Junior Event Manager

Verder ben je verantwoordelijk voor:

• Onder begeleiding meewerken aan het opstellen en bijhouden van projectplannen, draaiboeken en budgetten.
• Ondersteunen bij het meten en evalueren van evenementen aan de hand van KPI’s, met als doel toekomstige activiteiten te optimaliseren.
• Coördinatie van het ontwikkelen van diverse communicatiemiddelen t.b.v. de evenementen (creatieve concepten, brochures, foto’s, video’s en mailings) in samenwerking met andere collega’s.
• Uitvoeren van de projectadministratie.
• Aanwezig zijn tijdens evenementen en fungeren als aanspreekpunt voor betrokkenen op locatie.

European Alliance UNIC Mobility Coordinator

In deze functie ga je:

• Studenten- en stafmobiliteit binnen UNIC stimuleren en promoten, waaronder uitwisseling in het kader van de Multilateral Agreement, en aanvullende mobiliteitsvormen ontwikkelen en coördineren, zoals stages, summer schools, Blended Intensive Programmes (BIPs) en staff weeks.
• Actief werken aan het vergroten van deelname aan UNIC-mobiliteit, waarbij je ervoor zorgt dat de mogelijkheden een brede en diverse groep EUR-studenten en -medewerkers bereiken.
• Nauw samenwerken met collega’s binnen het International Office en met facultaire vertegenwoordigers om mobiliteitsinitiatieven te ontwerpen, te implementeren en continu te verbeteren.
• Sterke werkrelaties opbouwen en onderhouden met stakeholders bij UNIC-partneruniversiteiten en het UNIC Headquarters, deelnemen aan online en fysieke bijeenkomsten van de Mobility Working Group en andere relevante expertgroepen binnen de alliantie, en actief bijdragen aan kennisdeling.
• Deelnemen aan online en fysieke bijeenkomsten van de EUR Exchange Coordinators, het International Mobility & Scholarships Team en andere relevante expertgroepen binnen EUR die betrokken zijn bij studenten- en stafmobiliteit.
• Mobiliteitsdata en trends monitoren, analyseren en interpreteren, hierover rapporteren aan het hoofd van het International Office en UNIC HQ, en inzichten benutten om impact en effectiviteit te vergroten.
• Bijdragen aan de ontwikkeling en versterking van een Community of Practice voor UNIC-professionals op het gebied van studenten- en stafmobiliteit, gericht op peer learning, kennisuitwisseling en innovatie.
• De zichtbaarheid, toegankelijkheid en inclusiviteit van internationale mogelijkheden voor studenten en medewerkers vergroten, met bijzondere aandacht voor ondervertegenwoordigde groepen.
• Kansen signaleren om mobiliteit te versterken en uit te breiden, pilots initiëren en aanvullende Europese financieringsmogelijkheden verkennen, waaronder Erasmus+ (KA2)-projecten.
• UNIC Student Ambassadors werven, selecteren, onboarden en begeleiden, en hun inzet coördineren bij promotie, evenementen en outreachactiviteiten binnen EUR.

European Alliance UNIC Mobility Coordinator

In this role, you will:

• Stimulate and promote student and staff mobility within UNIC, including exchange under the Multilateral Agreement, and develop and coordinate additional mobility formats such as internships, summer schools, Blended Intensive Programmes (BIPs), and staff weeks.
• Actively work to increase participation in UNIC mobility, ensuring that opportunities reach a broad and diverse group of EUR students and staff.
• Work closely with colleagues within the International Office and with faculty representatives to design, implement and continuously improve mobility initiatives.
• Build and maintain strong working relationships with stakeholders at UNIC partner universities and the UNIC Headquarters, participate in online and on-site meetings of the Mobility Working Group and other relevant expert groups within the alliance, and contribute actively to knowledge sharing.
• Participate in online and on-site meetings of the EUR Exchange Coordinators and the International Mobility & Scholarships Team, and other relevant expert groups within EUR, linked to student and staff mobility.
• Monitor, analyse and interpret mobility data and trends, report to the Head of the International Office and UNIC HQ, and use insights to improve impact and effectiveness.
• Contribute to the development and strengthening of a Community of Practice for UNIC professionals working on student and staff mobility, focused on peer learning, exchange of experience and innovation.
• Improve the visibility, accessibility and inclusiveness of international opportunities for students and staff, with particular attention to underrepresented groups.
• Identify opportunities to strengthen and expand mobility, initiate pilots, and explore additional European funding opportunities, including Erasmus+ (KA2) projects.
• Recruit, select, onboard and support UNIC Student Ambassadors, and coordinate their involvement in promotion, events and outreach activities across EUR.

Management Assistant & Event Coordinator (0,8 – 1,0 FTE)

Wij zijn op zoek naar een veelzijdige professional met uitstekende organisatorische vaardigheden, integriteit en een proactieve houding. Deze rol is perfect voor iemand die energie krijgt van afwisseling (schakelen tussen managementondersteuning, administratie en events) en die graag bijdraagt aan een dynamische, sociale omgeving. Jouw verantwoordelijkheden zijn:

Agendabeheer & administratieve ondersteuning

• Beheren van de agenda’s van de Chief Diversity Officer en de manager van het IDEA Center
• Plannen van en notuleren tijdens (afdelings)vergaderingen, inclusief het reserveren van ruimtes en regelen van faciliteiten (zoals catering)
• Beheren van de algemene mailbox van het IDEA Center en zorgen voor tijdige opvolging.
• Coördineren van dagelijkse kantoorwerkzaamheden, zoals het bestellen van kantoorartikelen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en facilitaire vragen
• Ondersteunen van administratieve HR-processen, zoals contractwijzigingen, gastvrijheidsovereenkomsten en onboarding/offboarding.

Event- & projectcoördinatie

• Ondersteunen bij het organiseren van evenementen en activiteiten van het IDEA Center, van het bedenken van geschikte locaties tot het boeken en regelen van logistiek
• Nauw samenwerken met de communicatieadviseur bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen
• In de toekomst: coördineren van de community van studentambassadeurs van het IDEA Center.

Je rapporteert rechtstreeks aan de manager van het IDEA Center.

Management Assistant & Event Coordinator (0,8 – 1,0 FTE)

We are looking for a versatile professional with excellent organisational skills, discretion, and a proactive attitude. This role is ideal for someone who thrives on variety — switching between management support, administration, and event coordination — and who gets energy from supporting a dynamic, social environment. Your responsibilities include:

Agenda management & administrative support

• Manage parts of the agendas for the Chief Diversity Officer and IDEA Center Manager
• Schedule and take minutes during departmental meetings, including booking rooms and arranging facilities (e.g. catering)
• Handle the IDEA Center’s general mailbox and ensure timely follow-up
• Coordinate daily office tasks, such as ordering office supplies
• Serve as the first point of contact for practical, organisational, and facility-related questions
• Support administrative HR processes, including contract changes, hospitality agreements, and onboarding/offboarding

Event & project coordination

• Assist in organising IDEA Center events and activities, from brainstorming about suitable locations, to booking and managing logistics
• Collaborate closely with the communications advisor on event preparation and execution
• In the future, coordinate the IDEA Center’s student ambassador community

You will report directly to the Manager of the IDEA Center.