Management Assistant EM group at EE (0.6-0.8 FTE)

Introduction
Eindhoven University of Technology is an internationally top-ranking university in the Netherlands that combines scientific curiosity with a hands-on attitude. Our spirit of collaboration translates into an open culture and a top-five position in collaborating with advanced industries. Fundamental knowledge enables us to design solutions for the highly complex problems of today and tomorrow. The mission of the Department of Electrical Engineering is to acquire, share and transfer knowledge and understanding in the whole field of Electrical Engineering through education, research and valorization. We work towards a ‘Smart Sustainable Society’, a ‘Connected World’, and a healthy humanity (‘Care & Cure’). Activities share an application-oriented character, a high degree of complexity and a large synergy between multiple facets of the field. Research is carried out into the applications of electromagnetic phenomena in all forms of energy conversion, telecommunication and electrical signal processing. Existing and new electrical components and systems are analyzed, designed and built. The Electrical Engineering department takes its inspiration from contacts with high-tech industry in the direct surrounding region and beyond. The department is innovative and has international ambitions and partnerships. The result is a challenging and inspiring setting in which socially relevant issues are addressed.

About the Electromagnetics Group
The EM group is expanding rapidly with currently about 60 members including permanent staff, PhDs, Postdocs and EngD trainees. We provide education for various Bachelor and Master programs (Electrical Engineering, Automotive Technology) and conducts research into electromagnetic modeling applications, such as antennas and medical devices. For more detailed information on the activities of the group please check our page Electromagnetics.

Job Description
An exciting opportunity for managerial support in a pleasant research group with short communication lines and a flat organizational structure. As a Management Assistant, you will play a central role in supporting the smooth functioning of the group. You will act as the primary point of contact for the group and take on various responsibilities to ensure effective support and communication.

These include:

• Serving as the primary point of contact for the group for students and external contacts.
• Providing secretarial support to the group chair and staff members. This includes scheduling meetings, reserving rooms, ensuring administrative information is up to date and available for staff members.
• Preparation and follow-up of MT staff meetings and EM-away day (Heidag)
• Tracking of progress of MSc/PhD students. Organizing yearly evaluation of PhD students.
• Calendar management for the group chair.
• Assist in planning and organizing of workshops, seminars, conferences and other events.
• Initiating and organizing social events for the group.
• Welcoming new members in the group via an internal onboarding process.
• Ensuring the correct internal processes and protocols are adhered to.

Job Requirements

• Secretarial or administrative education / experience with at least HBO level of thinking and working
• People-oriented personality with very good social and communication skills with a positive mindset.
• Flexible, service-oriented and proactive attitude.
• Experience working with MS Office (agenda management via Outlook, Word, PowerPoint, Excel and Sharepoint).
• Good command of the Dutch and English language, spoken and written.
• Organizational skills and being able to set the right priorities.
• Being able to quickly master the organizational structure and procedures.

If you are concerned that you don’t meet all the requirements sufficiently, but the job does excite you, then be sure to respond, we would love to look at your profile.

Conditions of Employment
An exciting position within an international yet personal university. You are right in the middle of the students, on a green campus within walking distance of the central station. Besides beautiful architecture, you will find varied workplaces and excellent sports facilities. We also offer you:

• A monthly salary of minimum €3,029 to maximum €3,985 for full-time employment, depending on your knowledge and experience (scale 6 or 7 collective labour agreement for Dutch Universities).
• In addition to vacation pay, a structural end-of-year bonus of 8.3%.
• A favorable arrangement for more holidays or a sabbatical.
• A selection model for additional fringe benefits.
• Working hours in consultation for an optimal work-life balance.
• Scope for your talent with advancement prospects and excellent development opportunities such as mentoring, workshops and coaching.
• Partially paid parental leave and reimbursement for commuting expenses, working from home and the internet.
• A generous employer contribution to the favorable ABP pension plan.

Here you can discover even more information about our conditions of employment. Build on your career at TU/e!

About us
Eindhoven University of Technology is a leading international university within the Brainport region where scientific curiosity meets a hands-on mindset. We work in an open and collaborative way with high-tech industries to tackle complex societal challenges. Our responsible and respectful approach ensures impact — today and in the future. TU/e is home to over 13,000 students and more than 7,000 staff, forming a diverse and vibrant academic community.

Information
Do you recognize yourself in this profile and would you like to have more information about the position, please contact the hiring manager: Prof. Bart Smolders, Full Professor, a.b.smolders@tue.nl.

For questions about the application process or the conditions of employment, please contact Kevin Caris, HR-Advisor, k.t.caris@tue.nl.

Are you inspired and would like to know more about working at TU/e? Please visit our career page.

Application
If you are interested, please use the ‘apply’ button to send us your CV and letter of application with your motivation and a description of your qualifications. Ensure that you submit all the requested application documents. We give priority to complete applications.

Screening of candidates begins as soon as applications are received and continues until the position is filled. Where applicable, internal candidates will be given priority over external candidates where they are equally suitable.

We look forward to receiving your application!

Please note

• You can apply online. We will not process applications sent by email and/or post.
• A pre-employment screening (e.g. knowledge security check) can be part of the selection procedure. For more information on the knowledge security check, please consult the National Knowledge Security Guidelines.
• Important for non-EU applicants: Please be aware that for this position, specific residence permit requirements apply. If you are a non-EU national, you may not be eligible to legally work in this role under current Dutch immigration regulations. We strongly advise you to contact our Staff Immigration Team (staffimmigration@tue.nl) before applying to check your eligibility and to receive further guidance.
• Please do not contact us for unsolicited services.

Management Assistant EM group at EE (0.6-0.8 FTE)

An exciting opportunity for managerial support in a pleasant research group with short communication lines and a flat organizational structure. As a Management Assistant, you will play a central role in supporting the smooth functioning of the group. You will act as the primary point of contact for the group and take on various responsibilities to ensure effective support and communication.

These include:

• Serving as the primary point of contact for the group for students and external contacts.
• Providing secretarial support to the group chair and staff members. This includes scheduling meetings, reserving rooms, ensuring administrative information is up to date and available for staff members.
• Preparation and follow-up of MT staff meetings and EM-away day (Heidag)
• Tracking of progress of MSc/PhD students. Organizing yearly evaluation of PhD students.
• Calendar management for the group chair.
• Assist in planning and organizing of workshops, seminars, conferences and other events.
• Initiating and organizing social events for the group.
• Welcoming new members in the group via an internal onboarding process.
• Ensuring the correct internal processes and protocols are adhered to.

Management Office Assistent (0,5 fte)

Introductie
Ben jij de daadkrachtige persoonlijkheid die de juiste prioriteiten weet te stellen? Schakel je snel en werk je zorgvuldig, met een focus op betrokkenheid en resultaat? Dan hebben we een hele mooie functie voor je bij de faculteit Industrial Engineering and Innovation Sciences (IE&IS)!

Functieomschrijving
Als management assistent beheer je de secretariële en administratieve processen binnen de afdeling Research Support van de faculteit. Daarbij ligt de nadruk op twee gebieden: de opleiding onze PhD studenten (studenten die in een vierjarig promotietraject zitten) en de ondersteuning van de interuniversitaire onderzoeksschool Beta en het landelijke Graduate Program Operations Management and Logistics. Je bent aanspreekpunt voor PhD studenten over hun opleidingstraject, je organiseert PhD-cursussen, je houdt de voortgang van de individuele PhD-opleidingstrajecten in de gaten en je bereidt certificaten voor. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van congressen en symposia en draag je bij aan de communicatie via nieuwsbrieven, informatie op websites en via LinkedIn.

Je ben verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de afdeling Research Support. Je bent het aanspreekpunt van de afdeling en je plant afspraken in. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert ze en handelt ze af. Je bent de centrale persoon om het brede scala aan werkzaamheden binnen de afdeling Research Support in goede banen te leiden. Je neemt initiatief en houdt van afwisseling. Geen dag is hetzelfde.

De afdeling Research Support richt zich op het onderzoeksbeleid van de faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences. Hierbij gaat het niet alleen om beleidsontwikkeling en het afleggen van verantwoording. Research Support monitort de ruim 225 PhD-trajecten, draagt zorg voor de kwaliteitsborging daarvan, ondersteunt de ruim 125 wetenschappelijk medewerkers bij een breed scala aan onderzoeksgerelateerde zaken, en is verantwoordelijk voor de interuniversitaire onderzoeksschool Beta en het landelijke Graduate Program Operations Management and Logistics.

De faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences (IE&IS) combineert disciplinaire kennis uit de geesteswetenschappen, sociale wetenschappen en technische wetenschappen om de complexe problemen van industrie en maatschappij op te lossen. We werken samen om verantwoorde en effectieve innovaties te creëren voor de onderzoeksthema's: Humans and Technology, Supply Chain Management, Sustainability and Circularity, en Value of Data-Driven Intelligence.

Functie-eisen

• Je bent een enthousiaste, proactieve en daadkrachtige professional met een afgeronde opleiding op minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur tot secretaresse of management assistant. Je werkt zelfstandig maar bent wel een teamspeler door op een prettige en stimulerende wijze binnen een team te functioneren.
• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden, het vermogen om prioriteiten te stellen en je werkt nauwkeurig.
• Je kunt informatie in het Nederlands en Engels duidelijk en effectief overbrengen, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je beschikt over gedegen kennis van Outlook, Word en Excel en je bent in staat je nieuwe systemen snel eigen te maken.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal € 3.029,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar via Euflex.
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons
TU Eindhoven is een internationaal toonaangevende universiteit middenin in de Brainportregio waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid en een hands-on mentaliteit samenkomen. We werken open en intensief samen met hightechindustrieën aan oplossingen voor complexe maatschappelijke uitdagingen. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én morgen. TU/e telt ruim 13.000 studenten en meer dan 7.000 medewerkers, en vormt een diverse en levendige academische gemeenschap.

Informatie
Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Geertje Kramer, beleidsmedewerker onderzoek, via email: g.g.kramer@tue.nl of telefonisch: +31 40 247 4576.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HR services (HRServices.IEIS@tue.nl).

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie
Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties op uiterlijk 9 januari 2026. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.

Management Office Assistent (0,5 fte)

Als management assistent beheer je de secretariële en administratieve processen binnen de afdeling Research Support van de faculteit. Daarbij ligt de nadruk op twee gebieden: de opleiding onze PhD studenten (studenten die in een vierjarig promotietraject zitten) en de ondersteuning van de interuniversitaire onderzoeksschool Beta en het landelijke Graduate Program Operations Management and Logistics. Je bent aanspreekpunt voor PhD studenten over hun opleidingstraject, je organiseert PhD-cursussen, je houdt de voortgang van de individuele PhD-opleidingstrajecten in de gaten en je bereidt certificaten voor. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van congressen en symposia en draag je bij aan de communicatie via nieuwsbrieven, informatie op websites en via LinkedIn.

Je ben verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de afdeling Research Support. Je bent het aanspreekpunt van de afdeling en je plant afspraken in. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert ze en handelt ze af. Je bent de centrale persoon om het brede scala aan werkzaamheden binnen de afdeling Research Support in goede banen te leiden. Je neemt initiatief en houdt van afwisseling. Geen dag is hetzelfde.

De afdeling Research Support richt zich op het onderzoeksbeleid van de faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences. Hierbij gaat het niet alleen om beleidsontwikkeling en het afleggen van verantwoording. Research Support monitort de ruim 225 PhD-trajecten, draagt zorg voor de kwaliteitsborging daarvan, ondersteunt de ruim 125 wetenschappelijk medewerkers bij een breed scala aan onderzoeksgerelateerde zaken, en is verantwoordelijk voor de interuniversitaire onderzoeksschool Beta en het landelijke Graduate Program Operations Management and Logistics.

De faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences (IE&IS) combineert disciplinaire kennis uit de geesteswetenschappen, sociale wetenschappen en technische wetenschappen om de complexe problemen van industrie en maatschappij op te lossen. We werken samen om verantwoorde en effectieve innovaties te creëren voor de onderzoeksthema's: Humans and Technology, Supply Chain Management, Sustainability and Circularity, en Value of Data-Driven Intelligence.

Research Laboratory Technician, mechanical and vacuum technology

Introductie
Werk je graag met vacuüm-, dunne-film- en magnetische systemen? Wil je nieuwe technieken ontwikkelen voor magnetische elektronica? Kom bij ons werken als Onderzoeks en Laboratorium Technicus en ontwikkel jouw vaardigheden in een dynamische, hightech onderzoeksomgeving.

De onderzoeksgroep Fysica van Nanostructuren (FNA) doet toonaangevend onderzoek aan magnetische dunne-filmsystemen die op nanometerschaal gestructureerd worden. Fundamentele eigenschappen worden onderzocht voor toekomstige toepassingen voor micro-elektronica, sensoren, fotonica en medische zorg.

De specialiteit van de groep betreft een nieuw type elektronica waarbij magnetische principes een rol spelen, de zogenaamde spintronica. Daartoe beheert de groep een wereldwijde state-of-the-art faciliteit bestaande uit aan elkaar gekoppelde ultrahoog vacuüm (UHV) kamers voor het deponeren en karakteriseren van nanometer dunne films. Daarnaast worden diverse opstelling gebruikt voor magnetische-, optische- en elektrische transportmetingen, waarvan een deel gebaseerd op cryogene technieken.

Opleiding van studenten en jonge onderzoekers in deze hightech omgeving is de hoofdprioriteit van de groep.

Functieomschrijving
De Technicus UHV Onderzoekslaboratorium werkt in een dynamische omgeving, geeft invulling aan de eigen agenda en, is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen toko in een zeer afwisselende functie. De groepstechnicus is aanspreekpunt voor studenten, jonge onderzoekers en wetenschappelijke staf, en helpt hen problemen op te lossen en nieuw onderzoek te realiseren.

Samen met een ervaren collega technicus, draagt hij/zij zorg voor het onderhoud en optimaal functioneren van de experimentele opstellingen binnen de groep. De geschikte kandidaat is leergierig om kennis op zowel UHV als cryogene technieken op voldoende niveau te verwerven voor een zelfstandige rol binnen de complexe apparatuur. Het is een pré als je bereid bent om software te leren gebruiken voor automatisering en systeemcontrole (bijvoorbeeld Python of LabView).

Een bijdrage op basis van groeiende expertise aan andere onderzoeksgroepen binnen de faculteit zal onderdeel gaan vormen van de functie op de langere termijn.

Taken
Als Technicus Onderzoekslaboratorium bent u verantwoordelijk voor onder meer de volgende zaken:

• Zorgdragen voor de continuïteit van de hoogwaardige infrastructuur;
• Onderhoud van de onderzoeksopstellingen in de laboratoria;
• Het signaleren en oplossen van problemen;
• Het ontwerpen, (laten) uitvoeren en begeleiden van het fabricageproces van nieuwe componenten en apparatuur, e.e.a. in samenspraak met de wetenschappers;
• Het ondersteunen, inleren en helpen van studenten en onderzoekers bij hun werkzaamheden in de laboratoria;
• Onderhouden van contacten met externe bedrijven betreffende bestellingen en onderhoud;
• Afstemmen van werkzaamheden met andere onderzoeksgroepen en diensten binnen de universiteit.

Functie-eisen
Wij zoeken een kandidaat die voldoet aan de volgende eisen:

• Je hebt een afgeronde MBO niveau 3 of 4 opleiding bijvoorbeeld in de richting mechatronica of soortgelijke richtingen, of hebt dit niveau verkregen door ervaring;
• Bij voorkeur heb je kennis van verspanende technieken, cryotechniek, ultra hoog vacuum (UHV) techniek, of bent bereid hiertoe opleidingen te volgen;
• Je hebt kennis van de te gebruiken materialen en schoonmaakprocedures;
• Je hebt kennis over de werking van verschillende pompen en drukmeters;
• Je hebt feeling met (UHV) laswerk
• Je hebt een redelijke beheersing van de Engelse taal, waarbij mondelinge beheersing het belangrijkste is;
• Affiniteit om laboratorium automatiserings software te leren ontwikkelen / beheren
• Ervaring in een soortgelijke werkomgeving is een pre.

Arbeidsvoorwaarden
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een functie van 0,5 FTE. Afhankelijk van jouw kennis en ervaring staan we open voor het verkennen van aanvullende mogelijkheden binnen onze afdeling om je werktijd uit te breiden.
• Een maandsalaris van minimaal € 3.382,- tot maximaal € 4.484,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons
TU Eindhoven is een internationaal toonaangevende universiteit middenin in de Brainportregio waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid en een hands-on mentaliteit samenkomen. We werken open en intensief samen met hightechindustrieën aan oplossingen voor complexe maatschappelijke uitdagingen. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én morgen. TU/e telt ruim 13.000 studenten en meer dan 7.000 medewerkers, en vormt een diverse en levendige academische gemeenschap.

Informatie
Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder Bert Koopmans, B.Koopmans@tue.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met Marloes Thoolen (HR-adviseur), m.thoolen@tue.nl.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie
Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.