Directiesecretaresse

Als Directiesecretaresse blink je uit in zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de (concern)directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid. Ook in je samenwerking met de andere collega’s uit het team directiesecretaresses en managementassistente, waarvoor je soms taken waarneemt. Je weet je heel natuurlijk aan te passen naar wat dat van jou vraagt. Jij vindt het een uitdaging en kans om vernieuwende en creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de (concern)directeur. Verder besef jij dat jouw rol meer is dan het bedienen van een directeur en dat jij een belangrijke schakel bent in het goed functioneren van een cluster als Stadsontwikkeling. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie in den brede. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega’s uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer. Je werkt nauw samen met de collega directiesecretaresses, managementassistente en met de directiesecretarissen en -adviseur van de (concern)directeur.

Wat je concreet gaat doen?

• Voor de (concern)directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen. Eventueel behoort het notuleren van overleggen ook tot de mogelijkheden;
• Je bereidt het wekelijkse agendaoverleg met de (concern)directeur en de directiesecretarissen voor. Je hebt en biedt overzicht en hebt mogelijke oplossingen bedacht voor knelpunten in de agenda de komende weken. Je stelt de vragen die de (concern)directeur helpen om te reflecteren op de te maken en gemaakte keuzes en die jou helpen om de agenda werkbaar te houden;
• Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de (concern)directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.
• Naast deze vaste en bijkomende (in het verlengde van de ondersteuning van de (concern)directeur) werkzaamheden vervang je in het team ook een collega wanneer deze roostervrij is of collega’s die voor een langere periode afwezig zijn met verlof.

Teamleider Communicatie

Als teamleider Communicatie ga je aan de slag met het communicatieteam dat werkt voor Stadsbeheer en Veiligheid. Je bouwt daarbij voort op de ingezette koers voor de teams. Het cluster Stadsbeheer werkt vanuit de visie dat we samen verantwoordelijk zijn voor een openbare ruimte die schoon, veilig en onderhouden is. De meer dan 3.000 medewerkers van Stadsbeheer maken dagelijks het verschil met hun aanwezigheid in de stad en mentaliteit van aanpakken, met hun vakkennis, beschikbare data en technologie, met innovatiekracht en praktische oplossingen. Niet (alleen) door het zelf te doen, maar door het slim en samen te doen. Goede communicatie is daarbij essentieel.

De directie Veiligheid werkt samen met partners aan een veilige stad om in te wonen en in te werken. Gebeurtenissen in de wereld en dichter bij huis hebben effect op Rotterdam. Het is belangrijk om deze effecten op tijd te zien en aan te pakken. Dit betekent luisteren naar Rotterdammers en aanwezig zijn in wijken. Zo houden collega’s binnen Directie Veiligheid zich onder andere bezig met georganiseerde misdaad (ondermijning), jeugdcriminaliteit, veilige wijken, digitale veiligheid en polarisatie, extremisme en radicalisering. Ook verstrekken we vergunningen, kunnen we op last van de burgemeester panden sluiten en zorgen we ervoor dat allerlei evenementen in de stad veilig verlopen.

Als Teamleider Communicatie geef je leiding aan een team van 26 communicatieadviseurs die bij het cluster Stadsbeheer en de Directie Veiligheid werken. Je bent sparringpartner van het management van deze onderdelen van de gemeente Rotterdam maar weet clusteroverstijgend te kijken naar opgaven. Daarbij sta je stevig in je schoenen weet je de kwaliteiten van jouw teamleden optimaal in te zetten voor stad, bestuur en organisatie. Je bent een hitteschild voor je team en weet met humor en relativering om te gaan met de dynamiek van het werk.

Jouw belangrijkste taken zijn:

• Sparringpartner: Het samen met je team ontwikkelen en realiseren van communicatiestrategieën, waarbij je scherpe keuzes maakt in prioriteiten en aanpak.
• Samenhang en verbinding: Je zorgt voor een sterke samenwerking binnen je team en werkt intensief samen met andere afdelingen en teams om resultaten te boeken.
• Verantwoordelijk eigenaarschap stimuleren: Je weet je teamleden te inspireren en eigenaarschap te creëren, waarbij iedereen verantwoordelijkheid neemt voor het gezamenlijke resultaat.
• Veranderopgave leiden: Je speelt een sleutelrol in de veranderopgave van de afdeling Communicatie en stimuleert innovatie en experimenten om de communicatie te blijven vernieuwen.
• Politieke sensitiviteit: Je hebt een uitstekend gevoel voor de politiek-bestuurlijke context waarin wij opereren en weet effectief te schakelen tussen verschillende belangen.
• Crisiscommunicatie: Je vervult een rol in de crisiscommunicatiestructuur. Je neemt verantwoordelijkheid tijdens crisissituaties en draait piketdiensten om adequaat te kunnen reageren. Opleiden en trainen hoort daarbij.
• Sturing op kwaliteit en resultaat: Samen met je collega-teamleiders stuur je op de kwaliteit van het team en de afdeling. Je houdt grip op de bedrijfsvoering en weet je team te stimuleren en coachen om zich verder te ontwikkelen.

Financial Auditor

Op basis van de risicoanalyse en het overkoepelend controleplan, is het de hoofdtaak van de afdeling FA periodiek (financial) audits uit te voeren op risicovolle processen en systemen. De afdeling FA toetst de bedrijfsprocessen op getrouwheid en rechtmatigheid en genereert stuurinformatie ten behoeve van het tijdig bijstellen van fouten en procedures indien zich hierin risicovolle onvolkomenheden voordoen (incl. early warningrapportages). De daadwerkelijke verantwoordelijkheid voor het in de grip houden van de organisatie ligt bij de lijn.

De kerntaken zijn:

• Meewerken bij het opstellen jaarlijkse controleplannen op basis van een overkoepelende risicoanalyse;
• Uitvoeren van risicoanalyses om de aanwezigheid van noodzakelijke interne beheersmaatregelen te identificeren;
• Analyse van processen of het mogelijk is om in plaats van gegevensgericht systeemgericht te controleren. Op basis hiervan worden (geüniformeerde) controlewerkplannen opgesteld;
• Uitvoeren van procescontroles (exploitatie), balanspostcontroles en IT-systeemcontroles.
• Uitvoeren van gegevensgerichte controles gedurende het controlejaar;
• Opstellen van (concept) controle vastleggingen

De taak van de afdeling FA richt zich in de kern op de getrouwheid en rechtmatigheid van processen en systemen. Kloppen de cijfers en zijn deze langs de lijn van wet en regelgeving via processen tot stand gekomen en gepresenteerd. De aard van de werkzaamheden is daarbij vooral cyclisch, terugkerend van aard.

afdeling/team:
De gemeente Rotterdam wil haar doelen zo goed mogelijk realiseren met de beschikbare middelen. Directie Middelen en Control (DMC) is er om de organisatie en bestuur te adviseren bij en toe te zien op het sturen, beheersen en verantwoorden, zodat de doelen voor Rotterdam gerealiseerd kunnen worden. De directie valt rechtstreeks onder de algemeen directeur van de gemeente Rotterdam en wordt aangestuurd door de concerncontroller.

De afdeling Financial Audit (FA) is één van de afdelingen van de directie Middelen en Control en bestaat uit ca. 40 fte. De afdeling bestaat uit 3 teams, elk aangestuurd door een coördinator. De omvang van de teams bedraagt ca. 10-15 fte.

Junior slimme automatisering developer

Als junior developer werk je in het team Analyse binnen cluster Dienstverlening waar wij een duidelijke blik naar de toekomst hebben. Wij zien Artificial Intelligence (AI) en Robot Process Automation (RPA) als de combinatie om de burger van Rotterdam beter en sneller te kunnen bedienen. Om dit te realiseren zoeken wij ambitieuze en bevlogen collega’s.
Ontwikkeling van het cluster Dienstverlening en van jou staan centraal in ons team. Wij zoeken een junior Slimme Automatisering (SA) Developer met gevoel voor organisatieontwikkeling en technologie. Je snapt de mens, doorgrondt processen en ziet hoe hedendaagse technologie organisaties zal veranderen.

Jij weet niet alleen hoe je technische vraagstukken oplost, maar hebt ook de capaciteiten om anderen mee te krijgen in veranderingen. Je hebt een proactieve houding, denkt strategisch en weet als geen ander de voordelen van IT-verbeteringen duidelijk over te brengen.
In jouw functie ben je aan het voorfront van het bouwen van Slimme Automatisering oplossingen (AI en RPA). Daarnaast is de maatschappelijke waarde die wij creëren een drijfveer voor jou om je in te blijven zette voor verandering binnen de Gemeente Rotterdam.

De eerste drie maanden word je opgeleid door middel van zelfstudie en on the job begeleiding van onze senior SA-specialisten. Je leert het vak door mee te kijken bij huidige SA-projecten. Na dit traject ga je zelfstandig aan de slag met het bouwen van SA-oplossingen voor cluster Dienstverlening. Daarnaast adviseer je collega’s over oplossingen en ben je verantwoordelijk binnen het cluster voor het beheer van de SA-oplossingen.

Op lange termijn is het doel om door te groeien naar een autonome developer die inhoudelijke processen overziet, kan prioriteren en de afdeling meeneemt in de verandering van werken met Automatisering.

De afdeling
Je komt in een team van gedreven mensen terecht, met een hoge mate van eigenaarschap en zelfstandigheid. Het team bestaat uit project- en procesmanagers, gegevensanalisten, beleidsadviseurs en SA-ontwikkelaars. Op dit moment bestaat het subteam SA uit 6 collega’s waarvan 5 extern. Dit team wordt in de toekomst uitgebreid. Al deze medewerkers hebben één doel: aan de hand van kennis, recente innovatieve ontwikkelingen, data uit de primaire gebruikerssystemen en de ervaringen op de werkvloer continu verbeteren waardoor de dienstverlening aan de Rotterdamse inwoners makkelijker wordt.

Accountmedewerker

Als accountmedewerker bij Vastgoed ben je samen met de assetmanager en collega accountmedewerkers verantwoordelijk voor het beheren van onze objecten in de portefeuille Onderwijs. Je bent het vaste aanspreekpunt voor alles wat te maken heeft m.b.t. het object zoals data in de systemen op orde, zorgen voor de financiële administratie, administratieve afhandeling van contracten en vragen omtrent de objecten beantwoorden. Hierbij is het van belang dat de gegevens, waaronder, contractdata gelijklopen in de diverse systemen en aan de diverse afdelingen opdrachten worden verstrekt om dit aan te passen. Samen met de adviseur technisch beheer ben je verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de objecten. Zo coördineer je en draag je zorg voor een juiste afstemming van de storingslijsten / servicekosten. Gelet op de financiële werkzaamheden die aan deze functie zijn verbonden is affiniteit met financiën en kunnen werken met Excel een voorwaarde. Een uitstekende administratie is voor jou een vanzelfsprekendheid.

Het betreft een drukke en veelzijdige functie. Oftewel een mooie functie om meer kennis en ervaring op te bouwen in het vastgoed.