Senior Program & Operations Manager QIA

Job description
QIA’s mission is to build a global Quantum Internet by developing a full-stack prototype quantum internet network that validates all key subsystems. As a pioneering community dedicated to advancing a groundbreaking technology, QIA’s ambition extends beyond scientific leadership. The aim is to build an innovative European Quantum Internet ecosystem, capable of scaling all sub-systems to achieve world-leading European technology. In this regard QIA has launched the world’s first global quantum internet technology forum (QIATF) and is expanding its ecosystem further.
Find out more about QIA at https://quantuminternetalliance.org/.

As Senior Program & Operations Manager, you will support the QIA Director in translating strategic priorities into effective programs, operations, and governance. Acting as Chief of Staff, you will lead day-to-day coordination. This complex role combines strategic advisory responsibilities, team leadership, organizational transition management, stakeholder engagement, and oversight of major EU-funded grants. Acting as a central coordination point, the role ensures alignment between QIA, QuTech, consortium partners, and external stakeholders. You will be hierarchically positioned under the QuTech director, and functionally report to the QIA Director.

Key Responsibilities

• Advise and support the QIA Director through strategic analysis, executive summaries, reports, and presentations, and translate QIA strategy into actionable operational plans and priorities.
• Prepare and coordinate monthly Steering Team meetings, including agendas, materials, minutes, and action tracking.
• Ensure effective embedding within QuTech to fulfil TU Delft/QuTech commitments.
• Coordinate with QuTech central services: HR, Finance, Project Office, legal and Senior Management, to ensure QIA's smooth operations.
• Lead and coordinate the QIA Coordination Team, fostering collaboration across grants, projects, operations, outreach, and administration.
• Set operational goals, monitor progress, and support performance management and professional development.
• Support recruitment and onboarding activities in collaboration with HR.
• Coordinate partnerships and align outreach with key national and European quantum initiatives.
• Gather feedback from QIA members and partners, maintain regular communication with internal and external stakeholders, and ensure proper record-keeping.
• Oversee major EU-funded grant deliverables, amendments, and reporting.
• Lead Grant Agreement preparation and negotiation for new funding phases.
• Coordinate consortium agreements, budgets, and spending in relation to progress across work packages.
• Liaise with the European Commission and internal finance teams.

In this role, you will work closely with colleagues within QIA.

TU Delft
Delft University of Technology is built on strong foundations. As creators of the world-famous Dutch waterworks and pioneers in biotech, TU Delft is a top international university combining science, engineering and design. It delivers world class results in education, research and innovation to address challenges in the areas of energy, climate, mobility, health and digital society. For generations, our engineers have proven to be entrepreneurial problem-solvers, both in business and in a social context.

At TU Delft we embrace diversity as one of our core values and we actively engage to be a university where you feel at home and can flourish. We value different perspectives and qualities. We believe this makes our work more innovative, the TU Delft community more vibrant and the world more just. Together, we imagine, invent and create solutions using technology to have a positive impact on a global scale. That is why we invite you to apply. Your application will receive fair consideration.

Challenge. Change. Impact!

QuTech
At QuTech, we work on radically new technologies with world-changing potential. Our mission: to develop scalable prototypes of a quantum computer and a quantum internet by integrating world-class research and groundbreaking innovation. Through excellence, relevance, and leadership, we cultivate a vibrant quantum technology ecosystem. Together, we are creating the quantum future, because we believe that quantum technologies can be a game changer in many societal and economic sectors, including health, agriculture and safety.

Have a look at our video and get a glimpse of QuTech.

Senior Program & Operations Manager QIA

Job description
QIA’s mission is to build a global Quantum Internet by developing a full-stack prototype quantum internet network that validates all key subsystems. As a pioneering community dedicated to advancing a groundbreaking technology, QIA’s ambition extends beyond scientific leadership. The aim is to build an innovative European Quantum Internet ecosystem, capable of scaling all sub-systems to achieve world-leading European technology. In this regard QIA has launched the world’s first global quantum internet technology forum (QIATF) and is expanding its ecosystem further.
Find out more about QIA at https://quantuminternetalliance.org/.

As Senior Program & Operations Manager, you will support the QIA Director in translating strategic priorities into effective programs, operations, and governance. Acting as Chief of Staff, you will lead day-to-day coordination. This complex role combines strategic advisory responsibilities, team leadership, organizational transition management, stakeholder engagement, and oversight of major EU-funded grants. Acting as a central coordination point, the role ensures alignment between QIA, QuTech, consortium partners, and external stakeholders. You will be hierarchically positioned under the QuTech director, and functionally report to the QIA Director.

Key Responsibilities

• Advise and support the QIA Director through strategic analysis, executive summaries, reports, and presentations, and translate QIA strategy into actionable operational plans and priorities.
• Prepare and coordinate monthly Steering Team meetings, including agendas, materials, minutes, and action tracking.
• Ensure effective embedding within QuTech to fulfil TU Delft/QuTech commitments.
• Coordinate with QuTech central services: HR, Finance, Project Office, legal and Senior Management, to ensure QIA's smooth operations.
• Lead and coordinate the QIA Coordination Team, fostering collaboration across grants, projects, operations, outreach, and administration.
• Set operational goals, monitor progress, and support performance management and professional development.
• Support recruitment and onboarding activities in collaboration with HR.
• Coordinate partnerships and align outreach with key national and European quantum initiatives.
• Gather feedback from QIA members and partners, maintain regular communication with internal and external stakeholders, and ensure proper record-keeping.
• Oversee major EU-funded grant deliverables, amendments, and reporting.
• Lead Grant Agreement preparation and negotiation for new funding phases.
• Coordinate consortium agreements, budgets, and spending in relation to progress across work packages.
• Liaise with the European Commission and internal finance teams.

In this role, you will work closely with colleagues within QIA.

TU Delft
Delft University of Technology is built on strong foundations. As creators of the world-famous Dutch waterworks and pioneers in biotech, TU Delft is a top international university combining science, engineering and design. It delivers world class results in education, research and innovation to address challenges in the areas of energy, climate, mobility, health and digital society. For generations, our engineers have proven to be entrepreneurial problem-solvers, both in business and in a social context.

At TU Delft we embrace diversity as one of our core values and we actively engage to be a university where you feel at home and can flourish. We value different perspectives and qualities. We believe this makes our work more innovative, the TU Delft community more vibrant and the world more just. Together, we imagine, invent and create solutions using technology to have a positive impact on a global scale. That is why we invite you to apply. Your application will receive fair consideration.

Challenge. Change. Impact!

QuTech
At QuTech, we work on radically new technologies with world-changing potential. Our mission: to develop scalable prototypes of a quantum computer and a quantum internet by integrating world-class research and groundbreaking innovation. Through excellence, relevance, and leadership, we cultivate a vibrant quantum technology ecosystem. Together, we are creating the quantum future, because we believe that quantum technologies can be a game changer in many societal and economic sectors, including health, agriculture and safety.

Have a look at our video and get a glimpse of QuTech.

Medewerker administratie & procesondersteuning - team Intellectueel Eigendom

Functieomschrijving

Als lid van de afdeling intellectueel eigendom zorg je voor een correcte, tijdige en zorgvuldige uitvoering van uiteenlopende administratieve werkzaamheden. Je ondersteunt collega’s van de afdeling intellectueel eigendom en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en voldoen aan de administratieve kaders en procedures van TU Delft.

Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend. Zo ondersteun je bij financiële administratieve taken, je registreert, archiveert en beheert documenten in het Document Management Systeem (DMS) en stelt op basis daarvan rapportages op. Ook verzorg je postverwerking, agendabeheer en algemene administratieve ondersteuning. Daarnaast coördineer je het verzamelen van handtekeningen, beantwoord je servicevragen van collega’s of studenten en pak je ad-hoc werkzaamheden gestructureerd en professioneel op. Je signaleert knelpunten in administratieve processen en denkt actief mee over verbeteringen.

Je komt te werken in een positief en zelfsturende afdeling binnen het Innovation & Impact Centre van TU Delft met betrokken collega’s die nauw samenwerken met onderzoekers en andere afdelingen. Het team speelt een belangrijke rol in het realiseren van maatschappelijke en economische impact van TU Delft-innovaties.

Deze functie ontstaat ter vervanging van een collega die met pensioen gaat. Je stapt dus in een goed ingerichte rol, met bestaande kennis en ruimte om verder te professionaliseren.

Functie-eisen

• Je hebt een mbo-opleiding in een administratieve richting of een vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Windows en MS Office; nieuwe systemen maak je je snel eigen.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt goed overzicht, ook bij afwisselende werkzaamheden.
• Je communiceert helder en bent servicegericht richting collega’s en andere betrokkenen.
• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving met veel verschillende contacten.
• Ervaring met een Document Management Systeem of andere administratieve systemen is een pré; als je dit nog niet kent, leren we je dit graag.
• Goede beheersing van Nederlands én Engels, mondeling én schriftelijk.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Directie Innovation & Impact Centre
Je treedt in dienst bij het Innovation & Impact Centre (I&IC) dat verantwoordelijk is voor valorisatie - naast onderwijs en onderzoek de derde kerntaak van de universiteit. Wij zetten ons in om de kennis en technologie die we bij de TU Delft ontwikkelen ten goede te laten komen aan de maatschappij. Het werk bij I&IC is divers en varieert van advisering op het gebied van onderzoeksfinanciering tot het opzetten van grote publiek-private samenwerkingsverbanden. Ook houden we ons bezig met de ontwikkeling van de TU Delft Campus als innovatie-ecosysteem. We stimuleren ondernemerschap, (inter)nationale samenwerking en strategische planvorming op het gebied van innovatie.

Afhankelijk van je profiel kom je werken op het gebied van onderzoeksfinanciering (zowel NL als EU), intellectueel eigendom, public affairs, corporate innovations, campusontwikkeling, projecten of innovation affairs. Het I&IC is gevestigd midden op de TU Delft Campus, het bruisende innovatie-ecosysteem dat naast de universiteit bijna 300 bedrijven, kennisinstellingen, fieldlabs, (pre-)incubators, restaurants en cafés huisvest. Een inspirerende plek waar je je dagelijks omringt met studenten, onderzoekers, ondernemers en andere innovatieve geesten; allemaal gedreven door dezelfde missie: impact for a better society.

Medewerker administratie & procesondersteuning - team Intellectueel Eigendom

Functieomschrijving

Als lid van de afdeling intellectueel eigendom zorg je voor een correcte, tijdige en zorgvuldige uitvoering van uiteenlopende administratieve werkzaamheden. Je ondersteunt collega’s van de afdeling intellectueel eigendom en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en voldoen aan de administratieve kaders en procedures van TU Delft.

Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend. Zo ondersteun je bij financiële administratieve taken, je registreert, archiveert en beheert documenten in het Document Management Systeem (DMS) en stelt op basis daarvan rapportages op. Ook verzorg je postverwerking, agendabeheer en algemene administratieve ondersteuning. Daarnaast coördineer je het verzamelen van handtekeningen, beantwoord je servicevragen van collega’s of studenten en pak je ad-hoc werkzaamheden gestructureerd en professioneel op. Je signaleert knelpunten in administratieve processen en denkt actief mee over verbeteringen.

Je komt te werken in een positief en zelfsturende afdeling binnen het Innovation & Impact Centre van TU Delft met betrokken collega’s die nauw samenwerken met onderzoekers en andere afdelingen. Het team speelt een belangrijke rol in het realiseren van maatschappelijke en economische impact van TU Delft-innovaties.

Deze functie ontstaat ter vervanging van een collega die met pensioen gaat. Je stapt dus in een goed ingerichte rol, met bestaande kennis en ruimte om verder te professionaliseren.

Functie-eisen

• Je hebt een mbo-opleiding in een administratieve richting of een vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Windows en MS Office; nieuwe systemen maak je je snel eigen.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt goed overzicht, ook bij afwisselende werkzaamheden.
• Je communiceert helder en bent servicegericht richting collega’s en andere betrokkenen.
• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving met veel verschillende contacten.
• Ervaring met een Document Management Systeem of andere administratieve systemen is een pré; als je dit nog niet kent, leren we je dit graag.
• Goede beheersing van Nederlands én Engels, mondeling én schriftelijk.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Directie Innovation & Impact Centre
Je treedt in dienst bij het Innovation & Impact Centre (I&IC) dat verantwoordelijk is voor valorisatie - naast onderwijs en onderzoek de derde kerntaak van de universiteit. Wij zetten ons in om de kennis en technologie die we bij de TU Delft ontwikkelen ten goede te laten komen aan de maatschappij. Het werk bij I&IC is divers en varieert van advisering op het gebied van onderzoeksfinanciering tot het opzetten van grote publiek-private samenwerkingsverbanden. Ook houden we ons bezig met de ontwikkeling van de TU Delft Campus als innovatie-ecosysteem. We stimuleren ondernemerschap, (inter)nationale samenwerking en strategische planvorming op het gebied van innovatie.

Afhankelijk van je profiel kom je werken op het gebied van onderzoeksfinanciering (zowel NL als EU), intellectueel eigendom, public affairs, corporate innovations, campusontwikkeling, projecten of innovation affairs. Het I&IC is gevestigd midden op de TU Delft Campus, het bruisende innovatie-ecosysteem dat naast de universiteit bijna 300 bedrijven, kennisinstellingen, fieldlabs, (pre-)incubators, restaurants en cafés huisvest. Een inspirerende plek waar je je dagelijks omringt met studenten, onderzoekers, ondernemers en andere innovatieve geesten; allemaal gedreven door dezelfde missie: impact for a better society.

Management assistent Kavli Nanolab Delft

Functieomschrijving

Voor het Kavli Nanolab Delft, zijn we op zoek naar een gedreven, ervaren management assistent. Ben jij het organisatietalent, met een scherp oog voor detail en affiniteit met financiële en HR processen, dat wij zoeken?

Het Kavli nanolab maakt deel uit van een unieke groot wetenschappelijke infrastructuur die onmisbaar is voor onderzoek en innovatie: de cleanroom Delft.

Verdeeld over twee locaties bieden het Kavli Nanolab en het Else Kooi laboratorium cleanroom faciliteiten van wereldklasse. Deze unieke faciliteit met hoogwaardige infrastructuur maakt het mogelijk voor universiteiten, jonge bedrijven, researchinstituten en gevestigde industrieën om structuren te realiseren op de nanoschaal.

Om de dagelijkse bedrijfsvoering zo soepel mogelijk te laten verlopen zoeken wij naar een mangementondersteuner voor 0.6 fte, je werkt samen met de manager operations, directeur en technicians aan hoogwaardige serviceverlening. Zowel voor onze interne als externe klanten.

Je verleent toegang tot systemen, doet bestellingen, bent betrokken bij de afhandeling van contracten en de facturatie van diensten. Daarnaast ben je betrokken bij het organiseren en notuleren van diverse bijeenkomsten. En onderhoudt je contacten met onze interne diensten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle gebruikers van de cleanroom; studenten, wetenschappers en bedrijven.

Functie-eisen
Wie wij zoeken? Een proactieve en communicatie vaardige professional.

• Je kan schakelen tussen verschillende bezigheden zonder het overzicht te verliezen.
• Je denkt mee en vooruit en weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen.
• Je werkt accuraat en hebt een scherp oog voor detail.
• Je bent een teamspeler die ook graag autonoom taken vervult.
• Je vindt het leuk om (nieuwe) processen te ontdekken en bij te blijven, en mee te denken over mogelijke verbeteringen.
• Je vindt het leuk om met digitale systemen te werken en maakt deze je snel eigen.
• Je hebt minimaal MBO+ werk- en opleidingsniveau of een aantal jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Technische Natuurwetenschappen
Met meer dan 1.100 medewerkers, waaronder 150 baanbrekende hoofdonderzoekers (principal investigators), en ongeveer 3.600 gepassioneerde studenten is de faculteit Technische Natuurwetenschappen een inspirerend wetenschappelijk ecosysteem. Onze faculteit richt zich op sleuteltechnologieën, zoals quantum- en nanotechnologie, fotonica, biotechnologie, synthetische biologie en materialen voor energieopslag en -conversie, en biedt oplossingen voor belangrijke problemen van de 21e eeuw. Daarvoor leiden we studenten op in brede bachelor- en specialistische masteropleidingen met een sterke onderzoekscomponent. Onze wetenschappers verrichten baanbrekend fundamenteel en toegepast onderzoek op het gebied van Life and Health Science & Technology, Nanoscience, Chemical Engineering, Radiation Science & Technology en Engineering Physics. We leiden ook de volgende generatie middelbare school docenten op.

Klik hier om naar de website van faculteit Technische Natuurwetenschappen te gaan.