Management Assistent

Vind jij het leuk om je administratieve kennis in te zetten voor de afdeling Fokkerij & Genomica, mee te denken en er voor te zorgen dat de onderzoekers ‘ontzorgd’ worden in hun taken? Ben jij iemand die de prioriteiten goed in het oog weet te houden? Ben je omgevingssensitief en heb je oog voor de (internationale) klanten van Wageningen Livestock Research en WUR? Dan zijn wij op zoek naar jou, kom jij ons team van toppers op het secretariaat versterken?

Wageningen Livestock Research (WLR) zoekt voor haar onderzoeksafdeling Fokkerij & Genomica en het desbetreffende afdelingshoofd een enthousiaste Management Assistent.

Wat ga je doen?
Als Management Assistent maak je afspraken (in- en extern) en houdt de agenda’s bij in Outlook. Je verzorgt de uitgaande correspondentie en regelt bestellingen in ons financiële systeem. Ook werk je onderzoeksrapporten uit in de huisstijl, organiseer je bijeenkomsten en verwerk je gegevens in verschillende systemen. Daarnaast verwerk je de in- en uitgaande post en post en help je bij de start van nieuwe (gast)medewerkers.
Je ondersteunt het afdelingshoofd en de medewerkers (bij vragen over verzuim, bestellingen, declaraties en andere regelzaken).

Jouw team
Samen met de andere management assistentes zorg je voor een stabiele bezetting en goede samenwerking van het secretariaat. Je bent stressbestendig en kan snel schakelen, de management assistentes kunnen indien nodig elkaars werkzaamheden overnemen.

Wageningen Livestock Research (WLR) bestaat uit vijf onderzoeksafdelingen. Het secretariaat van WLR werkt voor deze 5 afdelingen en bestaat op dit moment uit 5 management assistentes. De onderzoeksafdeling Fokkerij & Genomica bestaat uit ca. 45 medewerkers.
Met jouw communicatieve vaardigheden en gevoel voor verbinding vervul jij een spilfunctie binnen deze internationaal georiënteerde groep.

Werken als Management Assistent bij Wageningen University & Research
Jouw nieuwe collega’s heten je een van harte welkom bij Wageningen University & Research (WUR). De samenwerking met collega’s in een informele omgeving wordt door management assistenten binnen WUR enorm gewaardeerd. Dit in combinatie met veel eigen regie, zelfstandigheid en de mogelijkheid om hybride te werken, maakt dat de werk-privé balans ook op veel waardering kan rekenen.

Tel daarbij op een uitdagende internationale omgeving waar, op onze mooie groene campus, dagelijks wordt gewerkt aan thema’s met grote maatschappelijk impact.

Management Assistant

Do you enjoy using your administrative expertise to support the Breeding & Genomics department, thinking along proactively and ensuring that researchers are “relieved” of their administrative tasks? Are you someone who is good at keeping priorities in view? Are you sensitive to your environment and do you have an eye for the (international) clients of Wageningen Livestock Research and WUR? Then we are looking for you – will you come and strengthen our team of top professionals in the secretariat?

Wageningen Livestock Research (WLR) is looking for an enthusiastic Management Assistant for its research department Breeding & Genomics and the relevant Head of Department.

What will you do?
As a Management Assistant, you schedule appointments (internal and external) and manage calendars in Outlook. You handle outgoing correspondence and arrange orders in our financial system. You also format research reports in the corporate house style, organise meetings and process data in various systems. In addition, you handle incoming and outgoing post and support the onboarding of new (guest) staff members.

You provide support to the Head of Department and staff members (answering questions about absence, orders, expense claims and other practical matters).

Your team
Together with the other management assistants, you ensure stable staffing and smooth cooperation within the secretariat. You are resilient under pressure and able to switch quickly; when necessary, management assistants are able to take over one another’s tasks.

Wageningen Livestock Research (WLR) consists of five research departments. The WLR secretariat supports all five departments and currently comprises five management assistants. The Breeding & Genomics research department consists of approximately 45 employees.

With your strong communication skills and sense of connection, you fulfil a pivotal role within this internationally oriented group.

Tijdelijke functie als Studieadviseur (ter zwangerschapvervanging)

Als studieadviseur ben jij een vertrouwd aanspreekpunt voor studenten. Je begeleidt hen bij studiegerelateerde vragen, persoonlijke uitdagingen en belangrijke keuzes tijdens hun opleiding. Je luistert, adviseert en helpt studenten om regie te nemen over hun eigen ontwikkeling.

Je komt terecht in een betrokken en hecht team van 8 studieadviseurs, waar samenwerking centraal staat. We weten elkaar gemakkelijk te vinden, denken actief met elkaar mee en sparren regelmatig over casuïstiek. Daarnaast werk je nauw samen met docenten, collega’s van het onderwijsbureau en de keten van studentbegeleiders om ervoor te zorgen dat studenten de begeleiding krijgen die zij nodig hebben.

Verder ben je betrokken bij diverse overleg- en werkgroepen binnen de faculteit en universiteit en adviseer je de examencommissie over individuele studentverzoeken.

Wat ga je doen?

• Je voert persoonlijke advies- en begeleidingsgesprekken met studenten.
• Je ondersteunt studenten bij studieplanning, studievoortgang en studiekeuzes
• Je begeleidt studenten die te maken hebben met bijzondere omstandigheden
• Je verwijst studenten eventueel door naar gespecialiseerde ondersteuning
• Je organiseert en verzorgt voorlichtingen, workshops en informatiebijeenkomsten
• Je denkt mee over het verbeteren van begeleiding, studiesucces en studentwelzijn

Assistent Project Manager

Als Assistent Project Manager bij het Athena Instituut vervul je een centrale rol in de organisatie, coördinatie en administratie van wetenschappelijke onderzoeksprojecten. Je zorgt ervoor dat de projectorganisatie op orde is, bewaakt processen en deadlines en ondersteunt projectleiders bij de financiële en administratieve uitvoering van projecten. In nauwe samenwerking met wetenschappelijke projectleiders draag je eraan bij dat projecten soepel verlopen en hun doelstellingen behalen binnen de gestelde kaders van tijd, budget, kwaliteit en compliance.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor wetenschappelijke projectleiders op het gebied van projectorganisatie en -administratie. Daarbij werk je nauw samen met onderzoekers, projectcontrollers, juristen en externe partners van het project. Je ondersteunt onder andere bij contractbeheer en de afstemming hierover met de juridische afdeling, het opstellen van projectbegrotingen in samenwerking met projectcontrollers, budgetbewaking en het tijdschrijven. Ook ondersteun je projectleiders bij projectacquisitie. Samen met de Project Manager van het Athena Instituut vorm je het projectmanagementteam en draag je bij aan een professionele en efficiënte ondersteuning van de onderzoeksportefeuille.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het administratief beheer van de projecten, waarvoor je nauw samenwerkt met de Manager Bedrijfsvoering. Je ondersteunt het beheer van een veelzijdige onderzoeksportefeuille van circa 40 tot 50 projecten en zorgt voor een goede afstemming met alle betrokken stakeholders. Je bewaakt de voortgang van projecten, signaleert tijdig knelpunten en ziet erop toe dat afspraken, deadlines en administratieve verplichtingen worden nagekomen. Je coördineert de tijdige oplevering van zowel inhoudelijke rapportages, op basis van informatie van de betrokken onderzoekers, als financiële rapportages in samenwerking met projectcontrollers. Daarnaast ondersteun je projectleiders en onderzoekers bij het verantwoord, veilig en volgens wet- en regelgeving beheren van onderzoeksdata gedurende de gehele onderzoeks- en projectcyclus.

Je maakt deel uit van een netwerk van projectmanagers binnen de Vrije Universiteit Amsterdam. Tijdens periodieke bijeenkomsten wissel je kennis en ervaringen uit en blijf je op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van project- en onderzoeksmanagement.

Medewerker ambtelijk secretariaat examencommissies

Het ambtelijk secretariaat ondersteunt de toelatingscommissies, de examen(sub)commissie(s) en de BSA-commissies van de faculteit. In deze functie ondersteun je voornamelijk de ambtelijk secretarissen van de examencommissies. Naast de beantwoording van vragen zorg je dat verzoeken die jij niet ambtelijk kunt afhandelen, worden voorgelegd aan de examencommissies. Daarnaast is een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden het leveren van een bijdrage aan de behandeling van fraudemeldingen en beroepschriften. In alle gevallen zorg je voor tijdige en juiste terugkoppeling aan betrokkenen.

We werken als klein team nauw samen en streven ernaar om minimaal twee collega's betrokken te laten zijn bij een dossier of takenpakket (je kerntaken). Daanaast verdelen we werkzaamheden op basis van expertise, interesse en capaciteit. Daardoor kan jouw takenpakket in de loop van de tijd veranderen, bijvoorbeeld door uitbreiding met andere passende werkzaamheden. We lichten dit graag toe in het sollicitatiegesprek.

JOUW TAKEN

• behandelen van vragen en verzoeken van (aankomend) studenten in ServiceNow
• voorbereiden en voorleggen van verzoeken/klachten aan de verschillende examencommissies
• leveren van een bijdrage aan de behandeling van fraudemeldingen en beroepschriften
• in voorkomende gevallen notuleren van vergaderingen
• leveren van een bijdrage aan overige voorkomende werkzaamheden, waaronder de uitvoering van de extra tentamengelegenheden in juli/augustus