Medewerker Onderwijsadministratie

Functieomschrijving

De medewerker onderwijsadministratie (Study Programme Officer) is een functie voor een echte administratieve duizendpoot die nauwkeurig werkt en moeiteloos tussen allerlei verschillende werkzaamheden schakelt zonder daarbij het overzicht te verliezen.

Je komt te werken in het team Study Programme Administration (SPA). Dit backoffice team zorgt voor de administratie van alle studieprogramma's van individuele studenten, waaronder ook minors en samenwerkingsprogramma's met partneruniversiteiten. Het team SPA bestaat uit circa 35 medewerkers die op een gecentraliseerde locatie op de campus werken en over drie kantoorruimtes verspreid zijn. Deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

In deze backoffice functie registreer je per student, conform de reglementen van de opleidingen, het examenprogramma en welke keuzevakken of individuele overgangsprogramma’s hij of zij volgt én verwerk je de besluiten die examencommissies hebben genomen. Ook handel je tijdig examenaanvragen af en zorg je voor een examenboek, diploma's en diplomasupplementen. De piek ligt hierbij tussen de maanden juni en oktober.
Je signaleert mogelijke onvolkomenheden in de administratieve processen en doet daarvoor verbetervoorstellen. Daarnaast is het beantwoorden van vragen (voornamelijk via e-mail) van studenten en (facultaire) collega’s over studievoortgang, diplomering, regelingen en procedures onderdeel van je dagelijkse werk. Kortom, een echte administratieve en gevarieerde functie in een fijn team.

Het Education Service Centre (ESC) is verantwoordelijk voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang van studenten. Ook ondersteunt het de onderwijslogistieke processen van de TU, zoals het registreren en roosteren van curricula, (digitale) tentaminering en onderwijshuisvesting.

Het ESC heeft ongeveer 100 medewerkers die werkzaam zijn in vier teams: Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration en Education Logistics.

Functie-eisen

• Je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau en een goed ontwikkeld analytisch vermogen.
• Je werkt zeer nauwkeurig en hebt ruime werkervaring op administratief gebied. Ervaring binnen een onderwijsinstelling is een pré
• Je hebt overtuigingskracht, goede sociale en communicatieve vaardigheden en bent bereid om mee te denken.
• Je bent sterk in het plannen en organiseren van je werk, je hebt teamspirit en je kunt goed samenwerken.
• TU Delft is een internationale organisatie. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal is daarom nodig voor deze functie.

Herken je jezelf in het profiel, dan ben je van harte welkom om te solliciteren op deze functie

TU Delft
Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen.

Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen.
Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs
Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Open Hardware Project Officer

Functieomschrijving

Deze vacature voor een Open Hardware Project Officer is onderdeel van een project dat wordt gefinancierd door Open Science NL, dat erop gericht is om open hardware initiatieven te integreren in een robuuste infrastructuur genaamd Open Source Hardware Infrastructure for the Netherlands (OSHNED).

Deze activiteiten worden gecoördineerd door een nationaal consortium dat op dit moment bestaat uit: TU/e, TU-Delft, UU, WUR, Radboud UMC en het eScience Center.

Als Open Hardware Project Officer bij de TU-Delft ben jij een spin in het web die verantwoordelijk is voor het identificeren en beschikbaar maken van geschikte ideeën of gerealiseerde hardware-ontwerpen en prototypen in het brede ecosysteem van OSHNED.

Je werkt bij de Dienst Elektronische en Mechanische Ontwikkeling (DEMO) van de TU Delft en gaat deel uitmaken van een klein kernteam dat zich binnen TU Delft bezighoudt met open-science.

Binnen DEMO en bij de faculteiten werken diverse hardware-engineers waar je intensief mee zult gaan samenwerken. Als Open Hardware Project Officer zul je de volgende rollen gaan vervullen:

• Kwartiermeester en promotor Open Hardware

Je inventariseert op welke plekken binnen de TU Delft hardware wordt ontwikkeld die geschikt kan zijn om naar een open-hardware-platform te brengen en je bouwt een netwerk op tussen educators, onderzoekers en ontwikkelaars binnen de TU Delft dat je actief onderhoudt. Je bouwt draagvlak, inventariseert, informeert en creëert de benodigde infrastructuur.

Je bent een vaandeldrager voor het promoten van een open-hardwarecultuur binnen de TU Delft. Samen met je collega’s organiseer je trainingen en geeft je presentaties en workshops die helpen de kennis op de campus over open hardware te vergroten.

• Inhoudelijk deskundige

Je toetst ontwerpen op geschiktheid voor opname in het OSHNED-ecosysteem t.a.v. functionaliteit, kennisveiligheid, kwaliteitsstandaarden, wetgeving en intellectueel eigendom. Je maakt je bekend met alle aspecten die verder spelen op het gebied van Open Science en Open Hardware en maakt die kennis beschikbaar voor relevante stakeholders. Je bent inhoudelijk deskundig en functioneert als vraagbaak voor vragen op het gebied van open hardware binnen de TU-Delft en eventueel daarbuiten.

• Implementator

Je mede-beheert en voedt de database van open hardware projecten en daarin ben jij de cruciale schakel met de ontwikkelaars, onderzoekers en educators binnen de TU Delft. Je spreekt de taal van de onderzoekers en ontwerpers en doet wat nodig is om bestaande of nieuwe ontwerpen naar een open-hardware-platform te brengen.

Je stelt templates en richtlijnen op, zodat het proces van de transitie van interne projecten naar open hardware projecten in de toekomst gestructureerd en procesmatig kan verlopen.

Verder lever je een bijdrage aan het opstellen van relevante beleidsstukken m.b.t. Open Hardware en eventueel aan beleidsstukken over de bedrijfsvoering binnen DEMO.

Functie-eisen
Opleiding:

Je hebt een afgeronde technische opleiding op HBO- of WO-niveau.

Ervaring:

Je hebt ervaring opgedaan in engineering-omgevingen als ontwikkelaar en bent bekend met wat ervoor nodig is om technische projecten goed te documenteren.

Ervaring als projectleider of teamleider is een pre.

Communicatie:

Je bent goed in staat om te communiceren met personen met een technische en niet-technische achtergrond en tussen deze groepen te intermediëren wanneer nodig. Je bent goed in staat om concepten en ideeën schriftelijk vast te leggen. In je communicatie ben je helder en tactisch en stemt deze altijd af op de stakeholders.

Competenties:

• Je hebt affiniteit met open hardware.
• Je kunt in- en uitzoomen en hoofd- en bijzaken goed scheiden.
• Je kunt eventuele organisatorische gevoeligheden herkennen en hier je aanpak op afstemmen.
• Je vindt het leuk om groepen mensen bij elkaar te brengen en nieuwe dingen op te zetten. Je bent een echte netwerker die het leuk vindt om je technische achtergrond te gebruiken om techniek naar een bredere groep te brengen en het belang van open hardware onder de aandacht te brengen en te houden.

Talenkennis:

Vloeiend Nederlands en Engels

TU Delft
Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen.

Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen.

Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Universiteitsdienst – DEMO (Dienst Elektronische & Mechanische Ontwikkeling).
DEMO draagt bij aan het onderwijs en onderzoek van de TU Delft door het ontwikkelen, vervaardigen en onderhouden van unieke experimentele opstellingen, prototypen en instrumenten. Waar mogelijk en gewenst maakt DEMO de vertaalslag van wetenschappelijke probleemstelling naar praktisch product. Werken bij DEMO betekent deel uitmaken van een wetenschappelijke omgeving; dus betrokken zijn bij nieuwe ontwikkelingen, innovaties en maatschappelijke thema's. Er zijn ruim 80 collega's werkzaam bij DEMO, verdeeld over een aantal locaties binnen de TU Delft. Bij DEMO vind je een professionele en uitstekend geoutilleerde omgeving.

Open Hardware Project Officer

Job description

This vacancy for an Open Hardware Project Officer is part of a project funded by Open Science NL, aimed at integrating open hardware initiatives into a robust infrastructure called: Open Source Hardware Infrastructure for the Netherlands (OSHNED).

These activities are coordinated by a national consortium that currently consists of: TU/e, TU Delft, UU, WUR, Radboud UMC, and the eScience Center.

As an Open Hardware Project Officer at TU Delft, you will be functioning as a central hub, responsible for identifying and making suitable ideas or completed hardware designs and prototypes available within the broader OSHNED ecosystem.

You will work at the Electronic and Mechanical Support Division (DEMO) of TU Delft and become part of a small core team, focused on open science within TU Delft.

Within DEMO and across the faculties, various hardware engineers are active, with whom you will collaborate closely. As an open hardware project officer, you will fulfill the following roles:

• Open Hardware Coordinator and Promoter

You will identify at what places within TU Delft hardware is being developed that may be suitable for transition to an open hardware platform, and you will build and actively maintain a network of educators, researchers, and developers at TU Delft. You will create a support base, conduct inventories, provide information, and establish the necessary infrastructure.

You will act as an ambassador for promoting an open hardware culture at TU Delft. Together with your colleagues, you will organize training sessions and deliver presentations and workshops that help increase knowledge about open hardware across the campus.

• Subject Matter Expert

You will assess designs for suitability for inclusion in the OSHNED ecosystem with regard to functionality, knowledge security, quality standards, legislation, and intellectual property. You will familiarize yourself with all other relevant aspects of Open Science and Open Hardware and make this knowledge available to relevant stakeholders. You will serve as a subject matter expert and point of contact for questions related to open hardware at TU Delft and potentially beyond.

• Implementer

You will co-manage and contribute to the database of open hardware projects, serving as the crucial link with developers, researchers, and educators at TU Delft. You speak the language of researchers and designers and do whatever is necessary to bring existing or new designs to an open hardware platform.

You will develop templates and guidelines so that the transition process from internal projects to open hardware projects can be carried out in a structured and process-oriented manner in the future.

In addition, you will contribute to drafting relevant policy documents related to Open Hardware and, where appropriate, to policy documents concerning operational management within DEMO.

Job requirements
Education:

You have completed a technical degree at a Bachelor's or Master's level.

Experience:

You have gained experience in engineering environments as a developer and are familiar with what is required to properly document technical projects.

Experience as a project manager or team leader is an advantage.

Communication:

You are able to communicate effectively with both technical and non-technical individuals and to act as an intermediary between these groups when necessary. You are skilled at documenting concepts and ideas in writing. In your communication, you are clear and tactful and always tailor your approach to the stakeholders involved.

Attitude:

You have an affinity for open hardware.

You are able to zoom in and out, distinguishing main issues from details. You can recognize potential organizational sensitivities and adapt your approach accordingly.

You enjoy bringing groups of people together and setting up new initiatives. You are a networker by nature who enjoys using your technical background to make technology accessible to a broader audience and to promote and sustain awareness of the importance of open hardware.

Language skills:

Fluent in Dutch and English.

TU Delft (Delft University of Technology)
Working at TU Delft means contributing to solutions that really make a difference.

For over 180 years, we have been training engineers who make an impact worldwide in companies, government bodies, or as entrepreneurs. Our alumni turn knowledge into concrete solutions for the challenges of today and tomorrow.

These challenges are changing rapidly. That is why we focus on themes such as energy, climate, digitalisation, artificial intelligence (AI), and smart mobility every day. Our education and research are directly aligned with what society needs now and in the future.

At TU Delft, our people make the difference. With their knowledge and curiosity, our staff provide a high-quality education and conduct pioneering research that extends beyond the campus. You will have the opportunity to take the initiative, work with others, and grow as a professional.

Working at TU Delft means join an international community of professionals and students. Together, we create knowledge, innovations, and solutions that help move the world forward.

University Corporate Office – Electronical and Mechanical Support Division
Electrical and Mechanical Support Division (DEMO) contributes to TU Delft’s educational and research activities by developing, manufacturing and maintaining unique experimental apparatuses, prototypes and instruments. Whenever possible and desired, the service translates scientific problems into useful products. Working for DEMO means being part of a scientific environment and therefore involved with new developments, innovations and scientific themes. DEMO employs a staff of approximately 80 at several locations at the university. DEMO offers a professional and exceptionally well equipped work environment.

Medewerker onderwijsadministratie en roostering

Als medewerker onderwijsadministratie ben je verantwoordelijk voor de onderwijsadministratie van de masterspecialisaties Geschiedenis en de master Oudheidstudies. Daarnaast behoren het diplomeringsproces, het samenstellen van de studiegidsen en het inrichten van cursussen in ons studentenadministratiesysteem Osiris tot je kerntaken. Ook beantwoord je uiteenlopende vragen vanuit de opleidingen. Je werkt nauw samen met de departementssecretaris en je collega's binnen de onderwijsadministratie. Wanneer nodig fungeer je als achterwacht voor de studentenbalie.

Als roostermaker ben je verantwoordelijk voor de onderwijs- en tentamenroosters van de eenjarige en tweejarige Educatieve Master. Je inventariseert, in nauwe samenwerking met de collega’s van de Radboud Docentenacademie, de onderwijsactiviteiten en de inzetbaarheid van docenten. Je richt het roostersysteem TermTime in om tot een zo optimaal rooster voor de diverse studentgroepen te komen. Je lost (ad-hoc) roosterproblemen op en zorgt voor duidelijke communicatie naar alle betrokkenen bij eventuele wijzigingen. Je werkt nauw samen met de drie andere roosteraars.

Vanwege voorgenomen wijzigingen in de ondersteuning van de eenjarige en tweejarige educatieve masters ontstaat in de toekomst mogelijk ruimte voor een uitbreiding van taken en uren.

Senior E&I Automation Engineer

• Je begeleidt complexe greenfield- en brownfieldprojecten binnen de voedings-, farmaceutische en procesindustrie.
• Je fungeert als technische sparringpartner en rechterhand van de klant tijdens investeringsprojecten.
• Je bent betrokken vanaf de haalbaarheidsstudie en conceptfase tot de realisatie en opstart van projecten.
• Je vertaalt klantbehoeften naar technische oplossingen op vlak van elektriciteit, instrumentatie en automatisatie.
• Je coördineert leveranciers, studiebureaus en andere betrokken partijen gedurende het volledige project.
• Je detecteert opportuniteiten bij klanten en draagt bij aan de verdere groei van de organisatie.