samenwerking. Je creëert ruimte voor teams en individuele collega’s om te excelleren, terwijl jij de overkoepelende verantwoordelijkheid draagt voor de organisatie, uitvoering en kwaliteit van de werkzaamheden.

Je bent een benaderbare en zichtbare leider voor collega’s én een betrouwbare gesprekspartner voor interne en externe stakeholders. Hoewel teams vaak goed zelfstandig opereren, ben jij waar nodig actief betrokken bij het oplossen van complexe vraagstukken of knelpunten. Dat vraagt van jou dat je kunt loslaten waar het kan en daadkrachtig optreedt wanneer dat nodig is.

Je rol in het Managementteam
Als lid van het Managementteam van E&S werk je samen met de directeur en de andere afdelingshoofden aan het versterken van de operational excellence van de afdeling. Je neemt mede-eigenaarschap voor het functioneren en de doorontwikkeling van E&S als geheel.

Binnen het MT draag je actief bij aan vernieuwing en positioneer je je op overkoepelende thema’s, zoals de impact van AI op dienstverlening en de rol van communicatie richting onze doelgroep. Je brengt je eigen perspectief in, bouwt aan draagvlak en bent zichtbaar, zowel binnen E&S als in de bredere EUR-organisatie. Daarbij zoek je actief de samenwerking met medewerkers, faculteiten en andere partners binnen en buiten de universiteit.

Leiderschap
Bij de invulling van deze rol hanteren wij het Erasmiaans Leiderschapsprofiel als leidraad. Dit profiel is gebaseerd op vier kernrollen:

Role Model – Je bent benaderbaar, reflectief en inclusief en geeft het goede voorbeeld.

Enable & Engage – Je stelt anderen in staat om te groeien en betrekt hen actief.

Inspire Vision – Je inspireert met een heldere visie en weet anderen hierin mee te nemen.

Drive Achievement – Je stimuleert prestaties en weet ideeën om te zetten in concrete resultaten.

Officemedewerker LTC

De functie

Binnen de dienst Education & Student Affairs van Professional Services is de afdeling Studentenadministratie – en cursussen ondergebracht. Onderdeel daarvan is het Language & Training Centre (hierna: LTC), het academische taalcentrum en de partner op het gebied van taaltoetsen, taalcursussen en communicatietrainingen. Tot onze doelgroepen behoren studenten, medewerkers en externen met een academische achtergrond. Voor het verzorgen van ons aanbod werken we samen met een groep van ongeveer 70 gekwalificeerde en ervaren docenten en trainers.

Het cluster Nederlands is verantwoordelijk voor het gehele aanbod van het LTC op het gebied van de Nederlandse taal. In dit dynamische taalcluster ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van taaltoetsen, taalcursussen en trainingen op maat.

Wat ga jij doen?

• Je houdt de cursusadministratie bij en op orde: bijvoorbeeld het verwerken van inschrijvingen en het invoeren van resultaten;
• Je beantwoordt vragen van cursisten, docenten en externe relaties via verschillende media;
• Je bent medeverantwoordelijk voor het plannen en organiseren van het aanbod Nederlands;
• Je draagt zorg voor het bijhouden van onze online leeromgeving (Canvas);
• Je stuurt een verklaring, bewijs van deelname of certificaat na afsluiting van een cursus;
• Je stuurt evaluaties naar cursisten, docenten en externen.

Alumni officer 0,8 - 1 fte

Je krijgt de ruimte én verantwoordelijkheid om de volgende stap te zetten. Je bouwt voort op wat er al is, brengt samenhang aan en ontwikkelt nieuwe initiatieven waar nodig. Je werkt op het snijvlak van strategie en uitvoering en zorgt voor een duidelijk en aantrekkelijk geheel dat waarde creëert voor alumni én voor de faculteit. Daarbij werk je nauw samen met collega’s van marketing & communicatie, studentorganisaties, het centrale alumniteam, collega's van andere faculteiten, het Erasmus Trustfonds en externe partners.

Je verantwoordelijkheden bestaan uit het:

Opbouw en doorontwikkeling van het alumni-programma

• Verder uitwerken van de alumni-strategie en zorgen voor de implementatie
• Aanbrengen van structuur in de ‘Do, Learn en Donate’-proposities en deze zichtbaar en toepasbaar maken
• Signaleren van kansen voor verdere ontwikkeling van het alumni-programma en deze vertalen naar concrete voorstellen en activiteiten

Ontwikkeling en uitvoering van alumni engagement

• Ontwikkelen, coördineren en organiseren van alumni-activiteiten en -initiatieven, zoals de Young Alumni BBQ, het Alumni Diner en netwerkbijeenkomsten
• Ontwikkelen van een structureel en terugkerend alumni-eventprogramma
• Stimuleren van alumni-betrokkenheid bij onderwijs, onderzoek en engagement
• Bijdragen aan initiatieven op het gebied van Lifelong Learning voor alumni

Relatiebeheer en interne samenwerking

• Onderhouden van relaties met alumni en relevante externe partners
• Afstemmen van activiteiten en initiatieven met verschillende stakeholders binnen de faculteit en universiteit
• Zorgen voor verbinding en samenhang tussen initiatieven en betrokken partijen

Data, communicatie en ontwikkeling van fundraising

• Coördineren van de communicatie met alumni, onder meer via de nieuwsbrief en online kanalen
• Bijdragen aan het verbeteren en benutten van alumni-data
• Ontwikkelen van het programma op het gebied van alumni-fundraising
• Monitoren en evalueren van alumni-activiteiten en rapporteren over de voortgang en resultaten

managementassistent Erasmus Graduate School of Law (20 of 21 uur / 0,5/0,55 fte)

Erasmus Graduate School of Law is de graduate school van de faculteit, waarin alle promovendi zijn ondergebracht. EGSL is verantwoordelijk voor de begeleiding, monitoring en opleiding van de promovendi. Ter ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden van de graduate school zijn wij op zoek naar een managementassistent voor 20 of 21 uur per week. Het betreft een flexibel in te vullen en veelzijdige functie, waarin je te maken krijgt met promovendi en hun onderzoeksprojecten, het beleid van de graduate school en met de communicatie over en met promovendi, hoogleraren en docenten van ons onderwijsprogramma.

Werkzaamheden
Tot de taken van de managementassistent behoren onder andere:

• Ondersteunen bij organisatie van het onderwijsprogramma en andere EGSL-evenementen (zoals rooster gerelateerde werkzaamheden, het regelen van facilitaire zaken, afstemming met docenten en communicatie met deelnemers);
• Ondersteunen bij het up-to-date houden van de website van EGSL en het intranet;
• Fungeren als key user van het promovendivolgsysteem Hora Finita en ondersteuning bieden bij het gebruik van elektronische leeromgeving Canvas;
• Beheren van de algemene EGSL-mailbox;
• Bijhouden van diverse databases;
• Plannen van (monitorings-)afspraken;
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor vragen van promovendi;
• Uitvoeren van diverse algemene ondersteunende werkzaamheden.

Registrar Officer

You will be responsible for processing examination grades and managing the academic student experience/administration from admissions, via enrolment, to graduation. You offer services that are accurate, timely and consistent with RSM academic policies. Furthermore, you manage, maintain and update academic information in various systems like CRM, Osiris and Canvas. Together with your colleagues from other departments you will ensure compliance with admission requirements, academic guidelines and examinations, and accreditation regulations.

In addition, you are responsible for verifying degrees and certificates for alumni, as well as providing certified copies of documents such as diplomas, transcripts, letters, and other records to students, alumni, faculty, and external organizations An important task in your role will be key user for Osiris, so experience with this system is required. Additionally, familiarity with educational policies and compliance frameworks is a plus.

As Registrar Officer, you are part of the Registrar’s Office within Academic Services. You report to the Manager and collaborate closely with colleagues, programme managers, students, faculty, alumni, and a range of internal and external stakeholders.

Your daily activities and responsibilities include:

• Manage track records in our administrative systems from enrolment to graduation, including deferrals or withdrawals
• Manage the grading system/process by constantly aiming for efficiency and effectiveness in using our systems through innovation, standardization and automation.
• Check whether the grading process and procedures are compliant with current Examination Regulations and provide clear guidance and advise to faculty, students and staff.
• Handle daily administrative requests (i.e. grade reports, feedback requests, enrolment letters, certified copies of documents, verification letters, etc.) from students and alumni, companies and RSM staff to ensure that the information provided is accurate, on time and consistent with RSM policies.
• Liaise with several departments from the greater Erasmus University, including academic affairs and student services, as well as the RSM Examination Board.
• Assist in formal accreditations and contribute with project management skills to setting internal compliance and quality assurance procedures.
• Issue diplomas and transcripts once academic requirements are met