Projectondersteuner Tijdelijke Huisvesting

Hoe ziet jouw werkweek eruit?
Op maandagochtend zie je dat er volgende week een stuurgroep overleg gepland staat. Je wacht niet tot iemand je vraagt om een agenda op te stellen.
Je controleert zelf:

• welke actiepunten nog openstaan;
• welke documenten ontbreken;
• welke collega's nog input moeten leveren;
• welke besluiten voorbereid moeten worden.

Je benadert de betrokkenen actief, verzamelt de informatie, stelt de agenda op en zorgt ervoor dat alle stukken tijdig beschikbaar zijn. Na afloop van het overleg maak je niet alleen een verslag, maar leg je ook vast:

• wie verantwoordelijk is voor welke actie;
• welke deadlines zijn afgesproken;
• welke besluiten genomen zijn;
• welke onderwerpen terug moeten komen op een volgend overleg.

Vervolgens bewaak je de voortgang en spreek je mensen aan wanneer afspraken dreigen te blijven liggen.

Waar ben jij concreet verantwoordelijk voor?

Projectondersteuning

• Je bereidt projectgroep-, werkgroep- en stuurgroepoverleggen voor;
• Je stelt agenda's op;
• Je verzamelt en controleert vergaderstukken;
• Je maakt verslagen en actielijsten;
• Je bewaakt opvolging van gemaakte afspraken;
• Je ondersteunt de projectleider bij de dagelijkse projectorganisatie.

Document- en informatiemanagement

• Je richt Teams-omgevingen logisch in;
• Je archiveert documenten en e-mails;
• Je bewaakt de juiste versie van documenten;
• Je zorgt dat projectinformatie voor iedereen terug te vinden is;
• Je houdt overzicht over grote hoeveelheden informatie.

Coördinatie

• Je ziet zelf wanneer informatie ontbreekt;
• Je haalt actief informatie op;
• Je herinnert collega's aan gemaakte afspraken;
• Je zorgt dat deadlines niet ongemerkt verlopen;
• Je signaleert risico's of knelpunten richting de projectleider.

Junior Projectleider Civiele Techniek

Wij zoeken een junior projectleider die een ondersteunende rol gaat vervullen in de voorbereiding en uitvoering van (complexe) civieltechnische projecten in onze buitenruimte. Je faciliteert projectmatig samenwerken binnen projectteams en helpt mee vorm te geven aan het verder uitwerken van de werkprocessen binnen de afdeling. Je bent omgevingsbewust en een verbinder met oog voor resultaat. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je weet mensen te enthousiasmeren en te motiveren om samen een project tot een succes te maken.

In deze functie werk je binnen kern-projectteams onder leiding van een ervaren projectleider aan de realisatie van projecten in onze buitenruimte. De kernprojectteams bestaan uit diverse inhoudelijke experts zoals de beheerregisseur, civiel technicus, communicatieadviseur, toezichthouder en directievoerder.

Wij bieden jouw een opleidingstraject aan waarin je jezelf kan door ontwikkelen tot zelfstandig projectleider civiele techniek.

Gebiedsontwikkelaar MerweVierhavens

In deze rol vertaal je stedelijke ambities, zoals verwoord in bijvoorbeeld het collegeprogramma en beleidskaders, naar integrale ruimtelijke gebiedsopgaven. Zo geef je opdracht aan projecten, stuur je op inhoud en voortgang, en weeg je belangen van onder andere bestuur, bewoners, corporaties en marktpartijen af. Hierin weet je strategisch te schakelen en bestuurlijke dynamiek te verbinden aan uitvoering.

In deze rol is geen dag hetzelfde. Het ene moment ben je bezig met bestuurlijke besluitvorming die impact heeft op het gebied en de stad, het volgende moment met financieringsvraagstukken (waaronder rijksmiddelen) en dan weer met de lange termijn opgave van het gebied en de organisatiewijze.

De kandidaat:

• Zorgt voor commitment op de programmadoelen en werkt de ambitie, doelen, strategieën en de concrete inspanningen uit in het programmaplan. Betrekt hierbij de verschillende beleidsafdelingen.
• Stuurt de uitvoering aan, na goedkeuring van het programmaplan door de verantwoordelijk directeur.
• Bereidt beslissingen voor en neemt deze voor een deel zelf.
• Stelt programmaplannen, beslisdocumenten en voortgangsrapportages op en laat deze goedkeuren door de verantwoordelijk directeur.
• Houdt de voortgang van de inspanningen op hoofdlijnen in de gaten, bewaakt de samenhang en afhankelijkheden tussen inspanningen en de mate waarin ze bijdragen aan de doelen.
• Richt de organisatie van het programma in door afspraken te maken over rollen, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, (overleg)structuren en de beschikbaarheid van mensen.
• Bouwt aan de samenwerking tussen mensen (en afdelingen/beleidsterreinen) die betrokken zijn bij het programma.
• Verstrekt de projectopdrachten aan de projectmanagers en is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het projectresultaat (in rol van AOG projecten).

Je opereert vanuit een team met collega Gebiedsontwikkelaars. Hoewel iedereen zijn eigen werkgebied heeft, wordt kennisuitwisseling en samenwerking gestimuleerd. De afdeling Gebiedsontwikkeling verkeert in een organisatieontwikkelingstraject.

De tijdelijke opdracht is gericht op het waarborgen van de bestuurlijke, programmatische en organisatorische continuïteit van de gebiedsontwikkeling M4H gedurende de transitiefase van de afdeling Gebiedsontwikkeling. De opdrachtnemer levert gedurende de looptijd zelfstandig expertise en programmatische regie in samenspraak met programmateam op de onderstaande resultaatafspraken:

Opdrachtgeverschap: Regie op de integrale voortgang van de projecten in de gebiedsontwikkeling

• Borgen van een integraal en bestuurlijk afgestemd werkpakket.
• Adviseren over prioritering en fasering van projecten.
• Bewaken van de samenhang tussen projecten en programma.
• Coördineren van financierings- en subsidietrajecten.
• Voeren van afstemming met bestuurlijke en externe stakeholders.
• Vertegenwoordigen van de belangen van M4H in integrale besluitvorming.
• Ondersteunen van onderhandelingen met externe partners en marktpartijen.

Borging van de samenwerking met Havenbedrijf Rotterdam

• Sturing geven aan de gemeenschappelijke ambities van gemeente en HbR en aan het hanteerbaar maken van conflicterende deelbelangen.
• Faciliteren van de uitvoering van de bestuurlijke samenwerkingsafspraken.
• Coördineren van gezamenlijke strategische opgaven.
• Bewaken van de programmatische samenhang tussen gemeentelijke en gezamenlijke projecten.
• Sturen op de GROTICK-aspecten van de gezamenlijke programmering.

Programmatische coördinatie

• Aansturing van het programmateam en zorgdragen voor de inhoudelijke afstemming.
• actualiseren van het programmaplan.
• bewaken van de voortgang en samenhang van de programmaonderdelen.
• vervullen van de rol van ambtelijk opdrachtgever bij de programmatische aansturing.
• versterken van de samenwerking tussen betrokken afdelingen en disciplines.
• borgen van een goede aansluiting van M4H op stedelijke programma's en opgaven, waaronder USOV, Van Nelleknoop, netcongestie, RWZI, het afvalverwerkingsstation Keilezijweg en de ruimtelijk-economische strategie.
• Bouwen aan het team M4H.
• Adviseren over de organisatiestructuur van M4H.

Coördinerend Strategisch Beleidsadviseur Ruimtelijke Ordening & Wonen

Over deze beleidsvelden geef je integraal richting en verbeter je het strategisch, tactisch en operationeel vermogen door:

• Vanuit de maatschappelijke effecten de werkzaamheden in te richten, te prioriteren en te begeleiden
• Samenwerkingsafspraken met partners te maken en te beheersen
• Werkwijzen en processen aan te passen
• Prioriteren van projecten en dossiers

Met deze resultaten draag je bij aan de integrale doelen vanuit het Collegeuitvoerings-progamma en ontwikkeling van de organisatie.

Naast de reguliere werkzaamheden die passen bij een dynamische, moderne gemeente, zijn er een aantal interessante gebiedsontwikkeling projecten. Zo ben je opdrachtgever van een aantal interessante ontwikkelingen, zoals de Amstelzone (het voormalige Cindu-terrein waar 1000 woning gepland zijn). Verder is de coördinatie over de implementatie van de Omgevingswet in een nieuw ruimtelijk instrumentarium een belangrijk taakveld van de coördinerend strategisch beleidsadviseur. Tenslotte wordt projectmatig werken de komende periode sterker verankerd in de organisatie, en dus ook in jouw cluster.

Naast de collega’s uit het cluster, werk je om de doelen te bereiken intensief samen met de collega’s van andere clusters, het afdelingshoofd en de twee betrokken wethouders. Je bent, ook in gesprekken met bestuurders, een stevige gesprekspartner.

Op organisatorisch vlak verwachten we ook een belangrijke bijdrage aan de doorontwikkeling van het cluster en de samenwerking met de andere clusters.

Taakvelden

• Inhoudelijk aansturen van meerdere beleidsvelden en zorgen voor afstemming en samenhang.
• Invullen van ambtelijk opdrachtgeverschap voor projecten
• Strategische rol in bestuurlijke processen
• Richting geven aan samenwerking met ketenpartners
• Begeleiden en functioneel aansturen van medewerkers binnen de werkvelden ruimtelijke ordening en wonen
• Eerste aanspreekpunt voor bestuur en management op integrale opgaven en inhoud binnen de beleidsvelden ruimtelijke ordening en wonen.
• Coördineren van taken binnen de P&C-cyclus op ruimtelijke ordening en wonen
• Verantwoordelijkheid dragen voor kwaliteit en ontwikkeling van de werkvelden ruimtelijke ordening en wonen
• Regie voeren over beleidsprogramma’s en projecten
• Meelezen bij college- en raadsvoorstellen, opdrachten, subsidieverstrekkingen en gunningsbeslissingen op inhoud, integraliteit en kwaliteit
• Opdrachtgever zijn voor tijdelijke medewerkers binnen het cluster ruimtelijke ordening en wonen.

Projectleider wijkuitvoeringsplan Soesterberg

De gemeente Soest werkt aan een toekomstbestendige warmtevoorziening voor Soesterberg als vervolg op het Omgevingsprogramma Warmte waar momenteel mee bezig zijn. Soesterberg kent een unieke uitgangspositie doordat verschillende ontwikkelingen samenkomen. Naast de verduurzaming van de bestaande gebouwde omgeving en diverse nieuwbouwontwikkelingen werkt Defensie aan de verduurzaming van haar vastgoed en activiteiten. Daarnaast lopen verschillende onderzoeken en initiatieven op het gebied van duurzame warmte, waaronder een bodemenergieplan, een haalbaarheidsonderzoek naar collectieve warmteoplossingen en een verkenning naar de rol van NetVerder binnen de toekomstige energie-infrastructuur

De uitdaging is om deze ontwikkelingen en belangen met elkaar te verbinden en te vertalen naar een integraal en uitvoerbaar wijkuitvoeringsplan. Daarbij worden de verschillende mogelijkheden voor de toekomstige warmtevoorziening van Soesterberg onderzocht en afgewogen, waarbij nadrukkelijk wordt gekeken naar de kansen voor samenwerking en koppeling van projecten. Ook wordt samengewerkt met de Soester Energiecoöperatie (SOEN) om te verkennen welke rol de coöperatie kan vervullen bij de verdere ontwikkeling en uitvoering van de warmtetransitie.

De projectleider is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het uitvoeringsplan voor Soesterberg. De projectleider brengt de verschillende ontwikkelingen, belangen en stakeholders samen, bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en ontwikkelt een realistische route richting uitvoering. Daarbij vormt de projectleider de verbindende schakel tussen beleid, gebiedsontwikkeling, participatie en uitvoering.

Werkzaamheden
De projectleider:

• Regisseert de totstandkoming van het uitvoeringsplan voor Soesterberg en bewaakt de samenhang tussen inhoud, proces, planning en bestuurlijke besluitvorming;
• Onderzoekt en onderbouwt de meest passende warmteoplossing(en) voor Soesterberg;
• Brengt de verschillende gebiedsontwikkelingen, verduurzaming van de bestaande gebouwde omgeving, nieuwbouwontwikkelingen en ontwikkelingen van Defensie samen;
• Verkent samen met Energie Actief Soest/Soester Energiecoöperatie (EAS/SOEN) welke rol de coöperatie kan vervullen bij de verdere ontwikkeling en uitvoering;
• Zorgt voor een goede aansluiting tussen het uitvoeringsplan, de dienstverlening vanuit Koos en andere relevante gemeentelijke omgevingsprogramma's;
• Organiseert en faciliteert de bestuurlijke, ambtelijke en maatschappelijke afstemming met betrokken stakeholders;
• Adviseert over governance, participatie, uitvoeringsstrategie en de inrichting van de uitvoeringsorganisatie;
• Signaleert kansen, risico's en afhankelijkheden en vertaalt deze naar concrete beheersmaatregelen en bestuurlijke adviezen.

Op te leveren resultaten
Uitvoeringsplan Warmte Soesterberg
Een integraal uitvoeringsplan waarin minimaal zijn opgenomen:

• Analyse van de huidige situatie en gebiedskenmerken;
• Analyse van de warmtevraag en mogelijke warmteoplossingen;
• Onderbouwing van de voorkeursstrategie voor de toekomstige warmtevoorziening;
• Afweging van alternatieve warmteoplossingen;
• Fasering en routekaart richting uitvoering;
• Koppeling met gebiedsontwikkelingen, nieuwbouw en investeringsmomenten;
• Participatie- en communicatieaanpak;
• Governance en rolverdeling van betrokken partijen;
• Samenwerking en uitvoeringsstrategie;
• Risicoanalyse inclusief beheersmaatregelen.

Bestuurlijke besluitvorming
Het voorbereiden en ondersteunen van de bestuurlijke besluitvorming over het uitvoeringsplan, waaronder:

• Het opstellen van bestuurlijke adviezen en besluitvormingsstukken;
• Het presenteren en toelichten van het uitvoeringsplan aan college en raad;
• Het verwerken van bestuurlijke aandachtspunten en besluitvorming in de definitieve versie van het uitvoeringsplan.