Directieassistent

Als directieassistent ben je er verantwoordelijk voor dat de secretaris-directeur zich kan richten op de inhoud van zijn werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden te verzorgen. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Denk hierbij aan het inplannen of verzetten van afspraken en de afspraken maken op basis van urgentie.

De agenda van de secretaris-directeur bepaalt jouw dag en jij voert hier de regie over. Je kijkt altijd vooruit. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;
• Brede secretariële ondersteuning, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten;
• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor in- en externe relaties.
• Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Ook verzorg je de samenstelling van de vergaderstukken bepaalde overleggen.

Bestuursadviseur

Als bestuursadviseur werk je op het grensvlak tussen organisatie, bestuur en politiek. Je werkt voor een of meerdere hoogheemraden en bent een verbindende schakel met de organisatie van Delfland. Jij begrijpt daarbij waarom het belangrijk is dat je als bestuursadviseur zichtbaar en bereikbaar bent.

Binnen jouw werkzaamheden is er veel afwisseling. Zo bewaak je de planning en de voortgang van het bestuurlijk proces en help je de kwaliteit van de stukken en besluitvorming te verhogen. Ook ga je proactief met collega’s om tafel om hen te adviseren over het besluitvormingsproces. Verder ben jij als secretaris bij het portefeuillehouderoverleg, waarbij jij naast advisering ook zorgdraagt voor het bewaken van voornemens, afspraken en toezeggingen van de portefeuillehouder. Samen met de voorzitter bereid je de agenda van dit portefeuillehouderoverleg voor. Overzicht en structuur aanbrengen, dat is waar jij goed in bent!

Om goed te kunnen adviseren is het van belang dat je op de hoogte bent van wat er speelt in de commissies en in de Verenigde Vergadering. Je signaleert politiek-bestuurlijke risico’s en handelt proactief om deze te beheersen.

Dit alles doe je niet alleen maar samen met twee collega bestuursadviseurs. Hiermee werk je nauw samen en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar. Samen coördineren jullie de advisering voor bijvoorbeeld de commissies van de Unie van Waterschappen. Tot slot ben je inzetbaar als secretaris van een van de commissies van ons Algemeen Bestuur.

Projectleider Industriële Automatisering

Als projectleider industriële automatisering binnen de afdeling Onderhoud Technische Installaties werk je aan uitdagende projecten die bijdragen aan het goed functioneren van onze waterzuiveringsinstallaties, boezemgemalen, poldergemalen, stuwen en sluizen. Jij speelt een sleutelrol in het moderniseren van onze technische infrastructuur, zoals het vervangen van onderdelen van onze industriële automatisering (wij gebruiken de term ‘procesautomatisering’) die essentieel zijn voor het beheer van onze systemen. Je werkt projectmatig, waarbij je aanbestedingstrajecten begeleidt en zorgt dat alles volgens planning, binnen budget en op het hoogste kwaliteitsniveau wordt opgeleverd.

Jouw taken in een notendop:

• Managen van projecten, inclusief het opleveren van documenten en rapportages met planning, begroting, kwaliteitsnormen en acceptatiecriteria.
• Aansturen van aanbestedingen, beoordelen van offertes, en bewaken van contracten.
• Evalueren van projecten en adviseren over verbeteringen in de aanpak.
• Zorgen voor optimale afstemming tussen betrokkenen, zoals projectmedewerkers en andere afdelingen

Of het nu gaat om het vervangen van PLC’s of het werkzaamheden PA-netwerk, jouw werk heeft direct impact op ons vermogen om water veilig en efficiënt te beheren.

Werkvoorbereider onderhoud – baggeren

Als gevolg van uitbreiding van werkzaamheden binnen de afdeling zijn wij op zoek naar maar liefst twee werkvoorbereiders die ons komen versterken. Als werkvoorbereider zorg je samen met je collega’s voor het onderhoud aan de watergangen in het gebied van Delfland. Hierbij ben je de verbinding tussen de medewerkers die inspecties verrichten, toezicht houden in het veld en de contractmanagers die de directie voeren op het maai- en/of baggerwerk.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Overzicht houden over de onderhoudsplichtige watergangen en zorg dragen voor de complete en correcte gegevens van het baggerwerk in het onderhoudsbeheersysteem;
• Zorg dragen voor de uitvoering en terugkoppeling van inspecties door medewerkers van de buitendienst waarin je, indien nodig, een deel van de uitvoerende taken op je neemt;
• Bedienen van het onderhoudsbeheersysteem voor de verwerking van de inspectie-, en toezichtgegevens en voor het plannen van de onderhoudswerkzaamheden;
• Fungeren als vraagbaak/contactpersoon binnen Delfland voor diverse afdelingen;
• Het opstellen, uitvragen en begeleiden van (kleine) werkopdrachten;
• Meedenken met de directievoerders in diverse inkoopvraagstukken en aanbestedingen;
• Zorg dragen voor het verwerken van de benodigde onderhoudsgegevens in bestekken;
• Zorg dragen voor de werkvoorbereiding ten behoeve van de uitvoering van het onderhoud;
• Assisteren bij de directievoering op het gebied van UAV en RAW tijdens de uitvoering van het baggeren van de watergangen;
• Fungeren als contactpersoon voor gemeenten met wie Delfland samenwerkt, onder andere door ramingen en verrekeningen op te stellen.

Afdelingsmanager Financiën

Als afdelingsmanager Financiën, Inkoop en Contractbeheer (FIC) ben jij in staat om te anticiperen op welke invloed de huidige ontwikkelingen binnen en buiten Delfland hebben op financiële besluitvorming van Delfland. Denk hierbij aan grote toekomstige investeringsprojecten voor vervanging en uitbreiding van installaties en objecten, hoge inflatie en onzekere prijsontwikkeling op de energie- en materialenmarkt.

De afdeling FIC heeft als belangrijkste doelstellingen dat de financiën van Delfland op orde zijn en blijven, de financiële processen in de organisatie goed lopen en dat inkoop en Contractbeheer efficiënt en rechtmatig worden uitgevoerd. Als manager zorg je ervoor dat de financiële kaders en spelregels helder zijn en dat de organisatie optimaal wordt ondersteund in het uitvoeren daarvan. Een klantgerichte dienstverlening en een goede onderlinge samenwerking zijn hierbij essentieel.

Onder jouw verantwoordelijkheden vallen onder meer:

• Verder optimaliseren van de P&C cyclus van de organisatie zowel bestuurlijk als ambtelijk.
• Beleid en advies op het gebied van financiën, belastingheffing, inkoop en verzekeringen;
• Het organiseren van financieel beleid en financieel control;
• Accountbeheer van het belastingkantoor en aansturing van de extern gevoerde financiële administratie;
• Inkoopondersteuning en coördinatie op Contractbeheer;
• Beheer van de verzekeringsportefeuille;
• Doorontwikkelen en verder professionaliseren van de afdeling zodat de kaderstellende, adviserende en toetsende taken beter tot hun recht komen.