Management Office Assistant: WENR Instituuts- en Programmamanagers

Hoe zorg je dat een team dat werkt aan grote maatschappelijke vraagstukken elke dag goed kan blijven bewegen? Door overzicht te creëren, vooruit te denken en ervoor te zorgen dat de organisatie eromheen klopt.

Als Management Office Assistant bij Wageningen Environmental Research (WENR) maak jij dat mogelijk. Je ondersteunt twee Instituutsmanagers en vijf Programmamanagers en zorgt dat zij zich kunnen richten op waar het om draait: kennis en innovaties ontwikkelen voor een duurzame toekomst.

Je houdt van organiseren, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en krijgt energie van samenwerken. Jij ziet wat er nodig is, pakt het op en zorgt dat zaken geregeld worden.

WENR is onderdeel van Wageningen University & Research (WUR). Hier werken onderzoekers aan oplossingen voor vraagstukken rond klimaat, natuur, water en onze leefomgeving. Jouw werk speelt zich misschien achter de schermen af, maar jouw bijdrage is zichtbaar in alles wat daardoor soepel kan verlopen.

Jouw rol
Als Management Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het team. Jij brengt structuur, houdt overzicht en denkt vooruit. Je organiseert vergaderingen, bewaakt afspraken en ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen.

En geen dag is hetzelfde.

Vandaag bereid je een strategisch overleg voor. Morgen regel je een dienstreis of werk je een presentatie uit. Tussendoor ondersteun je een programmamanager bij projectadministratie, beantwoord je een praktische vraag of zorg je dat actiepunten uit een overleg worden opgevolgd.

Je wacht niet af tot iemand vraagt wat er moet gebeuren. Je ziet het, denkt mee en komt in actie.

Dit ga je doen

• Je organiseert vergaderingen, beheert agenda’s en regelt alles wat nodig is om bijeenkomsten soepel te laten verlopen.
• Je houdt complexe agenda’s overzichtelijk en helpt bij het stellen van prioriteiten.
• Je ondersteunt programmamanagers bij projectadministratie en financiële processen.
• Je organiseert dienstreizen, bestelt benodigdheden en regelt praktische faciliteiten.
• Je ondersteunt bij HR-gerelateerde administratieve processen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor IT-gerelateerde vragen en verzoeken.
• Je maakt notulen en zorgt dat acties en besluiten niet blijven liggen.
• Je maakt professionele PowerPointpresentaties en andere documenten en zorgt dat ze er helder en verzorgd uitzien.
• Je houdt documentatie en archivering op orde en helpt collega’s effectief samenwerken in Microsoft Teams.
• Je ziet waar het slimmer of makkelijker kan en komt met ideeën om administratieve processen en werkwijzen te verbeteren.

Jouw team
Je werkt nauw samen met twee Instituutsmanagers en vijf Programmamanagers binnen WENR. Samen vormen jullie een professioneel en collegiaal team.

Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen en mee te denken. Tegelijkertijd weet je dat je op je collega’s kunt rekenen. Betrouwbaarheid, samenwerking en elkaar verder helpen vormen de basis van jullie manier van werken.

Jouw werkomgeving
Wageningen Environmental Research (WENR) maakt onderdeel uit van Wageningen University & Research en is gevestigd op Wageningen Campus.

Hier werken onderzoekers aan vraagstukken die ons allemaal raken. Hoe maken we steden toekomstbestendiger? Hoe houden we water en bodem gezond? Hoe gaan we om met klimaatverandering en biodiversiteitsverlies? En hoe zorgen we voor een leefomgeving waarin mens en natuur samen kunnen floreren?

Dat vraagt om kennis, nieuwsgierigheid én samenwerking.

Jij staat niet zelf in het veld of in het lab. Maar met jouw werk geef je de mensen die daar wél werken de ruimte om zich te richten op oplossingen die ertoe doen. Jij zorgt dat afspraken worden nagekomen, mensen elkaar vinden en processen blijven bewegen.

Zo draag je iedere dag, vanuit jouw eigen expertise, bij aan een duurzamere toekomst.

Senior GeoAI-expert

Hoe zetten we de nieuwste ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie in om complexe ruimtelijke vraagstukken aan te pakken? En hoe ontwikkelen we nieuwe GeoAI-methoden die bijdragen aan onderzoek naar klimaat, biodiversiteit en duurzaam landgebruik?

Als Senior GeoAI-expert bij Wageningen University & Research (WUR) werk je op het snijvlak van kunstmatige intelligentie, geografische informatie en onderzoek naar onze leefomgeving. Je ontwikkelt innovatieve onderzoekslijnen, brengt wetenschappelijke expertise samen en bouwt aan samenwerkingen binnen en buiten WUR.

Je krijgt de ruimte om een voortrekkersrol te vervullen in een snel ontwikkelend onderzoeksveld. Met jouw wetenschappelijke visie en expertise draag je bij aan de verdere ontwikkeling van GeoAI binnen WUR en aan de opbouw van een onderzoeksgroep die nieuwe mogelijkheden voor ruimtelijk en omgevingsgericht onderzoek creëert.

Jouw taken
Je brengt kennis van GeoAI, data science en de fysieke leefomgeving samen. Je ziet kansen voor nieuwe toepassingen van AI en weet die kansen te vertalen naar onderzoek dat ertoe doet.

Je:

• ontwikkelt onderzoekslijnen en brengt nieuwe projecten en financiering binnen;
• leidt multidisciplinaire onderzoeksteams en bent bijvoorbeeld projectleider van projecten van idee tot resultaat;
• verbindt collega's binnen Wageningen Environmental Research en WUR met overheden en marktpartijen;
• bouwt aan samenwerkingen waarin wetenschap, technologie en praktijk elkaar versterken;
• helpt onderzoekers om geavanceerde GeoAI-methoden toe te passen;
• maakt onderzoeksresultaten zichtbaar in wetenschappelijke publicaties, op conferenties en in formats voor stakeholders en klanten.

Je werkt aan thema's die direct raken aan onze leefomgeving, zoals landgebruik, klimaatadaptatie, biodiversiteitsmonitoring en ecosysteembeheer. Zo vertaal je geavanceerde AI naar toepassingen die bijdragen aan een duurzame toekomst.

Jouw team
Je komt terecht in Applied Spatial Research, een veelzijdig team waarin verschillende expertises samenkomen. Van AI-onderzoekers, softwareontwikkelaars en cartografen tot landschapsarchitecten en experts in ruimtelijke data en datakwaliteit.

Wat ons verbindt? Ruimtelijke data.

We bewegen ons op het snijvlak van beleid, wetenschap en technologie. Daar zoeken we naar slimme ruimtelijke oplossingen voor een duurzame en economisch verantwoorde toekomst – lokaal, nationaal én internationaal.

We geloven dat de beste oplossingen ontstaan wanneer verschillende perspectieven samenkomen. Daarom werken we interdisciplinair en zoeken we actief de samenwerking op. Met collega's, partners en mensen die vanuit een ander vakgebied naar hetzelfde vraagstuk kijken.

Senior GeoAI Expert

How can we leverage the latest developments in artificial intelligence to address complex spatial challenges? And how can we develop new GeoAI methods that contribute to research on climate, biodiversity, and sustainable land use?

As a Senior GeoAI Expert at Wageningen University & Research (WUR), you will work at the intersection of artificial intelligence, geographic information, and environmental research. You will develop innovative research directions, bring together scientific expertise, and build collaborations both within and beyond WUR.

You will have the opportunity to play a leading role in a rapidly evolving research field. Through your scientific vision and expertise, you will contribute to the further development of GeoAI within WUR and help build a research group that creates new opportunities for spatial and environmental research.

Your tasks
You combine expertise in GeoAI, data science, and the physical environment. You identify opportunities for new AI applications and translate them into impactful research.

You will:

• Develop research lines and acquire new projects and funding opportunities.
• Lead multidisciplinary research teams and manage projects from concept to completion.
• Connect colleagues within Wageningen Environmental Research and WUR with government agencies and industry partners.
• Build collaborations where science, technology, and practice reinforce one another.
• Support researchers in applying advanced GeoAI methods.
• Disseminate research results through scientific publications, conference presentations, and stakeholder- and client-oriented communication formats.

You will work on topics that directly affect our living environment, such as land use, climate adaptation, biodiversity monitoring, and ecosystem management. In doing so, you will translate advanced AI technologies into applications that contribute to a sustainable future.

Your Team
You will join Applied Spatial Research, a diverse team bringing together a wide range of expertise, including:

• AI researchers
• Software developers
• Cartographers
• Landscape architects
• Specialists in spatial data and data quality

What unites us is spatial data.

We operate at the intersection of policy, science, and technology, seeking smart spatial solutions for a sustainable and economically responsible future at local, national, and international levels.

We believe that the best solutions emerge when different perspectives come together. That is why we work interdisciplinarily and actively seek collaboration with colleagues, partners, and professionals from other fields who are addressing the same challenges from different angles.

Management Assistent

Krijg jij energie van het werken in een dynamische omgeving? Zoek je een baan met volop ruimte voor ontwikkeling? En vind je het leuk om je werk zo te organiseren dat het is gedaan voordat het je wordt gevraagd? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wageningen University & Research (WUR)/Library Document Management & Archief (DMA) zorgt voor een solide informatievoorziening voor onderwijs en onderzoek. De management assistent speelt een cruciale rol in de ondersteuning van het MT van WUR Library/DMA. Je ondersteunt het management (5 personen) niet alleen bij hun operationele taken; maar levert ook een inhoudelijke bijdrage aan managementinformatie, budgetbewaking en de organisatie van bijeenkomsten. Je werkt op basis van globale aanwijzingen en neemt zelf initiatief. De sfeer is open, informeel, nuchter en klantgericht. Je werkt op het secretariaat van WUR Library/DMA in een moderne open werkruimte in het gebouw Forum.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Je beheert complexe agenda's en plant, bereidt voor en notuleert vergaderingen van het MT.
• Je verzamelt en ordent gegevens en bewerkt die tot managementinformatie.
• Je stelt (onderdelen van) conceptrapportages voor het MT op bijvoorbeeld voortgang, bestellingen, kosten.
• Je beheert samen met de stafdiensten de financiële administratie van WUR Library/DMA: je verzorgt facturering en bestellingen in ProQme, bewaakt budgetten en draagt bij aan de budgetbegroting en afdelingsrapportages.
• Je doet schriftelijke voorstellen om administratieve processen en systemen te verbeteren en vertaalt nieuwe voorschriften naar interne werkwijze.
• Je draagt bij aan de voorbereiding en organisatie van niet-reguliere, afdelingsoverstijgende bijeenkomsten bijvoorbeeld MT-dagen, bijeenkomsten met DIAS, onderwijs of onderzoek. Je ondersteunt bij het programma en bewaakt de voortgang van actiepunten.
• Je verwoordt inhoudelijke onderwerpen, feiten en conclusies in notities, verslagen en mededelingen voor het MT en de medewerkers.

Jouw team
Jij werkt samen met je collega managementassistent binnen WUR Library/DMA. Daarnaast werk je nauw samen met de managementassistenten binnen Digitalisation, Information & Archiving Services (DIAS), het organisatieonderdeel waar WUR Library/DMA deel van uitmaakt. Je rapporteert aan het hoofd WUR Library/DMA.

Hier werk je
De functie van managementassistent maakt deel uit van WUR Library/DMA. Bibliotheken en archieven zijn uitgegroeid tot digitale kenniscentra. WUR Library/DMA streeft ernaar een belangrijke en gewaardeerde bijdrage te leveren aan het versterken van de positie van WUR door middel van geavanceerde technologie en expertise. Dit doen we in nauwe samenwerking met onze gebruikers en de IT-organisatie.

WUR Library/DMA is een kleine, flexibele organisatie (80 collega’s) die een inspirerende en dynamische werkomgeving biedt. De Library/DMA is goed verankerd binnen Wageningen University & Research, met korte communicatielijnen naar Onderzoek en Onderwijs, evenals naar IT en de Raad van Bestuur.

Management Assistant

Do you get energy from working in a dynamic environment? Are you looking for a job with plenty of room for development? And do you enjoy organizing your work in such a way that it is done before you are asked? Then we are looking for you!

Wageningen University & Research (WUR)/Library and Document Management & Archive (DMA) provides a solid information infrastructure for education and research. The management assistant plays a crucial role in supporting the MT of WUR Library/DMA. You support the management team (5 people) not only in their operational tasks, but also contribute substantively to management information, budget monitoring and the organization of meetings. You work on the basis of general instructions and take a lot of initiative yourself. The atmosphere is open, informal, down‑to‑earth and customer‑focused. You work at the secretariat of WUR Library/DMA in a modern open workspace in the Forum building.

Your main tasks and responsibilities are:

• You manage complex calendars and schedule, prepare and take minutes of MT meetings. You collect and organize data and process it into management information.
• You prepare (parts of) draft reports for the MT, e.g. progress, orders, costs.
• Together with the staff departments, you manage the financial administration of WUR Library/DMA: you handle invoicing and orders in ProQme, monitor budgets and contribute to the budget planning and departmental reports.
• You make written proposals to improve administrative processes and systems and translate new regulations into internal working methods.
• You contribute to the preparation and organization of non‑regular, cross‑departmental meetings e.g. MT days, meetings with DIAS, education or research. You support the program and monitor the progress of action points.
• You articulate substantive topics, facts and conclusions in memos, reports and announcements for the MT and employees.

Your team
You work together with your fellow management assistant within WUR Library/DMA. In addition, you work closely with the management assistants within Digitalisation, Information & Archiving Services (DIAS), the organisational unit of which WUR Library/DMA is part. You report to the head of WUR Library/DMA.

Your workplace
The position of management assistant is part of WUR Library/DMA. Libraries and archives have evolved into digital knowledge centres. WUR Library/DMA aims to make an important and valued contribution to strengthening the position of WUR through advanced technology and expertise. We do this in close collaboration with our users and the IT organisation. WUR Library/DMA is a small, flexible organisation (80 colleagues) that offers an inspiring and dynamic working environment. The Library/DMA is well embedded within Wageningen University & Research, with short communication lines to Research and Education, as well as to IT and the Executive Board.