Functioneel Beheerder Klantgeleiding

Functioneel Beheer betekent het in teamverband oplossen van incidenten, het realiseren van wijzigingen en het regie voeren op testen en releases. Je voert je werk uit met een scherp bewustzijn voor kwaliteit. In het ketenproces waarin je werkt, signaleer je verbetermogelijkheden en zorg je voor concrete oplossingen.

In je contact met de klantorganisatie stem je af wat er gedaan moet worden en welke prioriteit dit heeft. Je zorgt voor een gedegen besluitvorming over wijzigingen in het wijzigingsoverleg. In de samenwerking met interne en externe ketenpartners bewaak je de gemaakte afspraken en bespreek je actief de kwaliteit en doorlooptijd. Het contact met leveranciers zal dan ook een belangrijk onderdeel van je werk zijn.

Daarnaast adviseer je gevraagd en ongevraagd de proceseigenaar, productowner, teamleider en klantorganisatie. Je vervult je rol als Functioneel Beheerder zowel in het reguliere beheer als binnen projecten. We verwachten dat je innovatie hoog in het vaandel hebt staan en dat je de drive hebt om het team verder te professionaliseren op vlakken als test- en releasemanagement, Agile werken, Lean en requirement management.

Als ervaren Functioneel Beheerder Klantgeleiding ben jij hét aanspreekpunt voor de gebruikersorganisatie. Je vertaalt hun wensen naar concrete oplossingen, beheert de functionaliteit van applicaties en zorgt voor continue verbetering. Je schakelt actief met key-users, collega’s van IT en externe leveranciers.

Klantgeleiding
Binnen de gemeente Rotterdam verwijst 'klantgeleiding' naar de systemen die ingezet worden om bezoekersstromen en afspraken efficiënt en klantvriendelijk te organiseren. Deze systemen worden gebruikt door zowel inwoners van de stad als door interne collega’s, bijvoorbeeld bij de stadswinkels en andere publiekslocaties. Denk hierbij aan aanmeldzuilen en afsprakensystemen. Jij zorgt er als Functioneel Beheerder Klantgeleiding voor dat deze systemen optimaal functioneren, goed aansluiten op de behoeften van zowel inwoners als medewerkers én bijdragen aan een soepele, efficiënte en toegankelijke dienstverlening.

Wat je concreet gaat doen?

• Beheren, optimaliseren en ondersteunen van applicaties.
• Signaleren en analyseren van gebruikerswensen en deze vertalen naar wijzigingen of verbetervoorstellen.
• Fungeren als vraagbaak voor key-users en eindgebruikers.
• Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten.
• Opstellen en onderhouden van gebruikersdocumentatie.
• Actief bijdragen aan projecten, implementaties en updates.

De afdeling
De afdeling klanttoepassingen is recentelijk geformeerd vanuit de voormalige afdeling “Ontwikkeling en Projecten” en “ICT Beheer” en ontwikkelt zich tot een afdeling die zich richt op het ontwikkelen én beheren van (cluster specifieke) software en applicaties.

Afdeling Klanttoepassingen valt onder directie IIFO (Innovatie, Informatie, Facilitair en Onderzoek). In 2025 is Rotterdam een digitale voorbeeldstad. Digitalisering is een integraal onderdeel van stedelijke omgeving en levert een grote bijdrage aan de maatschappelijke, fysieke en economische opgaven van de gemeente. Dit betekent o.a. dat Rotterdam beschikt over snelle, toegankelijke, veilige en een betaalbare digitale infrastructuur, duidelijke digitale spelregels en goede digitale vaardigheden voor iedereen, en draagt daarbij in belangrijke mate bij aan de vestigingsvoorwaarden voor bewoners, bedrijven en instellingen. Bij de aanpak van integrale stedelijke digitaliseringsopgaven is kennis en inzet nodig van vrijwel alle gemeentelijke clusters en afdelingen, dus ook van IIFO.

Projectmanager Innovatie voor Vestigingsklimaat Haven & Maritiem

Wil jij je inzetten om de Rotterdamse haven en maritieme sector bloeiend te houden? Voor de toekomst van de Rotterdamse economie en in een baan waarin je elke dag verrast kan worden? Dan is dit de stap waarmee je jouw carrière een boost geeft!

In- en rondom de haven is veel maritieme bedrijvigheid en we willen een belangrijke sector die ertoe blijft doen! En we willen graag dat de Rotterdamse haven een duurzame internationale koploper wordt. In 2050 moet deze klimaatneutraal zijn en de doelstelling is 55% CO2-reductie in 2030. Innovatie is daarvoor een sleutelthema. We zoeken daarom iemand met kennis van zaken rondom maritieme innovatie die projecten kan ontwikkelen vanuit de gemeente. Iemand die partijen in stad en haven samenbrengt, goed kan manoeuvreren in een politiek-bestuurlijke omgeving en een praktische inslag heeft om dingen gedaan te krijgen. Iemand met projectmanagersvaardigheden en inzicht wat de maritieme sector nu nodig heeft om verder te bouwen aan een toekomstbestendige, economisch krachtige en duurzame haven. Deze complexe opgave wordt alleen realiteit met de medewerking van alle relevante maatschappelijk partners.

Als projectmanager ga je aan de slag met de kansen voor de maritieme sector in het Rotterdamse op het gebied van innovatie, de toegenomen focus op economische veiligheid en mogelijk ook uitdagingen voor bedrijven om te verduurzamen in de haven. De dynamiek in het maritieme cluster en de haven is groot door de ontwikkelingen op het gebied van het vestigingsklimaat, strategische autonomie en defensie. Naast structurele inzet op innovatiethema's is daarom flexibiliteit noodzakelijk voor inzet op tijdelijke of urgente ontwerpen op haven en maritiem gebied. Je bent dan ook in staat in een politiek-bestuurlijke omgeving te opereren, een sterk netwerk op te bouwen in de maritieme sector, voert projecten gestructureerd uit en bent handig met de coördinatie en pen als de omstandigheden daarom vragen.

Zo ga je bijvoorbeeld aan de slag om het innovatie ecosysteem rondom de haven te versterken, in nauwe samenwerking met het Havenbedrijf Rotterdam. Denk aan thema’s als autonoom varen, duurzaam varen en defensie. Dit doe je vanuit de basis van het programma Vestigingsklimaat Haven & Maritiem, dat weer onderdeel is van team Economische Ontwikkeling Haven. Daarnaast werk je bijvoorbeeld ook aan de inhoud van de bestuurlijke ondersteuning op het gebied van het vestigingsklimaat in de haven. Je bent gemakkelijk in het starten van projecten, aanhaken bij anderen en communicatief vaardig.

Je bent dus onderdeel van team Economische Ontwikkeling Haven, waarin je collega’s helpt met ook werken aan de maritieme economie en het vestigingsklimaat. In dit team worden alle haven gerelateerde dossiers gecoördineerd en wordt ook het programma uitgevoerd voor de energie- en grondstoffentransitie in de haven.

De afdeling
De afdeling Economie is onderdeel van de directie Economie en Duurzaamheid. De afdeling werkt aan een hoogwaardig en innovatief vestigingsklimaat voor bedrijven in Rotterdam en doet dit samen met ondernemers, kennisinstellingen, (regionale) overheden en andere relevante partijen. Hiermee dragen we bij aan een economisch toekomstbestendige stad waarin de Rotterdammer kan werken, wonen en leven, en waar bezoekers graag (terug)komen.

We werken vanuit vijf teams. In elk team wordt intensief samengewerkt. De functie van projectmanager innovatie voor vestigingsklimaat Haven & Maritiem valt binnen het team Economische Ontwikkeling Haven. In dit team werken we aan de energietransitie van de haven, het versterken van het maritieme cluster rondom de Rotterdamse haven en havencoördinatie voor de hele gemeente. Voor de energietransitie van de haven werken we ook nauw samen met de collega’s van andere afdelingen zoals Duurzaamheid, Ruimte Wonen en Milieu.

Medewerker meldpunt Zorgen om een ander

Steeds meer Rotterdammers en professionals melden zorgwekkend/verward gedrag. De complexiteit en urgentie nemen toe, waardoor zorgvuldige triage, goed luisteren en snel schakelen belangrijker zijn dan ooit. Jij helpt om signalen te duiden, risico’s te wegen en de juiste hulp op gang te brengen. Samen maken we de stad veiliger en menselijker.

Bij het Meldpunt Zorgen om een Ander kunnen burgers en professionals hun zorgen delen wanneer ze zich ongerust maken om iemand anders. Het meldpunt is er voor allerlei situaties: van personen met onbegrepen gedrag tot verborgen vrouwen en signalen van eenzaamheid of isolement. We luisteren, denken mee en zorgen dat meldingen op de juiste plek terechtkomen. Zo dragen we bij aan een zorgzame stad.

Het meldpunt maakt deel uit van het team Bijzondere Taken binnen de afdeling Participatie en stedelijke zorg. We werken intensief samen met ketenpartners, welzijnsorganisaties en wijkteams. De lijnen zijn kort en de dynamiek groot, geen dag is hetzelfde.

Een greep uit je werkzaamheden:

• Telefonische en administratieve afhandeling van meldingen en adviezen geven. Je krijgt helder wat er speelt wanneer burgers/professionals op de lijn komen.
• Bij signalen/meldingen in het kader van de WvGGZ een vragenlijst doorlopen en invullen.
• Eventueel in samenspraak met collega’s bepalen mate van urgentie en wijze van opvolging.
• Nalopen van meldingen uit de mailbox en online in de applicatie. Zorgen dat de meldingen op de juiste plek in de organisatie of daarbuiten komen zoals bij een welzijnspartner, wijkteam, gemeentelijke afdeling of een ketenpartner.
• De verbinding zoeken en behouden met de verschillende samenwerkingspartners zowel intern als extern. Hierbij hoort het geven van presentaties en het bijwonen van netwerkbijeenkomsten.

De afdeling
Bij de afdeling Participatie en Stedelijke Zorg vinden de uitvoeringstaken plaats, voortkomend uit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, de Participatiewet, de Wet Publieke Gezondheid en de Wet op de Lijkbezorging. De afdeling Participatie en Stedelijke Zorg zorgt ervoor dat kwetsbare Rotterdammers de regie op hun eigen leven terug kunnen pakken, waardoor ze weer kunnen meedoen in de stad.
Het team Bijzondere Taken kent meerdere subteams, zoals (z)Onderdak, de Meldcode en Juristen huiselijk geweld en de expertteams Vangnet en Vervuiling. Er is kennis van en ervaring met kwetsbare Rotterdammers zoals dak- en thuislozen, mensen met OGGZ-problematiek en slachtoffers van huiselijk geweld.

Het team
Wij bieden je een team met zeer betrokken collega’s, waar je terecht kunt voor vragen en advies en waar jouw inbreng ook op prijs wordt gesteld. Een informele werkomgeving waarin voldoende mogelijkheden worden geboden om jezelf verder te ontwikkelen. Een afwisselende functie, waarin je zelfstandig kunt werken met veel uitdagingen. De werklocatie is Central Post (naast station Rotterdam Centraal). We vinden elkaar daar bij reguliere overleggen of als de agenda dit vraagt, thuiswerken is ook mogelijk.

Financieel Adviseur Programma Vluchtelingen

Als Financieel Adviseur ben jij dé schakel tussen financiën, beleid en uitvoering. Je hebt een sleutelrol in het beheren van complexe financiële structuren en het adviseren van het management, de betrokken directies en de bestuurders.
Jij zorgt ervoor dat de organisatie altijd beschikt over de juiste inzichten om financieel gezonde beslissingen te maken in een dynamische, politiek gevoelige omgeving. Met jouw oog voor detail en je vermogen om vooruit te denken, lever jij een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de beleidsdoelen.
Hoe doe je dit?

• Financiële producten en administratie: Zorgdragen voor begrotingen, prognoses en de administratieve vastlegging van (financiële) P&C producten. Je draagt bij aan de verantwoording en transparantie van de uitgaven en ondersteunt het management in de sturing van opgaven en afdelingen.
• Advies en besluitvorming: Je levert financiële adviezen, bijvoorbeeld voor business cases, die bijdragen aan strategische keuzes van de organisatie. Dit voor het oplossen c.q. realiseren van complexe financiële beleidsdoelen. Deze adviezen leiden tot besluiten bij het MT, directeuren van betrokken directies en de betrokken bestuurders. Administratief inrichten en bewaken van de administratie (m.n. projectadministraties) en zorgen voor tijdige, (on)doelmatige uitvoering of uitgaven (zoals SPUK's en bekostigingsregelingen). En je levert informatie aan voor audits voor interne en externe auditeurs en accountants.
• Doelmatigheid en rechtmatigheid: Je kent de financiële regelingen en voorwaarden en zorgt ervoor dat de uitgaven in lijn daarmee blijven. Je zorgt voor een juiste verantwoording naar interne en externe accountants en minimaliseert financiële en politieke risico’s.
• Risicomanagement: Je zet een risicoadministratie op en stelt maatregelen in voor het beheersen van zowel korte- als lange termijn financiële risico’s.

Het gaat om een aanstelling voor 32-36 u per week, voor de duur van 1 jaar met mogelijk een verlenging.

De afdeling
Door de jaren heen vangt Rotterdam vluchtelingen op die niet in hun land kunnen of willen blijven, omdat het er niet veilig is. Dat gaat meestal heel goed, maar zorgt ook voor uitdagingen. Bijvoorbeeld omdat vluchtelingen verschillende rechten en plichten hebben, omdat er weinig opvangplekken zijn en omdat er tekorten zijn op de woningmarkt, het onderwijs of de zorg.
Sinds maart 2022 vangt Rotterdam, op verzoek van het Rijk, Oekraïense vluchtelingen op. Ook biedt Rotterdam onderdak aan 500 vluchtelingen zonder verblijfsvergunning (asielzoekers). Daarnaast wil Rotterdam voldoen aan de taakstelling om vluchtelingen met een verblijfsvergunning (statushouders) te huisvesten.
Team Vluchtelingen bestaat op dit moment uit verschillende sub teams, waaronder o.a. Sociaal Beheer, Sociaal Domein, Huisvesting en Bedrijfsvoering.

Directiesecretaresse MZJ

De directie Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp is per 1 januari jl. nieuw gevormd vanuit de directie Publieke Gezondheid, Welzijn en Zorg. De nieuwe directie wordt aangestuurd door de directeur MZJ en omvat 1 uitvoerende afdeling, 2 beleidsafdelingen en 1 uitvoerend team. De directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp stuurt de afdelingen Participatie & Stedelijke Zorg, Zorg en Bescherming en Ondersteuning en Hulp aan en ook het team Uitvoeringsorganisatie Jeugdhulp Rotterdam Rijnmond. Om alle taken goed uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat de directeur goed ondersteund wordt door een sterk team professionals. Als Directiesecretaresse ga jij daar een belangrijke rol in vervullen.

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugd (MZJ). Je blinkt uit in digitale vaardigheden en in het zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid. Ook in je samenwerking met de andere collega’s. Je werkt in een team nauw samen met de directeur, directiesecretarissen, de stafmedewerker bedrijfsvoering en de (vaste) secretaresse van de directeur. Het ‘anders werken’ waarbij deels op locatie en deels thuis wordt gewerkt, zie jij als een uitdaging en kans om vernieuwende en creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de directeur. Verder besef jij dat jouw rol meer is dan het bedienen van een directeur en dat jij een belangrijke schakel bent in het goed functioneren van een directie als MZJ. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega’s uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer.

Wat zijn zoal je taken:

• Voor de directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen. Voorselecteren en prioriteren van informatie (notities, e-mails en afspraken) voor de directeur en het zorgdragen voor tijdige aanwezigheid en compleetheid van stukken voor uiteenlopende overleggen en besprekingen.
• Je bereidt het agendaoverleg met de directeur voor en je (mede-)organiseert ook retraites en andere bijeenkomsten. Je bereidt de agendastukken voor in one drive. Je hebt en houdt overzicht en bedenkt proactief oplossingen bedacht voor mogelijke knelpunten in de agenda.
• Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.
• Je verwerkt aanvragen van inkooporders en/of kleine bestellingen.

Kortom jij bent dé secretariële, organisatorische, digitale, administratieve en facilitaire duizendpoot van de directeur.

Omdat dit een duo-functie is, zijn we op zoek naar iemand voor de donderdag én de vrijdag. In aanvang werk je om de week op vrijdag (12 uur). Vanaf januari wordt dat elke vrijdag (16 uur).