Management Office Assistant

Introduction
Are you organized, proactive, and ready for the next step in your career, finding satisfaction in providing essential support to a board and office? Then we’d love to have you on our team!

Job Description
The department of Mathematics & Computer Science (M&CS) is looking for a Management Assistant for the Board secretariat. As a Management Assistant for the Board Secretariat, you will play a critical role in supporting the smooth functioning of the board and office operations within the department. You will act as the primary point of contact for board members and take on various responsibilities to ensure effective coordination and communication. Your duties will require a high level of organization, discretion, and proactivity.

You will perform the following duties:

• You will be part of the M&CS board secretariat and provide secretarial support especially to the managing director, the other department board members, and the departmental office (HR, finance, facility services, policy, communication, PDO) and appointment committees (BACs). You work accurately and remain calm under pressure.
• You organize meetings with internal and external participants, managing complex calendars and ensuring everyone receives the right documents on time.
• You provide full secretarial support for BACs: agenda management, preparing and distributing papers, taking minutes in English, archiving files, and following up on action points.
• You provide practical support such as arranging room reservations, catering, ordering flowers and gifts.
• Planning and organizing social events for the department and office, such as the end-of-year drink and department event.
• Organizing the secretarial meetings. Additionally organizing the Secretary’s Day, scheduling informal coffee moments, and sharing relevant information with other secretaries.
• You handle internal communication by sending out department mailings (Board Business, facility updates, newsletters, information from the board) and by keeping the department mailbox and several mailing lists up to date.
• You take care of administrative and financial processes, such as preparing and processing purchase orders, reimbursements, and travel requests, as well as handling incoming calls and correspondence in a professional and friendly manner.
• You provide practical support in facility and housing matters, including furniture requests, and liaise with Facility Services.
• You act as a backup for the colleague board secretaries to ensure continuity of service.

Job Requirements
We are looking for an enthusiastic, committed and independent team player who recognizes himself in the following points:

• Secretarial or administrative education and thinking level at least HBO level and have relevant work experience at board level;
• You are accurate, representative, discrete, reliable and communicative;
• Organizational and supportive, stress-resistant and solution-oriented, think along and shift gears quickly;
• Extensive experience working with MS Office (calendar management via Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel);
• Affinity with and knowledge of the primary target groups: (TU/e) students and scientists;
• You communicate effectively in both fluent (business) English and Dutch, orally and in writing;
• You are able to build positive relationships with the board and management, colleagues and relations at all levels of the organization;
• You are a team player with a presentable approach and a hospitality mentality; working in an occasionally hectic office environment energizes you;
• You are a proactive and enthusiastic person, willing to take initiative. You feel comfortable in an administrative and international environment and know how to prioritize under pressure;
• You do not get stressed by a hectic environment where ad hoc appointments and activities frequently take place;
• You enjoy working with different stakeholders;
• You are open to new developments and changes and make recommendations for improving the further professionalization of our management support organization.

If you are concerned that you don’t meet all the requirements sufficiently, but the job does excite you, then be sure to respond, we would love to look at your profile.

Conditions of Employment
An exciting position within an international yet personal university. You are right in the middle of the students, on a green campus within walking distance of the central station. Besides beautiful architecture, you will find varied workplaces and excellent sports facilities.

We also offer you:

• Salary in accordance with the Collective Labour Agreement for Dutch Universities, scale 8, ranging from €3,537 to €4,673 gross base salary per month (full-time), depending on your knowledge and experience.
• In addition to your base salary, you will receive an 8% holiday allowance and an 8.3% year-end bonus, both calculated based on your annual gross base salary.
• Generous leave options: a standard 29 days (based on a 38 hour working week) per year that you can increase to 41 days by working two hours more per week (flexible working hours). This is prorated if you work part-time.
• As a TU/e employee, you participate in the ABP pension scheme, providing retirement pension and pension benefits for surviving dependents and occupational disability. TU/e pays 70% of the pension premium, while employees contribute the remaining 30%.
• A favorable arrangement for more holidays or a sabbatical.
• A selection model for additional fringe benefits.
• Working hours in consultation for an optimal work-life balance.
• Unlimited access to the modern on‑campus TU/e Student Sports Center at an exceptionally affordable rate.
• We support your wellbeing with free 24/7 access to OpenUp, providing you and your family with mental health support, expert guidance, and online training.
• Scope for your talent with advancement prospects and excellent development opportunities such as mentoring, workshops and coaching.
• Partially paid parental leave and reimbursement for commuting expenses, working from home and the internet.

On our website you can discover even more information about our conditions of employment. Build on your career at TU/e!

About us
We are a leading international university where scientific curiosity meets a hands-on mindset. We work in an open and collaborative way with high-tech industries to tackle complex societal challenges. Our responsible and respectful approach ensures impact — today and in the future. TU/e is home to over 13,000 students and more than 7,000 staff, forming a diverse and vibrant academic community. Discover what Light Up means to TU/e in our short company video.

Our university is located in Brainport Eindhoven — a world‑leading tech region with more than 7,000 high‑tech companies and strong R&D activity. Known for breakthroughs in AI, photonics, semiconductors and advanced manufacturing, Brainport is a place where technology serves people and society. Learn more about the Brainport region here.

As one of the largest and most dynamic academic communities in the Netherlands, the department Mathematics and Computer Science (M&CS) brings together more than 140 scientific staff, over 250 PhD and EngD candidates, and more than 3000 students. We collaborate closely with leading industrial partners in the Brainport Eindhoven region and with universities across the globe—creating a uniquely fertile environment for both fundamental breakthroughs and applied innovation.

Information
Do you recognize yourself in this profile and would you like to have more information about the position, please contact the hiring manager: Manon van Leeuwen, Departmental Secretariat M&CS, m.c.j.v.leeuwen@tue.nl@tue.nl or +31 40 247 2750.

Visit our website for more information about the application process. You can also contact HR Services at HRServices.MCS@tue.nl.

Are you inspired and would like to know more about working at TU/e? Please visit our career page.

Application
If you are interested, please use the ‘apply’ button to send us your CV and letter of application with your motivation and a description of your qualifications. Ensure that you submit all the requested application documents. We give priority to complete applications.

Screening of candidates begins as soon as applications are received and continues until the position is filled. Where applicable, internal candidates will be given priority over external candidates where they are equally suitable.

We look forward to receiving your application!

Please note

• You can apply online. We will not process applications sent by email and/or post.
• A pre-employment screening (e.g. knowledge security check) can be part of the selection procedure. For more information on the knowledge security check, please consult the National Knowledge Security Guidelines.
• Important for non-EU applicants: Please be aware that for this position, specific residence permit requirements apply. If you are a non-EU national, you may not be eligible to legally work in this role under current Dutch immigration regulations. We strongly advise you to contact our Staff Immigration Team (staffimmigration@tue.nl) before applying to check your eligibility and to receive further guidance.
• Please do not contact us for unsolicited services.

Praktische landschapsontwerper openbare buitenruimte

Praktische landschapsontwerper openbare buitenruimte
HBO| € 3.886 - € 5.714 | Schaal 10 | Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband | 24-28 uur

Wil jij werken aan grote en kleine projecten die bijdragen aan een duurzame, innovatieve en goed beheerbare openbare ruimte? Projecten die écht impact hebben op de buitenruimte van een gemeente die voor uitdagende veranderingen staat? Dan is dit jouw kans!

Het Ingenieursbureau van gemeente Haarlemmermeer is op zoek naar een praktische landschapsontwerper die hier een bijdrage aan wil leveren. Je bent onderdeel van een multidisciplinair team met onder andere civieltechnisch ontwerpers, stedenbouwkundigen, tekenaars en projectleiders. Hierdoor leer je al snel verschillende projecten en collega's binnen de gemeente kennen.

Daarnaast krijg je bij ons de ruimte om jezelf persoonlijk en professioneel te ontwikkelen. Werkplezier, een goede sfeer en mooie resultaten gaan bij ons hand in hand. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan verder!

Werken als praktische landschapsontwerper bij gemeente Haarlemmermeer betekent…

• Dat je zoveel mogelijk in co-creatie met collega’s, inwoners, partners, organisatieonderdelen en overige stakeholders, adviezen en ontwerpen maakt, toetst en presenteert.
• Dat je zelfstandig en proactief aan het werk gaat en echt dingen naar je toe kan trekken en zo je toegevoegde waarde snel kan laten zien.
• Dat je een bijdrage levert aan de projecten klimaatbestendigheid, biodiversiteit en circulariteit die cruciaal zijn voor een leefbare toekomst.

Dit ga je doen
Als praktische landschapsontwerper openbare buitenruimte lever je vakinhoudelijke expertise en organiseer je werkzaamheden in de voorbereidingsfase in de projectenportefeuille van het ingenieursbureau. Het betreft grootschalige woningbouw, uitleggebieden en inbrei-locaties, transformatiegebieden en de daarbij bijkomende werkzaamheden in de openbare buiten ruimte. Het ingenieursbureau werkt voor interne opdrachtgevers zoals projectmanagers van cluster Projecten en procesmanagers kleinschalige woningbouw.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Vormgeven en toetsen van openbare ruimte ontwerpen op juistheid, volledigheid en uitvoerbaarheid op grond van de LIOR en andere gemeentelijke beleidsstukken;
• Verzamelen en verwerken van toets resultaten;
• Maken van landschapsontwerpen en tekeningen ter bespreking;
• Coördineren werkzaamheden door derden en afstemming met interne en externe partijen;
• Deelnemen aan interne en externe overleggen als gemeentelijk vertegenwoordiger;
• Tijdig rapporteren aan de projectleider over de voortgang.

We doen het samen
Het Ingenieursbureau helpt civiel- en bouwtechnische projecten te realiseren. Zo zorgen wij voor een leefbare openbare buitenruimte. Hiervoor leveren we veel verschillende producten en werken we samen met alle clusters in het fysiek domein. We doen dit met veel passie, technische kennis en humor. Als je nu naar buiten kijkt, zie je overal om je heen de projecten waar het Ingenieursbureau aan gewerkt heeft. Denk aan parken, bruggen, wegen, stoepen, fietspaden, scholen en nog veel meer. Alle inwoners, bedrijven en bezoekers van de Haarlemmermeer maken gebruik van onze aangelegde projecten.

Het ingenieursbureau bestaat uit zo’n 70 collega’s inclusief een flexibele schil van inhuur. In diverse projectteams worden de werkzaamheden uitgevoerd.

Ontmoet meer collega’s. Samen zijn we meer.

Dit bieden wij

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 3.886,- en € 5.714,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (vanaf 1 januari 2027).
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Afhankelijk van je functie biedt gemeente Haarlemmermeer je ruimte om je werk en privé optimaal te combineren. Met flexibele werklocaties en oplossingen werk je net zo eenvoudig vanaf kantoor, huis of projectlocatie. Dit ondersteunen wij met een laptop en telefoon.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).
• We stimuleren reizen met het openbaar vervoer en de (elektrische) fiets. Reis je met het OV? Dan vergoeden we dit volledig.
  Kom je met de fiets, dan krijg je € 0,25 per kilometer. Gebruik je je eigen auto of motor, dan kun je € 0,25 per kilometer uitruilen via het IKB (bruto-netto).
  Houd er rekening mee dat de parkeergelegenheid voor eigen rekening is en afhankelijk van locatie beperkt beschikbaar.

Dit neem je mee
Je hebt een proactieve zelfstandige houding en bent een echte teamspeler. Je hebt affiniteit met civiele onder- en bovengrond, stedenbouw, verkeer en duurzaamheid. In jouw werk heb je aandacht voor biodiversiteit en circulaire en klimaatadaptieve oplossingen.

Daarnaast vinden we het volgende belangrijk:

• Je hebt een relevante, afgeronde hbo-opleiding in landschapsontwerp of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring met projectmatige advisering namens een gemeente bij grootschalige gebiedsontwikkeling en de organisatorische kant daarvan.
• Je hebt kennis van Adobe InDesign, Illustrator en Photoshop en ervaring met tekenen in het CAD-systeem MicroStation.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Klik hier voor een koffieafspraak of upload direct je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv via het sollicitatieformulier. De vacature blijft beschikbaar totdat een geschikte kandidaat gevonden is.

Meer weten over deze vacature?
Neem contact op met Anouck Sijmons, teammanager bij het Ingenieursbureau (06-81912017) of via anouck.sijmons@haarlemmermeer.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Rolf van de Haar, Corporate Recruiter, via 023-5676273 of recruitment@haarlemmermeer.nl.

Procedure

• Deze vacature blijft open totdat we de juiste collega hebben gevonden. Wacht dus niet te lang met solliciteren! Stuur ons je motivatie, dan gaan we graag met je in gesprek.
• Je ontvangt binnen 5 werkdagen een reactie van ons.

Wat verder goed is om te weten

• Voor indiensttreding vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Afhankelijk van de functie gaat het om een VOG of een VOG-P. Gemeente Haarlemmermeer bepaalt welke verklaring van toepassing is.
• Lees hier meer over de CAO Gemeenten 2025-2027.
• Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden, opleidingsmogelijkheden, werktijden, verlof en meer.
• Overige openstaande vacatures in het fysieke domein.

NB. Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen wij niet in behandeling

Assistant/Associate Professor: Environmental Risk Assessment

The Department of Environmental Science is looking for an Assistant or Associate Professor of Environmental Risk Assessment with expertise in the modelling of emissions, fate, exposure and/or ecological effects of pollutants.

Founded in 1991, the department conducts world-class scientific research to help society move towards greater sustainability. To achieve this, we develop predictive mechanistic, statistical and data-driven models capable of quantifying the impacts of human pressures on the environment, and apply these to explore and identify broad-scale solutions for the environmental sustainability challenges the world faces today.

To complement our existing expertise, we seek candidates for advancing our research on environmental risk assessment. You will be expected to develop and apply next-generation (multi-compartment) models for the prediction of emissions, environmental fate, exposure and/or ecological impacts of pollutants, such as chemicals, plastics and nutrients, across spatial and temporal scales. There is an urgent need for these models within the context of several European policies such as the EU’s zero pollution ambition for a non-toxic environment, the Safe-and-Sustainable-by-Design (SSbD) policy and the current policy to reduce animal testing (3R policy). The novel assessment models that you will develop should align with these policies.

You will be expected to develop an independent research programme embedded in a highly collaborative and interdisciplinary environment. You will also contribute to the Bachelor's and Master's programmes in Biology, specifically through the coordination and teaching of courses (such as Human and Ecological Risk Assessment and Environmental and Ecological Modelling), the supervision of students during their BSc and MSc internships, and the further development and improvement of the curricula. As an Assistant/Associate Professor, you will take up management tasks within and beyond the Department of Environmental Science, and you will contribute to creating societal impact. Academic staff typically have a 40-40-20% distribution of research, education and management.

Productieplanner - Productieomgeving - Regio Menen

• Je maakt de productieplanning op basis van klantorders, prognoses en capaciteit.
• Je volgt de planning op en stuurt bij waar nodig.
• Je bewaakt de voorraden en zorgt dat grondstoffen tijdig beschikbaar zijn.
• Je stemt af met Sales, Customer Service, Aankoop, Logistiek en Productie.
• Je zoekt actief naar verbeteringen in de planning en productieprocessen.

Senior Pedagogisch Medewerker

Als Senior Pedagogisch Medewerker ben je verantwoordelijk voor het behandelen, begeleiden, stimuleren, activeren, ondersteunen en observeren van jongeren in de leeftijd van 12-18 jaar binnen een residentiële groep. Het opstellen en uitvoeren van behandelplannen is voor jou geen uitdaging en je voelt je volledig op je plek in een groepsomgeving. Samen met je collega's streef je naar een optimaal behandelklimaat waarin behandeldoelen worden nagestreefd en concrete pedagogische activiteiten worden vormgegeven.

Naast je taken als Senior Pedagogisch Pedewerker fungeer je als:

• coach voor individuele teamleden, waarbij je feedback geeft vanuit een voorbeeld stellende rol;
• Je zorgt voor een goede afstemming van werkzaamheden binnen het team, alsmede met de huishoudelijke medewerker;
• Je werkt nauw samen met de afdelingscoördinator en gedragswetenschapper van je groep;
• Daarnaast ben je verantwoordelijk voor roosterplanning, kasbeheer en activiteitenplanning, en lever je een bijdrage aan teambesprekingen, trainingen, stagebegeleiding en inwerkprogramma's.