Management Assistant | Supporting Brilliant Minds at ImPhys!

Job description

The role

As a Management Assistant within the Optics research group, you are at the heart of the day-to-day organisation of the section. You are the first point of contact for staff, students and guests, and play a key role in keeping things running smoothly.

This role gives you the opportunity to work with a broad and diverse network of people, both within the research group and across the wider department and university. You will be at the center of a dynamic environment where research, education and professional support come together.

In this role, you will:

• Coordinate HR-related processes, including recruitment, appointments and onboarding of new colleagues.
• Manage appointments and meetings for members of the research section.
• Prepare agendas and meeting minutes when required.
• Handle logistical and administrative processes, including bookings and travel arrangements.
• Process purchase orders, invoices and other financial administration.
• Liaise with suppliers, service departments and support teams across the university.
• Organise meetings, conferences, workshops and social events.
• Provide proactive administrative support and help ensure the smooth day-to-day operation of the section.

No two days are the same. With your organisational skills, proactive attitude and service-oriented approach, you help our researchers focus on what they do best: excellent research.

The Team and Department ImPhys
You will work independently for your own section, while being part of a diverse and energetic team of Management Assistants, a Project Officer and a Department Manager. We work closely together, share knowledge and regularly get together.

The Department of Imaging Physics (ImPhys) conducts pioneering research and education within the Applied Physics programme at TU Delft. Our researchers develop technologies that improve healthcare, such as advanced medical imaging techniques, and contribute to a more sustainable society. The department consists of approximately 90 colleagues, supported by a dedicated team of technicians and professional support staff.

Alongside our scientific ambitions, we place great value on maintaining a connected and supportive working environment. Throughout the year, we organise informal activities such as spring and winter coffee gatherings and an annual department retreat day, providing opportunities to get to know colleagues across the department and strengthen our community.

Job requirements
What we are looking for:

A successful administrative team depends on the right team spirit. We are looking for someone who can work autonomously while also enjoying being part of a collaborative team. You demonstrate professionalism in both your working style and your interactions with others. You adapt easily to a dynamic and ever-changing environment, are comfortable working with a wide range of colleagues and stakeholders and take a proactive approach to resolving and completing tasks.

Your working days can be discussed and agreed in consultation. Availability on Fridays is preferred.

In addition, we are looking for someone with:

• MBO+ or HBO working and thinking level, preferably with an administrative or secretarial qualification.
• 3 years of experience in a similar role.
• Excellent command of Dutch and English (minimum B2 level).
• Proficiency with Microsoft 365 applications, including Outlook, Teams, Excel, Word and PowerPoint.

TU Delft (Delft University of Technology)
Working at TU Delft means contributing to solutions that really make a difference.

For over 180 years, we have been training engineers who make an impact worldwide in companies, government bodies, or as entrepreneurs. Our alumni turn knowledge into concrete solutions for the challenges of today and tomorrow. These challenges are changing rapidly. That is why we focus on themes such as energy, climate, digitalisation, artificial intelligence (AI), and smart mobility every day. Our education and research are directly aligned with what society needs now and in the future.

At TU Delft, our people make the difference. With their knowledge and curiosity, our staff provide a high-quality education and conduct pioneering research that extends beyond the campus. You will have the opportunity to take the initiative, work with others, and grow as a professional. Working at TU Delft means join an international community of professionals and students. Together, we create knowledge, innovations, and solutions that help move the world forward.

Faculty Applied Sciences
With more than 1,100 employees, including 150 pioneering principal investigators, as well as a population of about 3,600 passionate students, the Faculty of Applied Sciences is an inspiring scientific ecosystem. Focusing on key enabling technologies, such as quantum- and nanotechnology, photonics, biotechnology, synthetic biology and materials for energy storage and conversion, our faculty aims to provide solutions to important problems of the 21st century. To that end, we educate innovative students in broad Bachelor's and specialist Master's programmes with a strong research component. Our scientists conduct ground-breaking fundamental and applied research in the fields of Life and Health Science & Technology, Nanoscience, Chemical Engineering, Radiation Science & Technology, and Engineering Physics. We are also training the next generation of high school teachers.

Click here to go to the website of the Faculty of Applied Sciences.

Assetmanager/Senior specialist bomen

Dit maak jij waar
Een uitdagende functie waarin je je groene hart én bomenkennis volop kunt inzetten. Die heb je als Assetmanager/Senior specialist bomen. En dat in ’s-Hertogenbosch: we hebben maar liefst 100.000 bomen én lopen voorop als het gaat om vergroening en klimaatadaptatie.
Je bent eindverantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van onze 100.000 bomen, waaronder 1.800 monumentale. Dit houdt in dat jij de plannen, jaarplanning én -begroting opstelt voor het snoeien, rooien, renoveren en planten. En dat je de werkzaamheden die hieruit voortvloeien coördineert. Jij hebt het overzicht en zorgt dat iedereen – van je collega’s van het bomenteam tot de verschillende aannemers – op het juiste moment de juiste rol pakt. Daarnaast ben jij als expert een belangrijke sparringpartner en adviseur. Zowel binnen onze organisatie (denk onder meer aan de afdeling Leefomgeving) als met externe partners zoals Rijkwaterstaat en waterschappen. Soms heb je ook contact met bewoners, bijvoorbeeld om meldingen of plannen door te spreken.

De hoogtepunten van jouw verhaal

• Je krijgt de kans om mee te denken over ons bomenbeleid en de strategie rondom klimaatadaptatie. Ook adviseer je over renovatie- en nieuwbouwprojecten waarin bomen een rol spelen. En over specifieke vraagstukken, zoals rondom de kastanjebloedingsziekte of aansprakelijkheidsstellingen bij schade door bomen.
• Samen met ons bomenteam, specialisten van andere disciplines en de beheerregisseur stel je de jaarlijkse beheer- en datakalender op.
• Voor de snoeiwerkzaamheden bereid je deelopdrachten voor, voor het overleg met de directievoerder.
• Je bent verantwoordelijk voor het aanbesteden van onderhoudscontracten zoals snoeibestekken, rooibestekken en nader onderzoek. Dit doe je samen met een inkoopadviseur en eventueel een projectleider.
• Voor het uitvoeringsprogramma openbare ruimte (UPOR) stel je de meerjarenplanning voor de boomrenovaties op.

Je volgt de ontwikkelingen in je vakgebied, de maatschappij en de markt en vertaalt deze naar onze processen.

Dit krijg je ervoor terug
Een goed gevoel! Jouw werk doet ertoe voor meer dan 160.000 inwoners. Bovendien krijg je de ruimte om beter te worden in je vak, door te groeien of iets totaal anders te proberen. Wat jouw persoonlijke ambitie ook is; er is veel mogelijk als je zelf de kansen pakt. En daarnaast:

• Salaris tussen € 3824 en € 5624 bruto per maand, op basis van 36 uur per week. In uitzonderlijke gevallen kan dit oplopen tot maximaal € 6422 bruto per maand.
• 28 vakantiedagen als je fulltime werkt. Je kunt ook meer uren per week werken om extra verlof op te sparen.
• Contract voor een jaar. Zijn we daarna nog steeds blij met elkaar? Dan krijg je een vast contract.
• Persoonlijk budget van 17,05% van je salaris dat je kunt inzetten zoals jij wilt. Dit is opgebouwd uit vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof.
• Reiskostenvergoeding van 100% als je met het ov reist.
• Deelname aan het ABP-keuzepensioenfonds.

Hier zet je de kroon op het werk
Je komt terecht in een hecht team van 3 à 4 collega's met een passie voor bomen. Je werkt samen met onder andere specialisten bomen, BVC-inspecteur, boomtoezichthouder en een dataspecialist. Samen met de collega's van Groen vorm je een deskundige discipline waarin je veel samenwerkt, kennis deelt en elkaar helpt om tot de beste oplossingen te komen. De sfeer is open, nuchter en collegiaal. Er is volop ruimte om mee te denken, initiatief te nemen en van elkaar te leren. We zijn trots op de kwaliteit van de openbare ruimte en werken iedere dag aan een groen, veilig en klimaatbestendig ’s-Hertogenbosch.

Dit tovert een glimlach op het gezicht van jouw collega Dion
“Je ziet echt wat je doet. Samen zorgen we ervoor dat bomen gezond blijven en een goede plek krijgen in de stad. We helpen elkaar, delen onze kennis en krijgen veel vrijheid om ons vak uit te oefenen. Dat is precies waarom ik iedere dag met plezier naar mijn werk ga."

Daarom kies je voor gemeente 's-Hertogenbosch

Toonaangevende projecten
Wist je dat veel andere gemeenten zich door ons laten inspireren? Je krijgt hier alle kansen om mee te denken en te vernieuwen.

Klein én groot genoeg
Je werkt in een gemeente die klein genoeg is om met collega’s nieuwe plannen te bedenken en groot genoeg is om ze ook uit te voeren.

De stad
Want zeg nu zelf, of je hier nu woont of niet, wie wordt er niet betoverd door onze binnenstad vol historie?

Midden in de samenleving
Je werkt voor onze hoofdrolspelers: onze inwoners. Dat doe je samen met collega’s en partners.

Vrijheid
Bij ons beslis je veel zelf. Vrije tijd, werktijden en thuiswerken waar het kan: we geven je het vertrouwen en jij maakt het waar.

Zo schrijf je jouw succesverhaal
Je werkt graag in een team en staat open voor de mening van je collega’s. Feedback geven én ontvangen kun je goed. Je denkt in oplossingen en gaat graag daadkrachtig aan de slag. Ook kun je goed communiceren, waardoor je je boodschap helder overbrengt en anderen weet te inspireren en overtuigen. Zie je kansen om onze processen nog beter en efficiënter te maken? Dan pak je die proactief op en neem je je collega’s hierin mee. Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau in een relevante richting, zoals boom- en bosbeheer of tuin- en landschapsmanagement. Plus een aanvullend boomtechnisch diploma, zoals voor European Tree Technician (ETT) of gelijkwaardig.
• Minimaal vijf jaar ervaring met het beheer van bomen, bijvoorbeeld bij een gemeente.
• Kennis van andere beheerdisciplines en inzicht in een integrale visie op de openbare ruimte.

Ervaar de magie zelf
Maak jij de gemeente ’s-Hertogenbosch nóg beter? Reageer uiterlijk woensdag 16 september 2026 via de sollicitatiebutton. We kijken uit naar je sollicitatie!

Wij hebben onze agenda’s vrijgemaakt om jou te ontmoeten voor een eerste gesprek op woensdag 23 september 2026. De tweede gesprekken staan gepland op maandag 28 september 2026.

Let op! Informatie over jouw sollicitatie kan in je spam terechtkomen. We willen je daarom vragen deze mailbox goed in de gaten te houden.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet gewaardeerd.

Zo start jouw avontuur
Onze sollicitatieprocedure in 6 stappen

• Je reageert op deze vacature. Laat je droom uitkomen! Zet de eerste stap naar een baan bij de gemeente ’s-Hertogenbosch door op deze vacature te reageren.
• Je krijgt een bevestiging van je sollicitatie. Na de sluitingsdatum van de vacature hoor je meer van ons.
• Je komt bij ons langs. In een eerste gesprek leren we elkaar beter kennen.
• Je hebt een tweede gesprek. We bespreken onze ambities en natuurlijk die van jou.
• Je krijgt een aanbod. In een laatste gesprek nemen we de arbeidsvoorwaarden door.
• Maak het waar! We zorgen dat je je snel thuis voelt bij onze gemeente.

Junior Accountant

Je krijgt een brede introductie in accounting en werkt mee aan onder andere:

• Inkoop- & verkoopfacturen verwerken, inboeken en controleren
• Ondersteunen bij btw-aangiftes en fiscale verplichtingen
• Boeken van afschrijvingen, provisies en te ontvangen facturen
• Meewerken aan maand-, kwartaal- en jaarafsluitingen
• Opvolgen van debiteuren en kredietverzekeringen
• Ad-hoc analyses uitvoeren wanneer de cijfers daarom vragen
• Meedenken over digitalisering en efficiëntere processen
• De collega's binnen Finance ondersteunen waar nodig

Het doel? Niet eeuwig Junior Accountant blijven. Je krijgt hier de kans om stap voor stap je kennis, verantwoordelijkheid en impact uit te breiden.

AY Accountant met bedrijfswagen

• Verwerken en controleren van aankoopfacturen en creditnota’s.
• Voorbereiden en opvolgen van SEPA- en internationale betalingen.
• Ondersteunen bij maand- en jaarafsluitingen en financiële audits.
• Meewerken aan btw- en Intrastat-aangiftes.
• Opvolgen van fiscale en wettelijke verplichtingen.
• Contact onderhouden met leveranciers en samenwerken met collega’s binnen de boekhouding

Technisch Medewerker E+W

Waarom jij wilt werken bij gemeente Lelystad als Technisch Medewerker E+W ? Omdat je hier alle ruimte krijgt om zelfstandig te werken aan de technische installaties in onze gebouwen. Geen dag is hetzelfde: het ene moment los je een storing op, het andere moment voer je preventief onderhoud uit of begeleid je een onderaannemer. Zo zorg jij dat Lelystad soepel blijft draaien. Zo geef jij kleur aan jouw werk voor Lelystad.

Wat ga je doen als Technisch Medewerker E+W?
Binnen deze functie werk je aan beheer, onderhoud en storingen van elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties in gemeentelijke gebouwen en voorzieningen. Je werkt daarbij samen met collega’s van het team grondzaken en vastgoed. Onder je werkzaamheden vallen onder andere de volgende verantwoordelijkheden:

• Uitvoeren van kleine onderhoudswerkzaamheden aan E- en W-installaties;
• Lokaliseren en zelfstandig verhelpen van storingen, inclusief de eerste opvolging;
• Beoordelen van de technische staat van installaties, actie ondernemen bij gebreken en structurele problemen signaleren
• Verrichten van installatietechnische werkzaamheden, deze praktisch voorbereiden en waar nodig externe partijen inschakelen;
• Toezicht houden op werkzaamheden van externe partijen en kwaliteit, voortgang en afspraken controleren;
• Onderhouden van contact met gebouwgebruikers, uitleg geven over oplossingen en installaties en meldingen snel, zorgvuldig en klantgericht afhandelen.

Voor de volledigheid voegen we hieraan toe dat je zorgt voor een veilige uitvoering volgens wet- en regelgeving, werkzaamheden en storingen vastlegt, rapporteert aan de coördinator buitendienst, verbetervoorstellen doet en inzetbaar bent bij storingsdiensten en calamiteiten.

Waar ga je dit doen?
Bij de gemeente Lelystad zijn we ambitieus. We zorgen er samen voor dat Lelystad een nog mooiere plek voor inwoners, ondernemers en bezoekers wordt. Dit lukt ons bijvoorbeeld met het doorontwikkelen van onze kust en het vinden van vernieuwende manieren om inwoners en ondernemers te ondersteunen.

Zodra je bij ons werkt zie je hoe we samenwerken: met respect voor elkaar en door vrijheid en verantwoordelijkheid te combineren. Dit is binnen de hele gemeente zo en ervaar je dan ook zeker binnen team Grondzaken en Vastgoed. Dit team bestaat uit circa 30 collega’s. Het team is verantwoordelijk voor het gemeentelijk vastgoed en de gemeentelijke gronden.

“We zijn een team met grote impact: we bundelen onze kennis, werken aan de toekomst van de stad en geven elkaar de ruimte om te groeien”
Kees Jongkind, Technisch vastgoedbeheerder

Wat je meebrengt?
Je bent een persoon die initiatief neemt en keuzes durft te maken. Je blijft gewoon jezelf terwijl je jouw unieke talenten met ons deelt en jouw ambities nastreeft. In je werk laat je zien dat je probleemoplossend, zorgvuldig en klantgericht bent. Ook beschik je voor deze vacature van Technisch Medewerker E+W over:

• een afgeronde mbo 3-opleiding, zoals bijvoorbeeld eerste monteur elektrotechnische installaties in de gebouwde omgeving of een opleiding richting werktuigbouwkunde;
• aantoonbare kennis van E- en W-installaties;
• basiskennis van normen en regelgeving;
• ten minste 5 jaar werkervaring.

Wat je verdient?
Alleen als jíj groeit, kan onze gemeente op alle vlakken blijven groeien. Er is dan ook veel keuze uit trainingen en opleidingen en er zijn doorgroeimogelijkheden binnen de gemeente. Bovendien kan je voor deze functie (op basis van 36 uur per week) rekenen op:

• €2.596,00 tot €3.743,00 bruto per maand. Dat is schaal 6;
• Een functie voor 36 uur per week;
• Een jaarcontract met de intentie tot vast;
• 28 verlofdagen per jaar;
• de mogelijkheid voor ouderschapsverlof dat wij voor een deel doorbetalen;
• een vergoeding van al jouw ov-kosten (tweedeklas). Bij reizen met de auto vergoeden wij € 0,25 per kilometer (tot 60 kilometer enkele reis woon-werkafstand);
• een laptop en mobiele telefoon;
• een uitstekende pensioenopbouw bij het ABP-pensioenfonds. Een goed pensioen is een belangrijke arbeidsvoorwaarde, zo betaal jij als werknemer 30% van de premie en nemen wij als werkgever 70% voor onze rekening.

En er is meer: 17,05% individueel keuzebudget. Jij kunt zelf kiezen hoe je dit inzet: wil je bijvoorbeeld meer salaris of meer verlofdagen? Aan jou de keuze. Meer informatie over het budget en een compleet overzicht van onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.werkenvoorlelystad.nl/arbeidsvoorwaarden.

Zet jij de volgende stap?
Als jij er klaar voor bent om kleur te geven aan jouw werk, zet dan de stap naar onze gemeente. We zijn dichterbij dan je denkt.

• Solliciteer vóór 14 september 2026.
• Je ontvangt meteen een automatische sollicitatiebevestiging. Mis je deze? Controleer de spambox.
• Zijn er vragen of ontvang je graag meer informatie? Neem hiervoor contact op Kees Jongkind, technisch vastgoedbeheerder via 0618913348 en/of c.jongkind@lelystad.nl.
• De eerste gesprekken staan in de middag gepland op 22 september 2026. Deze datum kun je vast met potlood in je agenda noteren.
• Verderop in de procedure vragen we je om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). De kosten? Die betalen wij voor je.