Office assistant

Je werkzaamheden zijn zowel bij de IvD als bij het GDL.

Bij beide organisaties bestaat een belangrijk deel van je functie uit het ondersteunen van operationele en frontofficetaken. Zo ondersteun je het proces rond projectvergunningen en werkprotocollen dierproeven voor onderzoek en onderwijs. Je handelt interne en externe correspondentie af, archiveert documenten zorgvuldig en bent het eerste aanspreekpunt voor onderzoekers en gasten. Ook plan je vergaderingen en informatiebijeenkomsten en bewaak je de tijdigheid binnen het proces.

Daarnaast ondersteun je bij administratieve en facilitaire frontofficewerkzaamheden. Je ontvangt onderzoekers en andere personen uit het netwerk van de IvD en GDL, beantwoordt vragen via mail en telefoon en verzorgt de goederenlevering bij het GDL. Samen met je collega’s ondersteun je ook de communicatie door de IvD en GDL via bijvoorbeeld nieuwsbrieven en de website.

Klantgerichte facilitair medewerker

In deze functie ben jij het aanspreekpunt voor gebruikers en bezoekers van onze universitaire gebouwen in de binnenstad. Je zorgt dat iedereen zich welkom voelt en dat de ruimtes schoon, veilig en klaar voor gebruik zijn. Als praktische doener zie je wat er nodig is en regel je dat zaken snel en goed worden opgepakt. Je pakt zelf dingen op, maar werkt ook samen met collega’s om alles soepel te laten verlopen.

Je taken zijn onder andere:

• zichtbaar aanwezig zijn in het gebouw en gebruikers helpen bij facilitaire vragen;
• zorgen voor orde, netheid en veiligheid (ONV) binnen en buiten, inclusief onderwijs- en vergaderruimtes;
• operationele zaken afstemmen met leveranciers en meldingen en storingen opvolgen;
• ondersteunen bij evenementen (incidenteel buiten kantooruren);
• uitvoeren van kleine technische werkzaamheden en reparaties, zoals het vervangen van lampen of het ophangen van whiteboards.

Je werkt samen met je collega’s van de Facilitaire Services. De teamleider Facilitaire Services is je leidinggevende.

Management Office Assistant departement Sustainable Development

We bevinden ons momenteel in een fase van ontwikkeling en verandering. Dat betekent dat werkzaamheden niet altijd strak afgebakend zijn en dat we samen kijken waar de prioriteiten liggen. Juist dat maakt het werk afwisselend en interessant. Je draagt bij aan een breed scala aan secretariële en ondersteunende werkzaamheden en bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s, zowel in persoon als online via Teams en e-mail.

In de praktijk kun je denken aan werkzaamheden zoals agendabeheer, ondersteuning van verschillende onderdelen binnen het departement, het organiseren en faciliteren van bijeenkomsten en het ondersteunen van commissies. Maar bovenal zoeken we iemand die meedenkt, initiatief neemt en graag samen met het team zorgt dat alles soepel verloopt

Product Owner & Community Lead: Advanced Data Collection Toolbox

The Department of Methodology and Statistics has a job opening for a Product Owner & Community Lead in Advanced Data Collection Tools. In this position, you act as the product owner for the data collection domain within the Macroscope infrastructure, serving as the central point of contact for all data collection tools and connection to the CTO who oversees the full tool landscape. You are responsible for mapping, analysing and connecting the ecosystem of data collection tools and the public and private parties involved. You will carry out activities like:

• Acting as the primary contact between (external) software developers, researchers and other stakeholders: mapping who builds what, identifying unmet needs and keeping all parties aligned.
• Translating community needs, including open science principles, into clear and scalable software requirements, to be implemented by research engineers or software developers.
• Disseminating scientific output, such as presentations, workshops or papers about the infrastructures for the broader SSH community.
• You participate in code reviews or provide hands-on technical support where needed. Your technical background allows you to evaluate technical work critically.

Management- en officeassistent (MOA) Faculteitsbestuur

Samen met de collega’s van team Bestuurs- en Beleidsondersteuning (BBO) bied je, onder leiding van de bestuurssecretaris, ondersteuning aan de decaan, twee vice-decanen, de faculteitsdirecteur, de hoofden van het faculteitsbureau, de faculteitsraad en diverse commissies en overleggen. Ieder heeft een eigen takenpakket, waarbij jullie elkaar kunnen vervangen en helpen bij werkpieken en afwezigheid.

Je werkzaamheden bestaan bijvoorbeeld uit:

• complex agendabeheer;
• notuleren van complexe vergaderingen, waarbij zowel Nederlands als Engels wordt gesproken;
• plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen;
• beheren van teamssites en andere fysieke en/of cloud-omgevingen;
• administratieve ondersteuning bij oa. HR- en financiële processen;
• algemene secretariële werkzaamheden als bestellingen, ontvangen bezoekers, secretariaatsmailbox, (mede)organisatie facultaire bijeenkomsten, et cetera.