Subsidieadviseur

Als subsidieadviseur ondersteun je onderzoekers van onze faculteit, waarbij het departement Sustainable Development je voornaamste aandachtsgebied zal zijn, vooral bij de praktische en uitvoerende kant van onderzoeksfinanciering. Je draagt daarmee direct bij aan de missie van ons team: onderzoekers en departementen verbinden met passende financieringsmogelijkheden. Als betrokken partner werk je samen om de kans op succesvolle aanvragen te vergroten. Je bent voor onze onderzoekers het eerste aanspreekpunt voor projectvoorstellen en contractonderzoek met externe financiering. Je begeleidt hen door de verschillende fasen van het aanvraagproces, en loodst hen door de bijbehorende interne en externe procedures

Je helpt onze onderzoekers bij het opstellen van een adequate projectbegroting en controleert daarbij of deze past bij de voorwaarden van de financier én bij wat de onderzoeker voor ogen heeft. Zo ondersteun je onderzoekers bij aanvragen van subsidies en bij het opstellen van offertes voor contractonderzoek.

Je zult, samen met een collega subsidieadviseur, met name het departement Sustainable Development (SD) ondersteunen. Gezien we ook als team nauw samenwerken kun je ook aan andere departementen binnen de faculteit ondersteuning leveren. Het departement SD onderzoekt en ontwikkelt processen en mogelijkheden voor innovatieve duurzame ontwikkeling, om zo een positieve impact te hebben op de overgang naar een duurzame samenleving.

Als subsidieadviseur zul je (pro)actief aan de ondersteuning bijdragen door:

1. wetenschappers van het departement te informeren over relevante subsidiemogelijkheden en actuele deadlines, zodat kansen niet worden gemist;
2. het onderhouden van laagdrempelige, interactieve relaties met de wetenschappers in het departement en met het RSO-netwerk van de Universiteit Utrecht, zodat je als eerste aanspreekpunt fungeert voor vragen over financiering;
3. het ondersteunen bij aanvragen voor persoonlijke beurzen, contractonderzoek en consortiumaanvragen (niet-penvoerderschap), dit is inclusief het opstellen en controleren van de (bijbehorende) projectbegrotingen, voor subsidieaanvragen en offertes, in lijn met de eisen van de financier en de faculteit
4. het lezen van call teksten en het signaleren van risico's daarin, en het adviseren over interne en externe procedures, richtlijnen en subsidievoorwaarden.

Je werkt daarbij niet alleen: je bouwt actief relaties op met onderzoekers en departementen, en werkt binnen de universiteit samen met andere RSO’s en ondersteunende diensten zoals Finance & Control, Legal, HR, Data Stewards en Communicatie, en met het projectmanagementteam.

Postdoc: Subsurface Freshwater Storage and Groundwater Modelling

As a postdoctoral researcher in the NWO KIC project STURDI-Water (Storage, Upgrade, Reuse and Distribution of Water in regional collaborative networks), you lead research aimed at identifying the key success factors for subsurface water storage systems. Your main case-study area are the islands of Zeeland and Zeeuws-Vlaanderen, with connections to monitoring and pilot sites. You will work at the interface of hydrogeology, variable-density groundwater flow and fresh-salt transport modelling, field evidence and applied spatial decision support.

You will improve and apply an existing calibrated, high-resolution groundwater model that represents the region’s complex palaeogeographical development and depositional environments. Using this model, you will investigate infiltration and extratraction schemes, interactions between surface water and groundwater, drainage, climate variability and uncertainty in local hydrogeology. The central output will be spatial potentiality maps that shows where subsurface freshwater storage is promising and which factors determine feasibility and performance.

What will you do?

• Improve, document and apply a regional groundwater model for variable-density flow groundwaterflow and coupled salinity simulations.
• Analyse controls on subsurface water storage, including geological and hydrogeological conditions, hydraulic parameters, drainage efficiency, surface water – groundwater interaction, climate variability and operational design.
• Design reproducible scenario and sensitivity analyses to quantify model uncertainty and identify the parameters that most strongly affect storage performance.
• Assess sustainable infiltration and abstraction strategies over time, including risks of salinisation, freshwater loss and local drought impacts.
• Develop detailed potentiality maps for subsurface water storage, supported by uncertainty information and clear guidance for interpretation.
• Integrate available geological, hydrogeological and monitoring data from studied pilots in Zeeland.
• Collaborate with researchers and practice partners across the STURDI-Water consortium and translate model results into information usable in the project’s broader decision-support work.
• Publish the scientific results in a peer-reviewed journal, present them at conferences and project meetings in line with project agreements.

Managementassistent Universiteitsbibliotheek

• Je plant afspraken en vergaderingen in voor leden van het managementteam (bestaande uit acht afdelingshoofden en twee directieleden);
• Je beheert de agenda van een van de directieleden. Daarbij denk je proactief mee en zorg je voor evenwicht in de agenda's, waarbij je rekening houdt met de agenda's van de afdelingshoofden en bestaande overleggen, zodat planningsconflicten zoveel mogelijk worden voorkomen. Waarbij je rekening houdend met de agenda's van de afdelingshoofden en bestaande overleggen planningsconflicten voorkomt;
• Je notuleert vergaderingen van de dienstraad en incidenteel van andere overleggen;
• Je ondersteunt werving- en selectieprocedures en bereidt de start van nieuwe collega’s voor;
• Je organiseert evenementen en bijeenkomsten; bijvoorbeeld door het klaarmaken van de ruimtes, klaarzetten van presentaties, regelen van catering en de gastvrije ontvangst van bezoekers;
• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat, je lost eventuele problemen op en voert verbeteringen door.

Managementassistent

Als managementassistent werk je bij de afdeling Management Support UBD (MSU). Samen met zo’n 40 collega’s ondersteun je vanuit MSU de verschillende afdelingen zoals bijvoorbeeld: Juridische Zaken, HR, ITS, Studenten, Onderwijs & Onderzoek en Centrum voor Wetenschap en Cultuur.

We werken aan het centraliseren en professionaliseren van managementondersteuning binnen de UBD. Samen bouwen we aan sterke ondersteuning van de organisatie én een werkklimaat waarin jij je verder kunt ontwikkelen en werkplezier centraal staat. We helpen je goed op weg met een buddy, een ontwikkelprogramma en de ruimte om vakgerichte opleidingen te volgen. Dit betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief bijdraagt aan het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je je kunt vinden in onze vier cultuurwaardes; geven en nemen van verantwoordelijkheid, transparant en open in communicatie, samenwerken met focus op kwaliteit & resultaat en werken vanuit vertrouwen en waardering.

Afhankelijk van je portefeuille kun je denken aan werkzaamheden zoals:

• complex agendabeheer in Outlook;
• een coördinerende rol in de werkuitvoering;
• het beheren van mailboxen van directeuren en het stellen van prioriteiten;
• ondersteuning bij beleidsstukken, zoals het nalezen en verwerken daarvan.

Je brengt ervaring mee en krijgt ook ruimte om verder te groeien in je rol. We zorgen voor een goede start en kijken samen welk aandachtsgebied past bij jouw werkervaring, kwaliteiten en ontwikkeling. Zo leer je verschillende afdelingen en werkvelden kennen en draag je met jouw ervaring bij aan de verdere opbouw van Management Support. Je beweegt mee met de ontwikkeling van de afdeling en de organisatie en afhankelijk van de behoefte werk je voor verschillende afdelingen en portefeuilles.

Teammanager debiteurenadministratie

Als teammanager geef je leiding aan een team van dertien collega’s en zorg je voor een goede uitvoering van onze debiteurenadministratie. Daarbij combineer je de dagelijkse aansturing met procesverbetering en bereid je je team voor op het nieuwe ERP-systeem dat we binnen de Universiteit Utrecht uitrollen.

• De dagelijkse operatie: je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Je bewaakt de werkvoorraad en de kwaliteit van het geleverde werk en houdt oog voor de dienstverlening binnen de organisatie en daarbuiten;
• Leiderschap: je kent de talenten en drijfveren van de medewerkers en stimuleert hun ontwikkeling en betrokkenheid. Je bevordert de samenwerking binnen het team en zorgt samen met je medewerkers voor goede resultaten.
• Procesmanagement: de afgelopen jaren is fors ingezet op het digitaliseren van de administratie, het verhogen van de efficiëntie en het verbeteren van de (data)kwaliteit. Een proces dat natuurlijk nooit ‘af’ is; als teammanager heb je hierin het voortouw.
• Vervanging ERP: de Universiteit Utrecht staat aan de vooravond van een volledige vervanging van haar huidige SAP-landschap; op 1 januari 2028 wordt een vernieuwd ERP in gebruik genomen. Je werkt mee aan de inrichting en bent de voorbereiding van je team op deze ingrijpende vernieuwing.

Het team Inkomende Geldstroom (IG) is onderdeel van het Administratief Service Centrum (ASC) waarin de administratieve financiële processen van de universiteit zijn gecentraliseerd. Je maakt deel uit van het managementteam van het ASC en rapporteert direct aan de manager van het ASC.

IG verzorgt de centrale debiteurenadministratie voor alle faculteiten en diensten van onze universiteit. Je geeft leiding aan 13 collega’s die samen jaarlijks bijna 65.000 facturen verwerken.

De Universiteit Utrecht heeft een jaarlijkse begroting van € 1,1 miljard. Ruim 150 financials werken dagelijks aan het beheer van deze omvangrijke en complexe geldstroom, van administrateur en treasurer tot projectcontroller en financieel directeur.