Integration Process Lead (temporary role/assignment)

Depending on the profile of the selected candidate and the most suitable construction in practice, the role may be filled through different arrangements, including internal secondment, temporary appointment or an external assignment. We explicitly welcome applications from experienced external professionals with relevant expertise in complex institutional change processes.

The Interim Integration Process Lead will support the next phase of the IHS-ISS integration exploration by designing, coordinating and safeguarding the overall process architecture. The purpose of this phase is to work towards a well-structured and substantiated proposal for the Executive Board, seeking approval to proceed to the formal organisational change. This includes helping ensure that the process produces a sufficiently coherent, coordinated and decision-ready basis for Executive Board consideration.

This assignment should be understood as a next-phase process leadership role: building on earlier preparatory and exploratory work, but with a clearer mandate to structure and steer the process towards a decision-ready proposal for consideration by the Executive Board. This proposal will include an assessment of the strategic case for integration (including its contribution to EUR Strategy 2030), alongside a careful review of, inter alia, the academic, legal, business, financial, and HR dimensions of the integration.

The role is therefore intended to provide structure, coherence, pacing and governance oversight to this phase, ensuring that the process leads in a careful and credible way towards a sufficiently robust basis for decision by the Executive Board and other key stakeholders.

Assignment nature
This is a temporary, focused interim assignment for the exploration phase. The role is intended to support a careful, credible and well-paced process that enables both institutes to work through the next stage in a structured and transparent way.

• approximately 3-4 days per week
• for approximately 6 months

Responsibilities
The Interim Integration Process Lead will:

• with the support of the ISS Rector and IHS General Director, and drawing on the work already undertaken in the preliminary phase, design and establish the governance structure for the next phase, including working groups, decision-making lines, escalation routes and coordination mechanisms
• drive the process towards an integrated and decision-ready proposal for the Executive Board, ensuring that relevant inputs are brought together in a coherent and timely way
• translate the next phase into a realistic roadmap, sequence and planning logic
• ensure that each workstream has a clear mandate, expected outputs and place within the wider process
• safeguard alignment and interdependence across the different lines of work, including strategic, organisational, HR, legal, financial and communications dimensions
• support the development of clear working agreements on roles, expectations, timelines and ways of working
• shape a credible consultation and communication approach across the relevant stakeholder groups
• monitor overall progress and identify risks, bottlenecks, overlaps, delays or ambiguities in a timely manner
• support leadership in maintaining an appropriate pace: fast enough to preserve momentum, and careful enough to allow for trust, ownership and meaningful engagement.

Reporting lines
The Interim Integration Process Lead will report to the Rector of ISS and the General Director of IHS and will be an integral part of a steering group that also includes the Institute Director of ISS, the Head of HR of IHS, and another member of professional services of ISS.

The Process Lead will support and coordinate the overall process on behalf of this steering group, ensuring that the agreed roadmap, workstreams and consultation processes are implemented effectively. The steering group will provide strategic guidance, monitor progress and serve as the main forum for escalation and decision preparation prior to Executive Board consideration.

Teamleider Grootboekadministratie (1,0 fte)

Als teamleider Record Transaction Office fungeer je als meewerkend voorman of -vrouw en stuur je een team van zes medewerkers aan, met wie je samen verantwoordelijk bent voor alle geldstromen. Je belangrijkste taak is om ervoor te zorgen dat de financiële gegevens van de Erasmus Universiteit kloppen en betrouwbaar zijn. Je gaat onder meer aan de slag met de volgende zaken:

• Signaleren van knelpunten in de grootboekprocessen, administratieve processen en systemen. Hier vervolgens verbetervoorstellen voor opstellen, en deze realiseren.
• Fungeren als het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leidinggevende/afdeling en zorgen dat deze vragen tijdig beantwoord of doorverwezen worden.
• Verzorgen van de maandelijkse aansluiting tussen de vaste activa -, crediteuren-, debiteuren- en projectadministratie en de financiële systemen
• Rapporteren over de status in de closing applicatie (nu Runbook, vanaf 1-1-2027 Oracle) en de achterstand in de ticketing applicatie (Topdesk), om knelpunten inzichtelijk te maken.

Je rapporteert aan het afdelingshoofd Financial Transaction Office.

Junior Financieel Medewerker ((1,0 fte)

Voor ons Financieel Transaction Office zoeken wij een junior financieel medewerker die graag een brede rol vervult. De afdeling bestaat uit 18 enthousiaste collega’s en is verantwoordelijk voor de debiteuren-, crediteuren- en grootboekadministratie. Samen zorgen zij voor een juiste, tijdige en volledige registratie van alle financiële transacties binnen de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Je werkt in een poule die verschillende teams ondersteunt wanneer dat nodig is. Dit betekent dat je flexibel schakelt tussen werkzaamheden.

We zoeken daarom een proactieve teamspeler die het leuk vindt om initiatief te nemen, enthousiast is en graag meegroeit in een dynamische omgeving.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verwerken van facturen en bankafschriften
• Beantwoorden van vragen van leveranciers, klanten en studenten
• Beheren van de mailbox
• Analyseren en corrigeren van financiële verschillen
• Ondersteunen bij diverse ad-hoc werkzaamheden binnen de afdeling

Postdoc VICI-onderzoek Houdt opvoeding sociale ongelijkheid in stand?

Taken postdoc onderzoeker:

• Het uitvoeren van onderzoek binnen deelproject 2 (zie introductie);
• Het presenteren van onderzoeksresultaten op internationale conferenties en het publiceren van artikelen in internationale peer-reviewed tijdschriften;
• Samenwerken met de andere onderzoekers die direct en indirect betrokken zijn bij dit project (zoals de andere postdoc-onderzoeker, de promovendus, en de data- en projectcoördinator);
• Onderwijstaken (bijv. het begeleiden van studenten bij de uitvoering van hun scripties) (10% van de aanstelling).

Office Manager

Als Office Manager verricht je secretariële en administratieve werkzaamheden voor diverse (wetenschappelijke) teams binnen de faculteit. Je maakt onderdeel uit van het Support Office, waarin je nauw samenwerkt met andere Office Managers.

Binnen het Support Office wordt gewerkt met specifieke aandachtsgebieden (demandgebieden), zoals HR, IT en Facilitair. Als Office Manager draag je – naast je algemene werkzaamheden – ook bij aan één of meerdere van deze gebieden. Dit betekent dat je je verdiept in bijbehorende processen en hierin een actieve rol vervult.

De belangrijkste werkzaamheden:

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en het ontvangen van bezoekers;
• bieden van administratieve ondersteuning binnen HR-processen, zoals werving & selectie en ziek- en herstelmeldingen;
• uitvoeren van IT-gerelateerde ondersteuning, zoals het coördineren van de uitgifte van hardware en het verzorgen van een soepele onboarding voor (nieuwe) medewerkers;
• afhandelen van correspondentie via mailbox en post, inclusief archivering;
• organiseren van afspraken en vergaderingen, inclusief zaalreserveringen en catering;
• ondersteunen bij de organisatie van evenementen;
• uitvoeren van overige secretariële en administratieve werkzaamheden.

Als Office Manager is het belangrijk dat je gestructureerd werkt en overzicht houdt over verschillende werkzaamheden en aandachtsgebieden. Je werkt in een dynamische omgeving waarin goede communicatieve vaardigheden en gevoel voor verhoudingen essentieel zijn.

Je werkt intensief samen met je directe collega Office Managers en met andere teams binnen het cluster bedrijfsvoering van de faculteit.