Medewerker Tentamenorganisatie

Als medewerker Tentamenorganisatie zorg je ervoor dat alle relevante gegevens voor tentamens en studenten in verschillende systemen worden verwerkt. Hiervoor stem je regelmatig af met de faculteiten en collega's binnen het team. Dit deel van het werk vraagt grote nauwkeurigheid, goed kunnen plannen en stressbestendigheid. Er wordt namelijk gewerkt met strakke deadlines en de organisatie van tentamens dient op rolletjes te lopen.

Daarnaast ben je aanwezig tijdens een deel van de tentamens. Hiervoor is het belangrijk dat je flexibel bent qua inzetbaarheid, het fijn vindt om met veel verschillende mensen om te gaan en dat je energie krijgt van het opereren binnen een dynamische omgeving. Je krijgt regelmatig met uitdagingen te maken, die binnen een kort tijdsbestek opgelost moeten worden. Je kunt dan ook snel schakelen en weet ook onder druk het overzicht te bewaren. In de zaal ben jij de expert. Je kent de regels met betrekking tot het afnemen van toetsen en van de betrokken examencommissies, bent dienstverlenend en weet vragen van de betrokkenen te beantwoorden.

Samengevat zijn je belangrijkste werkzaamheden:

• Verzamelen, controleren, corrigeren en digitaal verwerken van gegevens ten behoeve van de tentamenprocessen;
• Monitoren van deadlines die in het toetsproces, voor jouw taken, van belang zijn;
• Afstemmen met collega's in het team over toetsvoorbereiding en –afname, zodat aan alles wordt gedacht. Waar nodig help je ook collega's bij hun taken;
• Fungeren als aanspreekpunt voor studenten en facultaire collega's over het toetsproces en zorgdragen voor een goede samenwerking van de verschillende betrokkenen in de toetszalen;
• Bij calamiteiten tijdens toetsen zorgdragen voor duidelijke communicatie naar betrokkenen en het in gang zetten van oplossingen;
• Signaleren van verbetermogelijkheden in werkprocessen, deze bespreekbaar maken binnen het team en meedenken over concrete verbeteringen.

Product Owner Experimentation & Sandbox AI@EUR (0,8 -1 FTE)

AI@EUR is een dynamisch, universiteitsbreed initiatief dat zich richt op het verantwoord verkennen, ontwikkelen en toepassen van AI in onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Als Product Owner AI Experimentation & Sandbox sta je midden in die beweging. Jij bouwt aan dé plek waar docenten, onderzoekers, studenten en staf veilig kunnen spelen, testen en innoveren met AI.

Je bent de eigenaar van een product dat continu in ontwikkeling is. Je zoomt in op gebruikersbehoeften, vertaalt deze naar een inspirerende productvisie en roadmap, bepaalt welke experimenten en functionaliteiten als eerste het licht zien. In nauwe samenwerking met IT- experts en de business zorg je ervoor dat ideeën niet blijven hangen in plannen, maar daadwerkelijk landen in een werkende organisatie. Het is een rol voor iemand die energie krijgt van pionieren, schakelen tussen strategie en praktijk, en zichtbaar impact wil maken op de manier waarop AI binnen de universiteit wordt gebruikt.

Jouw werkzaamheden:

• Ontwikkelen en uitdragen van de productvisie voor de AI Experimentation & Sandbox en vertalen van strategische AI-doelstellingen naar een heldere roadmap en product backlog.
• Prioriteren en aansturen van experimenten en productontwikkelingen op basis van gebruikersbehoeften, toegevoegde waarde en strategische impact.
• Samenbrengen van stakeholders uit onderwijs, onderzoek, IT (security & privacy), Legal en Data governance om besluitvorming te faciliteren en draagvlak te creëren.
• Coördineren van AI-experimenten van intake tot uitvoering, evaluatie en waar succesvol voorbereiding op opschaling binnen de EUR.
• Borgen van kwaliteit en compliance door ervoor te zorgen dat experimenten voldoen aan kaders voor ethiek, privacy, security, wet- en regelgeving en Responsible AI.
• Monitoren en sturen op resultaat door KPI's en succescriteria vast te stellen, de voortgang en impact van de werkstroom inzichtelijk te maken.

Interne communicatieadviseur studenten & onderwijs

Als interne communicatieadviseur kom je te werken in het team ‘Communications, Internationalisation, Marketing & Alumni (CIMA). Je begint met het uitvoeren van een grondige analyse van de huidige status van de interne communicatie richting studenten. Dit doe je door in gesprek te gaan met de studenten. Waar ligt hun behoefte, hoe bereiken we hen het beste? Je spreekt ook met collega's die verantwoordelijk zijn voor de interne communicatiekanalen en degenen die regelmatig communicatieverzoeken doen. Verder onderzoek je best practices bij andere faculteiten.

Op basis van deze analyse schrijf je een advies en ontwikkel en implementeer je een interne communicatiestrategie voor studenten, inclusief de juiste middelen en kanalen. Je zorgt ervoor dat de procedures voor interne communicatie richting studenten worden uitgewerkt en bekend zijn binnen de organisatie. Je bent een adviseur voor interne belanghebbenden, waarbij je hen ondersteunt bij het opstellen en beoordelen van hun interne communicatie richting studenten om ervoor te zorgen dat de inhoud geschikt is voor het beoogde doel en doelgroep. Uiteraard klim je ook regelmatig zelf in de pen om actief naar studenten te communiceren.

Aangaande de curriculumherziening zullen je taken voor een dag per week gericht zijn op:

• Het ontwikkelen van een communicatieplan dat de verschillende fasen van het herzieningsproject ondersteunt met duidelijke mijlpalen en deadlines.
• Het coördineren van communicatieactiviteiten om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen tijdig en effectief worden geïnformeerd over de voortgang en veranderingen binnen het curriculum.
• Het creëren van informatieve en inspirerende content die de voordelen en impact van de curriculumherziening duidelijk maakt.
• Het monitoren en evalueren van de communicatie-inspanningen om continu verbeteringen aan te brengen en de effectiviteit van de communicatie te waarborgen.

Verder:

• Ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s die vragen hebben over hoe intern te communiceren richting studenten.
• Help je bij de uitvoering van communicatieactiviteiten en schrijf je teksten op basis van je eigen advies.
• Houd je de ontwikkelingen binnen de faculteit nauwlettend in de gaten en vertaal je deze naar concrete adviezen en uitingen voor interne communicatie richting studenten.
• Werk je nauw samen met collega’s binnen en buiten team CIMA, waaronder de interne communicatieadviseur voor medewerkers, ondersteun je elkaar waar nodig en onderhoud je contacten met adviseurs van andere faculteiten.

Teamhoofd afdeling Onderwijs (1 fte)

Je belangrijkste taken omvatten:

• Leidinggeven aan de professional services teams op het gebied van roostering, programmacoördinatie, exchange coördinatie, stagecoördinatie, Education Office, studieadvies, met aandacht voor welzijn, samenwerking en professionele ontwikkeling.
• Uitvoeren van HR-gerelateerde werkzaamheden, waaronder verlofaanvragen, de persoonlijke ontwikkelcyclus en begeleiding bij ziekteverzuim.
• Bewaken van de kwaliteit, voortgang en samenhang van onderwijsgerelateerde processen binnen de verschillende teams.
• Signaleren van knelpunten en, in overleg met de teams, ontwikkelen van voorstellen voor procesverbeteringen en aanpassingen.
• Deelnemen aan universiteitsbrede overleggen en bijdragen aan de verdere ontwikkeling van onderwijsprocessen.
• Afstemmen met de vicedecaan onderwijs over lopende zaken, ontwikkelingen en verbeterinitiatieven.

AI Compliance Officer (0,8 – 1,0 fte)

Als AI Compliance Officer maak je deel uit van het CIO Office en werk je voor de Chief Data Officer (CDO). Samen met collega’s binnen privacy, informatiebeveiliging (security) en documentaire informatiemanagement (DIM) draag je bij aan een verantwoorde en beheersbare inzet van AI binnen de EUR.

Je vormt de schakel tussen regelgeving, beleid en de dagelijkse praktijk. Je vertaalt complexe vereisten naar concrete acties, ondersteunt de organisatie bij AI-vraagstukken en helpt gebruikers om AI-oplossingen op een veilige, transparante en verantwoorde manier toe te passen.

Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit;

• Het classificeren van AI-toepassingen volgens de risicocategorieën van de Europese AI Act en het bepalen van de bijbehorende verplichtingen.
• Het registreren en actueel houden van AI-toepassingen in het AI-register.
• Het begeleiden van AI-usecases en het vertalen van wettelijke verplichtingen naar concrete en uitvoerbare maatregelen.
• Het coördineren van integrale compliancechecks, samen met collega's op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en andere compliance-disciplines.
• Het beoordelen van AI-functionaliteiten in extern ingekochte software en samenwerken met inkoop- en contractmanagement bij AI-compliancetoetsen.
• Het toetsen of de benodigde maatregelen zijn getroffen en adviseren over vervolgstappen om AI compliant en verantwoord in te zetten.