Coördinator digitale toetsen 0,8 fte

Als coördinator digitale toetsen ben jij verantwoordelijk voor het volledige facultaire toetsproces en fungeer je als schakel tussen docenten en de tentamenorganisatie. Je zorgt ervoor dat tentamens tijdig, correct en gebruiksvriendelijk worden ingericht in de toetsapplicatie ANS. Als key user heb je diepgaande kennis van het systeem en weet je precies hoe je processen efficiënt en foutloos laat verlopen.

Daarnaast heb je een belangrijke rol in het optimaliseren van digitale toetsprocessen. Je signaleert knelpunten, vertaalt behoeften uit de organisatie naar concrete oplossingen en stemt waar nodig af met centrale afdelingen en externe leveranciers. Je adviseert collega’s, houdt rekening met geldende regelgeving en zorgt ervoor dat alle betrokkenen goed geïnformeerd en ondersteund worden. Dankzij jouw communicatieve vaardigheden en proactieve houding weet jij overzicht en structuur te behouden, ook tijdens piekmomenten.

Jouw werkzaamheden in het kort:

• Voorbereiden en controleren van tentamens in ANS
• Monitoren van voortgang en bewaken van deadlines
• Informeren, ondersteunen en adviseren van docenten
• Testen van nieuwe functionaliteiten en releases in ANS
• Up-to-date houden van instructie- en informatiemateriaal
• Optimaliseren en toegankelijk maken van tentamens voor studenten met voorzieningen

Office-assistent

Als Office-assistent werk je in een afwisselende, soms zelfs hectische omgeving en heb je een pittig takenpakket. Je houdt van plannen en organiseren, structureren en houdt daarbij nauw contact met je klant. Je bent binnen het Bestuurssecretariaat verantwoordelijk voor secretarieel-administratieve ondersteuning van het facultaire managementteam (MT) en verzorgt in overleg met de drie andere teamleden alles wat nodig om het bestuurlijke proces en de medezeggenschap binnen de faculteit te ondersteunen. Daarbij treed je ook zeer regelmatig op als notulist.

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Aanspreekpunt voor ’binnenlopers’;
• Beheren van de mailbox van het team;
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en events voor het MT;
• Verzorgen, afhandelen en archiveren van correspondentie en e-mails;
• Notuleren (al dan niet met behulp van AI) tijdens diverse overleggen;
• Overige secretariële, administratieve en faciliterende werkzaamheden, zoals het reserveren van vergaderlocaties, bestellingen.

Je werkt gestructureerd en houd overzicht over alle verschillende werkzaamheden en prioriteiten. Je springt bij waar dat nodig is binnen het team, en draagt op die manier bij aan de dienstverlening van het Bestuurssecretariaat aan het managementteam en de facultaire medezeggenschap. ESSB is een grote en dynamische faculteit. Goede communicatieve vaardigheden, gevoel voor verhoudingen en het vermogen om in hoog tempo en onder tijdsdruk te kunnen werken zijn daarom van essentieel belang.

Senior Beleidsmedewerker Onderwijs (0,8 fte)

Als senior beleidsmedewerker onderwijs houd je je onder andere bezig met:

• Adviseren van het facultaire management team, in het bijzonder de vice-decaan onderwijs, over onderwijsgerelateerde beleidsvraagstukken op de middellange en lange termijn
• Ondersteuning van opleidingsdirecteuren bij onderwijsprogramma’s en bijdragen aan de verdere ontwikkeling van een gedeelde facultaire onderwijsvisie
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de medezeggenschap (faculteitsraad)
• Vertegenwoordigen van de faculteit in de EUR-brede onderwijsontwikkelingen en deze vertalen naar facultair beleid (bv. BAO, Erasmiaanse Waarden)
• Afstemmen van het onderwijsbudget en eerstegeldstroommiddelen voor onderwijsprojecten (bv. BAO-middelen) met de vice-decaan en de financiële afdeling.

(Senior) Beleidsmedewerker Impact & Operations (1 fte)

De functie omvat een divers takenpakket. De(senior) beleidsmedewerker zal, samen met het managementteam van de faculteit en in het bijzonder de directeur Engagement, beleid verder ontwikkelen over hoe de faculteit de komende jaren constructief en efficiënt maatschappelijke impact kan creëren en hoe de faculteit de dialoog aan kan gaan met relevante partijen in de maatschappij. Je takenpakket omvat onder meer de verdere ontwikkeling en implementatie van de facultaire strategie op het gebied van impact & engagement. Daarnaast zal de (senior) beleidsmedewerker actief bijdragen aan de beleidsontwikkeling op het gebied van duurzaamheid in onderzoek, onderwijs en de operationele processen van de faculteit.

Je bent betrokken bij het verder ontwikkelen van publiek-private samenwerking en het versterken van de samenwerking met de facultaire BV’s. Voorbeelden van onderwerpen waarmee je te maken krijgt, zijn onder meer life-long learning, de verbinding met en bijdrage aan grootstedelijke problemen van de stad Rotterdam, en de betrokkenheid van onze alumni en externe belanghebbenden.

Een ander deel van het takenpakket betreft het beleidsterrein Operations. Op basis van de prioriteiten van het MT voert de afdeling HR de regie over het HR-beleid. In afstemming met de HR Business Partner levert de beleidsmedewerker een bijdrage aan de uitwerking van specifieke, tactische en strategische HR-thema's. Met de aankomende verhuizing van de faculteit naar het Tinbergen gebouw, ligt het in de verwachting dat het beleidsterrein huisvesting onderdeel zal worden van het takenpakket.

Tenslotte ben je als (senior) beleidsmedewerker ook verantwoordelijk voor het aanleveren van dossiers bij het College van Promoties. Dit omvat onder andere promoties tot hoogleraar en het ius promovendi. In deze rol houdt je je bezig met de inhoudelijke controle van de documenten en de diverse beleidsvraagstukken die verband houden met promoties en benoemingen.

Je komt te werken in het team van Dean’s Office dat onderdeel is van de Professional Support Staf. Je rapporteert aan het hoofd Dean’s Office en daarnaast krijg je inhoudelijke opdrachten van de directeur Engagement, de directeur Bedrijfsvoering en andere leden van het managementteam.

Relatiecoördinator / databasespecialist

Als Relatiecoördinator en databasespecialist richt je je op het professionaliseren van het beheer van externe relaties én belangstellenden/leads van ESSB. Je bent verantwoordelijk voor de CRM-omgeving en zorgt dat data rondom alumni, stagepartners, onderzoekspartners, opdrachtgevers, studiekiezers en LLO-belangstellenden betrouwbaar, actueel en goed gestructureerd beschikbaar zijn.

Je ontwikkelt samen met betrokken teams processen voor de volledige “levenscyclus” van contacten: van belangstellende (bijvoorbeeld studiekiezer of LLO-lead), naar student, alumnus, LLO-deelnemer en mogelijke opdrachtgever of strategische partner. In dat proces borg je dat nieuwe relaties en leads steeds goed worden vastgelegd, zodat de faculteit structureel zicht houdt op haar netwerk.

Je stuurt niet op de inhoud van relaties en neemt het contact met partners niet over van opleidingen of onderzoekers. In plaats daarvan ondersteun je hen datagedreven: je levert overzichten, analyses en adviezen op basis van CRM-data, die hen helpen beter te bepalen wie in welke context relevant kan zijn (bijvoorbeeld voor stages, werkveldcommissies, LLO-programma’s, contractonderzoek of visitaties).

Samen met collega’s binnen cluster bedrijfsvoering zorg je ervoor dat de CRM-data en segmentaties goed aansluiten op de inzet van marketing automation. Je zorgt bijvoorbeeld dat belangstellenden en deelnemers op de juiste manier zijn ingedeeld, zodat geautomatiseerde en gepersonaliseerde e-mailflows en campagnes effectief kunnen worden ingericht voor studiekiezers, LLO-belangstellenden, LLO-deelnemers en alumni.

De belangrijkste werkzaamheden zijn onder andere:

• inrichten, beheren en doorontwikkelen van de CRM-omgeving voor relaties en leads van ESSB;
• bewaken van datakwaliteit, structuur en eenduidige registratie (bijv. studiekiezer, student, alumnus, LLO-belangstellende, LLO-deelnemer, stagepartner, onderzoekspartner, opdrachtgever);
• ontwerpen en borgen van processen rondom de levenscyclus van contacten (van eerste interesse tot duurzame samenwerking);
• opstellen van analyses, rapportages en dashboards voor opleidingen, onderzoeksgroepen, LLO-teams, business developers en marketing & communicatie;
• datagedreven adviseren over relevante contactgroepen voor specifieke vragen (bijvoorbeeld LLO-incompany, contractonderzoek, stages, gastcolleges, werkveldcommissies, visitaties);
• aansluiten van CRM en segmentaties op marketing automation, in nauwe samenwerking met marketing & communicatie;
• ondersteunen van collega’s bij het gebruik van CRM, inclusief instructie en het beantwoorden van vragen;
• signaleren van kansen voor betere benutting van relaties en leads, onder meer gericht op 3e geldstroom, LLO, stages en impact.

Je maakt deel uit van het cluster Bedrijfsvoering (Professional Services) en werkt daarin nauw samen met andere ondersteunende teams en stafcollega’s.