Coördinator / Scrummaster Archief

Functieomschrijving
Als Coördinator Archief ben je de verbindende schakel binnen het archiefteam. Je combineert inhoudelijke werkzaamheden op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer met een coördinerende en coachende rol richting het team. Je brengt structuur aan in processen, planning en samenwerking en zorgt ervoor dat de dagelijkse dienstverlening soepel verloopt.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's binnen het team en ondersteunt bij het oplossen van knelpunten in de uitvoering. Daarbij houd je overzicht over de verschillende werkzaamheden, bewaak je de voortgang en stuur je waar nodig bij. Je bent een natuurlijke verbinder die kansen ziet om processen te verbeteren, informatie beter te borgen en die teamleden stimuleert om gezamenlijk tot de beste resultaten te komen.

Communicatie speelt een centrale rol in deze functie. Je onderhoud gemakkelijk contacten binnen het team en de universiteit, begrijpt de belangen van verschillende afdelingen en weet collega's mee te nemen in veranderingen op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitalisering.
Samen met de Product Owner en Archiefexperts draag je bij aan de verdere professionalisering van het team, waarbij je aandacht hebt voor kwaliteit, dienstverlening, teamontwikkeling en continue verbetering van processen.

Over de organisatie
Een ambitieuze universiteit vraagt om goede en betrokken ondersteuning voor haar studenten en medewerkers. Binnen product area Data & Insights van de dienst Library and Information Services ondersteunen en begeleiden we de TU/e naar een datagedreven organisatie. Binnen het product team Archive kijken we voortdurend hoe we de digitale informatievoorziening binnen onze organisatie verder kunnen stroomlijnen en optimaliseren en we adviseren onze collega’s over het archiveren en vernietigen van informatie en digitaliseren informatiestromen zoals poststukken, tentamens en formulieren.

Je taken – Coördinatie en procesverbetering

• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden binnen het archiefteam en bewaken van de voortgang van werkzaamheden en dienstverlening.
• Inrichten, beschrijven en optimaliseren van werkprocessen en dienstverlening binnen het team volgens principes van continu verbeteren en de agile werkwijze.
• Beheren en actueel houden van interne werkinstructies, handleidingen en procesdocumentatie.
• Bewaken van planning, capaciteit en samenhang tussen de verschillende meer operationele werkzaamheden binnen het team.
• Fungeren als troubleshooter bij operationele vraagstukken en het wegnemen van belemmeringen die het team hinderen in de uitvoering van werkzaamheden.
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e-archiefbeleid dat aansluit op wet- en regelgeving, relevante normen en duurzaam records management.
• Initiëren, coördineren en/of uitvoeren van projecten variërend van kleinschalige verbetertrajecten tot universiteitsbrede implementaties.

Je taken – coaching en samenwerking

• Coachen en ondersteunen van teamleden in hun dagelijkse werkzaamheden - stimuleren van eigenaarschap, teamvolwassenheid en autonomie binnen het team.
• Bevorderen van een open, professionele en positieve teamsamenwerking.
• Coördineren en faciliteren van teamoverleggen.
• Ondersteunen bij het oplossen van samenwerkings- en communicatievraagstukken binnen het team.
• Samen met collega's adviseren en begeleiden van faculteiten en diensten bij vraagstukken rondom registratie, archivering en informatiebeheer.
• Fungeren als toegankelijk aanspreekpunt en vraagbaak voor collega's binnen het team.

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Ervaring met recordmanagement, informatiebeheer, archivering of kwaliteitsmanagement binnen een informatie-intensieve organisatie.
• Ervaring met het coördineren van werkzaamheden, processen en/of projecten.
• Kennis van of affiniteit met agile werken (of je bent bereid dit te leren) procesverbetering en continue ontwikkeling.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met collega's op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Organisatiesensitief, verbindend en in staat om verschillende belangen samen te brengen.
• Analytisch sterk, kwaliteitsgericht en in staat overzicht te houden over meerdere werkstromen tegelijkertijd.
• Proactief, resultaatgericht en in staat snel te schakelen tussen operationele en tactische werkzaamheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Arbeidsvoorwaarden
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.873,- tot maximaal € 5.760,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 9/10 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/e‑campus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons
Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier.

Informatie
Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met onze Product Owner Archive: Brenda Verhees via b.verhees1@tue.nl

Bezoek onze website voor meer informatie over het sollicitatieproces. Je kunt hierover ook contact opnemen met onze Senior Recruiter Rob van der Linden via r.m.e.v.d.linden@tue.nl / 06 39 58 22 73

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie
Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.

Coördinator / Scrummaster Archief

Als Coördinator Archief ben je de verbindende schakel binnen het archiefteam. Je combineert inhoudelijke werkzaamheden op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer met een coördinerende en coachende rol richting het team. Je brengt structuur aan in processen, planning en samenwerking en zorgt ervoor dat de dagelijkse dienstverlening soepel verloopt.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's binnen het team en ondersteunt bij het oplossen van knelpunten in de uitvoering. Daarbij houd je overzicht over de verschillende werkzaamheden, bewaak je de voortgang en stuur je waar nodig bij. Je bent een natuurlijke verbinder die kansen ziet om processen te verbeteren, informatie beter te borgen en die teamleden stimuleert om gezamenlijk tot de beste resultaten te komen.

Communicatie speelt een centrale rol in deze functie. Je onderhoud gemakkelijk contacten binnen het team en de universiteit, begrijpt de belangen van verschillende afdelingen en weet collega's mee te nemen in veranderingen op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitalisering.
Samen met de Product Owner en Archiefexperts draag je bij aan de verdere professionalisering van het team, waarbij je aandacht hebt voor kwaliteit, dienstverlening, teamontwikkeling en continue verbetering van processen.

Over de organisatie
Een ambitieuze universiteit vraagt om goede en betrokken ondersteuning voor haar studenten en medewerkers. Binnen product area Data & Insights van de dienst Library and Information Services ondersteunen en begeleiden we de TU/e naar een datagedreven organisatie. Binnen het product team Archive kijken we voortdurend hoe we de digitale informatievoorziening binnen onze organisatie verder kunnen stroomlijnen en optimaliseren en we adviseren onze collega’s over het archiveren en vernietigen van informatie en digitaliseren informatiestromen zoals poststukken, tentamens en formulieren.

Je taken – Coördinatie en procesverbetering

• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden binnen het archiefteam en bewaken van de voortgang van werkzaamheden en dienstverlening.
• Inrichten, beschrijven en optimaliseren van werkprocessen en dienstverlening binnen het team volgens principes van continu verbeteren en de agile werkwijze.
• Beheren en actueel houden van interne werkinstructies, handleidingen en procesdocumentatie.
• Bewaken van planning, capaciteit en samenhang tussen de verschillende meer operationele werkzaamheden binnen het team.
• Fungeren als troubleshooter bij operationele vraagstukken en het wegnemen van belemmeringen die het team hinderen in de uitvoering van werkzaamheden.
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e-archiefbeleid dat aansluit op wet- en regelgeving, relevante normen en duurzaam records management.
• Initiëren, coördineren en/of uitvoeren van projecten variërend van kleinschalige verbetertrajecten tot universiteitsbrede implementaties.

Je taken – coaching en samenwerking

• Coachen en ondersteunen van teamleden in hun dagelijkse werkzaamheden - stimuleren van eigenaarschap, teamvolwassenheid en autonomie binnen het team.
• Bevorderen van een open, professionele en positieve teamsamenwerking.
• Coördineren en faciliteren van teamoverleggen.
• Ondersteunen bij het oplossen van samenwerkings- en communicatievraagstukken binnen het team.
• Samen met collega's adviseren en begeleiden van faculteiten en diensten bij vraagstukken rondom registratie, archivering en informatiebeheer.
• Fungeren als toegankelijk aanspreekpunt en vraagbaak voor collega's binnen het team.

PhD in Dynamic Metasurfaces for Spacetime-Engineered Light

We are looking for a highly motivated PhD candidate with a background in photonics, optics, or applied physics to contribute to SPARK Marie Skłodowska-Curie Doctoral network. The candidate will develop metasurfaces supporting synthetic crystal rotation through ultrafast spatiotemporal modulation. The project involves theoretical modelling and simulation of anisotropic metasurfaces with epsilon-near-zero (ENZ) like behaviour, realization of dynamically modulated metasurface structures, and experimental evaluation of their ultrafast optical response, with the aim of demonstrating synthetic spacetime rotation, generating spatiotemporal light fields, and uncovering nonreciprocal light–matter interactions.

The PhD candidate will work within the Photonic Integration group at the Department of Electrical Engineering, Eindhoven University of Technology, co-supervised by Prof. I. Liberal at the University of Navarra (UPNA), Spain, The candidate will be part of a multidisciplinary, international team within the SPARK MSCA Doctoral network, working alongside PhD students and researchers on related nonreciprocal and spatiotemporal photonics technologies, with close collaboration across theory, fabrication, and experimental characterization.

The research and secondment activities will be supported by a 6-month stay at the University of Navarra (UPNA), Spain, focused on theoretical modelling, and a 3-month stay at UFI for ultrafast optical characterization, giving the candidate direct access to complementary expertise and facilities across the consortium.

PhD in Spatiotemporal Integrated Metamaterials

We are looking for a highly motivated PhD candidate with a background in photonics, optics, or nanofabrication to contribute to SPARK Marie Skłodowska-Curie Doctoral network. The candidate will develop chip-scale metamaterials with time-varying modulation for nonreciprocal photonic devices. The project involves theoretical and numerical design of dynamically modulated structures, on-chip fabrication using advanced nanolithography, and experimental demonstration of nonreciprocal light transport, with the aim of realizing dynamically modulated metamaterials for nonreciprocal light control and integrating them into photonic circuits for optical communication and quantum applications.

The PhD candidate will work within the Photonic Integration group at the Department of Electrical Engineering, Eindhoven University of Technology, co-supervised by Prof. M. Piccardo at INESC MN, Portugal. The candidate will be part of a multidisciplinary, international team within the SPARK MSCA Doctoral network, working alongside PhD students and researchers on related nonreciprocal and photonic integration technologies, with close collaboration across design, fabrication, and characterization.

The research and secondment activities will be supported by a 6-month stay at INESC MN, Portugal, focused on component measurements, and a 3-month stay at PICadvanced for chip-level integration, giving the candidate direct access to complementary expertise and facilities across the consortium.

PhD in Dynamic Metasurfaces for Spacetime-Engineered Light

Introduction
Are you fascinated by the idea of steering light through time as well as space? Develop metasurfaces for synthetic crystal rotation and nonreciprocal light-matter interactions, with secondments at UPNA, Spain and UltraFast Innovations GmbH, Germany.

Job Description
We are looking for a highly motivated PhD candidate with a background in photonics, optics, or applied physics to contribute to SPARK Marie Skłodowska-Curie Doctoral network. The candidate will develop metasurfaces supporting synthetic crystal rotation through ultrafast spatiotemporal modulation. The project involves theoretical modelling and simulation of anisotropic metasurfaces with epsilon-near-zero (ENZ) like behaviour, realization of dynamically modulated metasurface structures, and experimental evaluation of their ultrafast optical response, with the aim of demonstrating synthetic spacetime rotation, generating spatiotemporal light fields, and uncovering nonreciprocal light–matter interactions.

The PhD candidate will work within the Photonic Integration group at the Department of Electrical Engineering, Eindhoven University of Technology, co-supervised by Prof. I. Liberal at the University of Navarra (UPNA), Spain, The candidate will be part of a multidisciplinary, international team within the SPARK MSCA Doctoral network, working alongside PhD students and researchers on related nonreciprocal and spatiotemporal photonics technologies, with close collaboration across theory, fabrication, and experimental characterization.

The research and secondment activities will be supported by a 6-month stay at the University of Navarra (UPNA), Spain, focused on theoretical modelling, and a 3-month stay at UFI for ultrafast optical characterization, giving the candidate direct access to complementary expertise and facilities across the consortium.

Job Requirements

• Master's degree in Electrical Engineering, Optics, Applied Physics, Materials Engineering, or a related field.
• A research-oriented attitude.
• Ability to work in an interdisciplinary team and interested in collaborating with industrial partners.
• Motivated to develop your teaching skills and coach students.
• Fluent in spoken and written English (C1 level).

Conditions of Employment
A meaningful job in a dynamic and ambitious university, in an interdisciplinary setting and within an international network. You will work on a beautiful, green campus within walking distance of the central train station.

In addition, we offer you:

• Full-time employment for four years, with an intermediate assessment after nine months. You will spend a minimum of 10% of your four-year employment on teaching tasks, with a maximum of 15% per year of your employment.
• Salary and benefits (such as a pension scheme, paid pregnancy and maternity leave, partially paid parental leave) in accordance with the Collective Labour Agreement for Dutch Universities, scale P (min. € 3,204 - max. € 4,051 gross base salary per month (full-time)).
• In addition to your base salary, you will receive an 8% holiday allowance and an 8.3% year-end bonus, both calculated based on your annual gross base salary.
• Generous leave options: a standard 29 days (based on a 38 hour working week) per year that you can increase to 41 days by working two hours more per week (flexible working hours). This is prorated if you work part-time.
• As a TU/e employee, you participate in the ABP pension scheme, providing retirement pension and pension benefits for surviving dependents and occupational disability. TU/e pays 70% of the pension premium, while employees contribute the remaining 30%.
• High-quality training programs and other support to grow into a self-aware, autonomous scientific researcher. At TU/e we challenge you to take charge of your own learning process.
• An excellent technical infrastructure, and on-campus children's day care.
• Unlimited access to the modern on‑campus TU/e Student Sports Center at an exceptionally affordable rate.
• We support your wellbeing with free 24/7 access to OpenUp, providing you and your family with mental health support, expert guidance, and online training.
• An allowance for commuting, working from home and internet costs.
• A Staff Immigration Team and a tax compensation scheme (the Expat Scheme) for international candidates.

On our website you can discover even more information about our conditions of employment. Build on your career at TU/e!

About us
We are a leading international university where scientific curiosity meets a hands-on mindset. We work in an open and collaborative way with high-tech industries to tackle complex societal challenges. Our responsible and respectful approach ensures impact — today and in the future. TU/e is home to over 13,000 students and more than 7,000 staff, forming a diverse and vibrant academic community.

Our university is located in Brainport Eindhoven — a world‑leading tech region with more than 7,000 high‑tech companies and strong R&D activity. Known for breakthroughs in AI, photonics, semiconductors and advanced manufacturing, Brainport is a place where technology serves people and society. Learn more about the Brainport region here.

Information
Do you recognize yourself in this profile and would you like to know more? Please contact the hiring manager Humeyra Caglayan, h.caglayan@tue.nl.

Visit our website for more information about the application process. You can also contact Kevin Caris, HR Advisor, k.t.caris@tue.nl.

Curious to hear more about what it’s like as a PhD candidate at TU/e? Please view the video.

Are you inspired and would like to know more about working at TU/e? Please visit our career page.

#EUfunded This is an EU funded project, named SPARK MSCA DN, with project number RT205698, within program HE / MSCA.

Application
We invite you to submit a complete application by using the apply button. The application should include a:

• Cover letter in which you describe your motivation and qualifications for the position.
• Curriculum vitae, including research experience and a list of your publications.
• Contact information of three relevant references. Kindly note that we may reach out to references at any stage of the recruitment process. We recommend notifying your references upon submitting your application.
• All other information that might be relevant.

Ensure that you submit all the requested application documents. We give priority to complete applications.

We look forward to receiving your application and will screen it as soon as possible. The vacancy will remain open until the position is filled.

Please note

• You can apply online. We will not process applications sent by email and/or post.
• A pre-employment screening (e.g. knowledge security check) can be part of the selection procedure. For more information on the knowledge security check, please consult the National Knowledge Security Guidelines.
• Please do not contact us for unsolicited services.