Accounts Payable Agent

You will interact daily with colleagues from other departments like procurement or the warehouse to review any discrepancies before processing an invoice, e.g. when a delivery is incomplete. You will process incoming invoices and act as the first point of contact for suppliers regarding payment inquiries or reminders. You are responsible for all administrative tasks related to the Accounts Payable process: adding new bank details for suppliers and reviewing and updating the supplier ledger account.

Accounts Receivable Specialist

The Accounts Receivable Specialist will play a crucial role in managing the Accounts Receivable Administration. Reporting to the Manager Accounts Receivable, the specialist will be responsible for processing sales invoices, maintaining customer communication, and supporting month-end closing activities.
What you will do:

• Ensure accurate and timely processing of customer invoices.
• Monitor and collect overdue debtors, taking actions on significant risk issues to minimize Days Sales Outstanding (DSO). This means that you communicate with debtors regarding outstanding invoices both in writing or by telephone.
• Maintain customer master data.
• Handle inquiries from customers and sales teams, research and respond to more complex questions and escalating complex issues as necessary. This could include errors that occur, which can potentially cause complications down the line. In such cases, it's important to thoroughly investigate these errors, identify their source, and pro-actively come up with solutions to rectify them. This often requires maintaining a clear understanding of the overall process and working closely with internal teams to address the issues effectively.
• Responsible for reconciling Accounts Receivable sub-ledger to general ledger as part of the month end closing process.

Adviseur Inkoop

Als Adviseur Inkoop bij onze opdrachtgever in Heerlen ben je verantwoordelijk voor het opstellen, implementeren en monitoren van beleid, procedures en werkwijzen op het vlak van inkoop, aanbesteding en contractmanagement. Je ondersteunt de uitvoering van inkoopprocessen binnen de organisatie. Denk hierbij ook aan aanbestedingstrajecten.

Onze opdrachtgever heeft ook veel renovatie en veel nieuwbouwprojecten.

Resultaatgebieden en kerntaken
Beleidsontwikkeling voor het eigen vakgebied

• Initiëren en organiseren van (markt)onderzoeken; vertalen van gegevens naar beleidsnotities op het vlak van inkoop, aanbesteding en contractmanagement.
• Signaleren van ontwikkelingen in wet- en regelgeving en doen van beleidsvoorstellen.
• Vertalen van strategische beleidsuitgangspunten naar tactisch en operationeel beleid, kaders en werkwijzen.
• Signaleren van knelpunten in beleid en verzorgen van terugkoppeling voor verbetering; uitvoeren van verbeterslagen.

Advisering en implementatie

• Fungeren als proceseigenaar van het inkoopproces; informeren en adviseren van collega’s over beleid, kaders, werkwijzen en regelingen.
• Adviseren en ondersteunen van bestuur, management en collega’s bij de implementatie van inkoopbeleid en -processen.
• Opstellen en actualiseren van de inkoopkalender met budgetverantwoordelijken.
• Periodiek rapporteren over de effectiviteit van het beleid en adviseren over verbetermogelijkheden.
• Definiëren van informatiebehoefte met interne en externe gebruikers en vertalen naar bruikbare managementrapportages.
• Deelnemen aan, en indien relevant leiding geven aan, projecten voor de implementatie van beleid.
• Initiëren en deelnemen aan samenwerkingsinitiatieven tussen woningcorporaties gericht op informatie delen en gezamenlijk inkopen.

Ondersteuning van inkooptrajecten

• Begeleiden en bewaken van (Europese) aanbestedingen en andere inkooptrajecten; formuleren van processpecificaties.
• Identificeren van mogelijke leveranciers.
• Zorgdragen voor het acquireren, onderhandelen en afsluiten van inkoopovereenkomsten conform beleidskaders, richtlijnen en procedures.
• Beoordelen van inkoopafspraken en toetsen aan het inkoopbeleid; begeleiden van contractering met externe partijen.
• Onderhouden van contact met contractpartijen en bewaken van licentie- en contractafspraken.
• Beheren van contractdossiers, bewaken van performance, risico’s en mogelijke issues; zorgdragen voor contractevaluatie.
• Zorgdragen voor administratieve afhandeling van opdrachtverlening, levering en facturatie.

Beschikbaarheid van data en managementinformatie

• Realiseren van een geactualiseerd en bruikbaar leveranciersbestand.
• Monitoren van de kwaliteit van data over leveranciers en inkoopresultaten; voorstellen doen voor borging hiervan.
• Zorgdragen voor de beschikbaarheid van tijdige en betrouwbare sturingsinformatie voor management.

Medewerker Contractmanagement Vastgoedonderhoud

Als Medewerker Contractmanagement Vastgoedonderhoud bij onze opdrachtgever in Heerlen ben je verantwoordelijk voor de inkoop van onderhoudsdiensten en het beheer van contracten met diverse leveranciers. Je zorgt voor de uitvoering van planmatige onderhoudswerkzaamheden en houdt cruciale informatie over onze verhuureenheden up-to-date.

Onze opdrachtgever heeft te maken met bestaande bouw maar ook met nieuwbouwprojecten, in deze rol gaat het met name om decentrale inkoop (aanvragen uitzetten richting aannemers, maar controlerende en evaluerende werkzaamheden)
In deze rol heb je nauw contact met de regisseur onderhoud over de begrotingen.

Jouw verantwoordelijkheden:

Voorbereiding van de uitvoering van planmatig onderhoud

• Planningen opstellen: Opstellen van detailplanningen voor de onderhoudsactiviteiten die zijn opgenomen in de meerjarenonderhoudsplanning.
• Voorbereiding werkzaamheden: Voorbereiden van onderhoudsactiviteiten op basis van de technische staat van het complex, kwaliteitsnormen en begroting.
• Concrete opdrachten: Uitwerken van concrete opdrachten voor uitvoering, inclusief werkwijze, materiaal en planning.
• Communicatie: Ondersteunen bij de communicatie met bewoners over uit te voeren werkzaamheden en de bijbehorende consequenties.
• Vergunningen aanvragen: Aanvragen van vergunningen voor de uitvoering van planmatig onderhoud.

Inkoop en contractbeheer van onderhoud

• Onderhoudscontracten: Verzorgt de inkoop van planmatig onderhoud, contractonderhoud en serviceonderhoud volgens de onderhoudsplanning en het inkoopbeleid van Weller.
• Offerteaanvragen: Uitwerken van offerteaanvragen en RvP’s voor niet-planmatig onderhoud in overleg met de adviseur inkoop.
• Eerste aanspreekpunt: Fungeren als eerste aanspreekpunt voor leveranciers van diverse vormen van onderhoud.
• Administratieve bewaking: Administratief bewaken en controleren van de voortgang en realisatie van gecontracteerd onderhoud.
• Signaleer en adviseer: Signaleren van knelpunten en adviseren over oplossingen in overleg met betrokkenen.
• Leveranciersbeoordeling: Bijdragen aan de jaarlijkse leveranciersbeoordeling.

Administratie en rapportage

• Contractadministratie: Bijhouden van een actuele en bruikbare administratie van contracten en afspraken met leveranciers.
• Managementinformatie: Verwerken van tijdige en betrouwbare managementinformatie die aansluit op de informatiebehoefte.

Adviseur Energie en Installatie

Jouw verantwoordelijkheden
Optimalisatie van verwarmingssystemen

• Analyseren van energieverbruik en signaleren van afwijkingen.
• Adviseren over duurzame en kostenefficiënte oplossingen voor verwarming, ventilatie en koeling.
• Zorgen voor een optimale afstemming van collectieve systemen. ( verwarming, verkoeling en ventilatie, vanuit het oogpunt van duurzaamheid en betaalbaarheid voor de huurder) .

Dienstverlening aan huurders

• Voorzien van informatiemateriaal en geven van instructies over verwarmings- en ventilatiesystemen.
• Adviseren van huurders over energiebesparingsmogelijkheden.
• Organiseren en ondersteunen van energiecoaching door collega’s.

Beleid en advies

• Bijdragen aan de ontwikkeling van beleid op het gebied van vastgoed en duurzaamheid.
• Volgen van ontwikkelingen en innovaties in energievoorziening en installatietechniek.
• Participeren in projecten en samenwerkingsverbanden.

Administratie en rapportage

• Bijhouden en actualiseren van klantgegevens en energieverbruikscijfers.
• Verwerken van betrouwbare managementinformatie.