Alumni officer 0,8 - 1 fte

Je krijgt de ruimte én verantwoordelijkheid om de volgende stap te zetten. Je bouwt voort op wat er al is, brengt samenhang aan en ontwikkelt nieuwe initiatieven waar nodig. Je werkt op het snijvlak van strategie en uitvoering en zorgt voor een duidelijk en aantrekkelijk geheel dat waarde creëert voor alumni én voor de faculteit. Daarbij werk je nauw samen met collega’s van marketing & communicatie, studentorganisaties, het centrale alumniteam, collega's van andere faculteiten, het Erasmus Trustfonds en externe partners.

Je verantwoordelijkheden bestaan uit het:

Opbouw en doorontwikkeling van het alumni-programma

• Verder uitwerken van de alumni-strategie en zorgen voor de implementatie
• Aanbrengen van structuur in de ‘Do, Learn en Donate’-proposities en deze zichtbaar en toepasbaar maken
• Signaleren van kansen voor verdere ontwikkeling van het alumni-programma en deze vertalen naar concrete voorstellen en activiteiten

Ontwikkeling en uitvoering van alumni engagement

• Ontwikkelen, coördineren en organiseren van alumni-activiteiten en -initiatieven, zoals de Young Alumni BBQ, het Alumni Diner en netwerkbijeenkomsten
• Ontwikkelen van een structureel en terugkerend alumni-eventprogramma
• Stimuleren van alumni-betrokkenheid bij onderwijs, onderzoek en engagement
• Bijdragen aan initiatieven op het gebied van Lifelong Learning voor alumni

Relatiebeheer en interne samenwerking

• Onderhouden van relaties met alumni en relevante externe partners
• Afstemmen van activiteiten en initiatieven met verschillende stakeholders binnen de faculteit en universiteit
• Zorgen voor verbinding en samenhang tussen initiatieven en betrokken partijen

Data, communicatie en ontwikkeling van fundraising

• Coördineren van de communicatie met alumni, onder meer via de nieuwsbrief en online kanalen
• Bijdragen aan het verbeteren en benutten van alumni-data
• Ontwikkelen van het programma op het gebied van alumni-fundraising
• Monitoren en evalueren van alumni-activiteiten en rapporteren over de voortgang en resultaten

managementassistent Erasmus Graduate School of Law (20 of 21 uur / 0,5/0,55 fte)

Erasmus Graduate School of Law is de graduate school van de faculteit, waarin alle promovendi zijn ondergebracht. EGSL is verantwoordelijk voor de begeleiding, monitoring en opleiding van de promovendi. Ter ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden van de graduate school zijn wij op zoek naar een managementassistent voor 20 of 21 uur per week. Het betreft een flexibel in te vullen en veelzijdige functie, waarin je te maken krijgt met promovendi en hun onderzoeksprojecten, het beleid van de graduate school en met de communicatie over en met promovendi, hoogleraren en docenten van ons onderwijsprogramma.

Werkzaamheden
Tot de taken van de managementassistent behoren onder andere:

• Ondersteunen bij organisatie van het onderwijsprogramma en andere EGSL-evenementen (zoals rooster gerelateerde werkzaamheden, het regelen van facilitaire zaken, afstemming met docenten en communicatie met deelnemers);
• Ondersteunen bij het up-to-date houden van de website van EGSL en het intranet;
• Fungeren als key user van het promovendivolgsysteem Hora Finita en ondersteuning bieden bij het gebruik van elektronische leeromgeving Canvas;
• Beheren van de algemene EGSL-mailbox;
• Bijhouden van diverse databases;
• Plannen van (monitorings-)afspraken;
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor vragen van promovendi;
• Uitvoeren van diverse algemene ondersteunende werkzaamheden.

Registrar Officer

You will be responsible for processing examination grades and managing the academic student experience/administration from admissions, via enrolment, to graduation. You offer services that are accurate, timely and consistent with RSM academic policies. Furthermore, you manage, maintain and update academic information in various systems like CRM, Osiris and Canvas. Together with your colleagues from other departments you will ensure compliance with admission requirements, academic guidelines and examinations, and accreditation regulations.

In addition, you are responsible for verifying degrees and certificates for alumni, as well as providing certified copies of documents such as diplomas, transcripts, letters, and other records to students, alumni, faculty, and external organizations An important task in your role will be key user for Osiris, so experience with this system is required. Additionally, familiarity with educational policies and compliance frameworks is a plus.

As Registrar Officer, you are part of the Registrar’s Office within Academic Services. You report to the Manager and collaborate closely with colleagues, programme managers, students, faculty, alumni, and a range of internal and external stakeholders.

Your daily activities and responsibilities include:

• Manage track records in our administrative systems from enrolment to graduation, including deferrals or withdrawals
• Manage the grading system/process by constantly aiming for efficiency and effectiveness in using our systems through innovation, standardization and automation.
• Check whether the grading process and procedures are compliant with current Examination Regulations and provide clear guidance and advise to faculty, students and staff.
• Handle daily administrative requests (i.e. grade reports, feedback requests, enrolment letters, certified copies of documents, verification letters, etc.) from students and alumni, companies and RSM staff to ensure that the information provided is accurate, on time and consistent with RSM policies.
• Liaise with several departments from the greater Erasmus University, including academic affairs and student services, as well as the RSM Examination Board.
• Assist in formal accreditations and contribute with project management skills to setting internal compliance and quality assurance procedures.
• Issue diplomas and transcripts once academic requirements are met

(Junior) Bedrijfsjurist (0,8 – 1,0 fte)

Jij bent de bedrijfsjurist van de universiteit. Als breed georiënteerde jurist privaatrecht heb je een takenpakket met uiteenlopende werkzaamheden, die voornamelijk bestaan uit het adviseren van collega’s. De werkzaamheden zijn divers en niet altijd strikt privaatrechtelijk of ondernemingsrechtelijk, maar kunnen ook raken aan bijvoorbeeld mededingingsrecht, IE-recht, onderwijsrecht of de Wet open overheid. Je kunt daarbij altijd een beroep doen op de deskundigheid van je collega’s van de afdeling Juridische Zaken (30 collega’s).

Je takenpakket bestaat onder meer uit het:

• Beoordelen en opstellen van overeenkomsten en het identificeren van juridische risico’s. Hierbij streef je naar creatieve en werkbare oplossingen die passen binnen de praktijk van de organisatie.
• Bieden van brede juridische ondersteuning aan leidinggevenden en medewerkers door juridische vragen uit te zoeken en advies te geven over uiteenlopende kwesties.
• Bijdragen aan de ontwikkeling van nieuw beleid en het aanscherpen van bestaande interne procedures, waarbij je proactief verbetervoorstellen doet en juridische modellen beheert.
• Ondersteunen bij de implementatie van regelgeving en de naleving ervan, inclusief het afhandelen van juridische kwesties om de belangen van de instelling te borgen.

Admissions Officer

Als admissions officer combineer je inhoudelijke beoordeling met communicatie en procesverbetering.

Je taken bestaan uit:

• Beoordelen van studentdossiers voor bachelor-, premaster- en masterprogramma’s
• Interpreteren van internationale diploma’s en onderwijssystemen (dit leer je ‘on the job’)
• Adviseren van kandidaten over toelating en procedures via e-mail, telefoon en tijdens open dagen
• Signaleren van knelpunten in processen en meedenken over verbeteringen
• Meewerken aan het verbeteren van het online aanmeldproces
• Ondersteunen bij systemen zoals het ticketsysteem (Freshdesk)
• Werken met tools binnen Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint)
• Samenwerken met collega’s om het proces efficiënt en schaalbaar te houden

Hoe ziet je werkdag eruit?
Je start je dag met het doornemen van nieuwe en lopende studentdossiers. Je beoordeelt aanvragen, vraagt waar nodig aanvullende informatie op en stemt af met collega’s over complexe casussen. Twee keer per week begin je de dag met een teamoverleg waarin je de voortgang, prioriteiten en eventuele knelpunten bespreekt.

Gedurende de dag heb je contact met (internationale) kandidaten via e-mail en telefoon en help je hen bij vragen over toelating en procedures. Tijdens piekperiodes kan dit tempo hoog liggen en is het belangrijk dat je overzicht houdt en prioriteiten stelt. Je werkt met duidelijke targets, zodat je weet hoeveel dossiers en vragen je kunt verwachten en waar je focus ligt.

Daarnaast werk je samen met collega’s aan het verbeteren van processen en systemen. Je signaleert knelpunten in het aanmeldproces en denkt mee over hoe dit efficiënter en gebruiksvriendelijker kan.

Regelmatig neem je deel aan open dagen en voorlichtingsactiviteiten, waar je direct in contact staat met toekomstige studenten en hun ouders.