Medewerker Ondersteuning Directie- en managementteam

Als ondersteuner ben je verantwoordelijk voor de planning en ondersteuning van het besluitvormingsproces van het directie- en managementteam. Je voert je werk uit in opdracht van de gemeentesecretaris en werkt daarin nauw samen met de directiesecretaris. Je weet om te gaan met complexe agenda’s, kan vanuit een overleg de vertaling maken naar concrete acties en besluiten, en borgt de vastlegging en opvolging daarvan. Daarnaast ondersteun je het proces van de jaarplanning, moties en toezeggingen. Je weet daarvoor snel te schakelen met o.a. de bestuursadviseurs en de griffie. Als ondersteuner val je onder het team Bestuursondersteuning, welke bestaat uit drie collega’s. De werkzaamheden van de twee andere ondersteuners zijn ongeveer gelijk en jullie zijn dus in geval van ziekte en verlof elkaars achtervang.

Je werkt ondersteunend aan de directieteamoverleggen en de managementoverleggen en bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

Voor het directieteam:

• Beheer van de postbus, intranetgroep en archief;
• Verzamelen van stukken, deze checken op huisstijl en lay-out;
• Opmaken van agenda’s (concept in Excel, definitief in Notubox) en het bijhouden van de voorraadagenda in Excel;
• Notuleren, opmaken van de besluitenlijsten en actiepuntenlijsten;
• Ondersteuning van de directiesecretaris;
• Borging van de besluitvorming in Corsa.

Voor de managementoverleggen:

• Verzamelen van stukken, deze checken op huisstijl en lay-out;
• Opmaken van de MO-agenda, notuleren en verslaglegging alsmede bijhouden van de actielijst.

Overige werkzaamheden:

• Het administratief verwerken van de jaarplanning en het monitoren van de deadlines;
• Het administratief verwerken van de overzichten moties en toezeggingen en het monitoren van de deadlines;
• Voor bovengenoemde werkzaamheden heb je nauwe contacten met de bestuursadviseurs en de Griffie.

Adviseur Leren en Ontwikkelen

Heb je ervaring in het vertalen van de organisatiebehoeften op het gebied van leren en ontwikkelen naar concrete ontwikkelactiviteiten? Vind jij het leuk om hier ook op een projectmatige manier aan te werken? Bijvoorbeeld door input op te halen over de beleving van medewerkers en hier concrete acties uit te halen die het werkplezier bevorderen? Ben jij degene met wie een collega in gesprek kan gaan over zijn of haar loopbaan? Dan zorg jij er mede voor dat onze medewerkers meegroeien met de doorontwikkeling van onze organisatie!

In deze functie ben je dé adviseur voor leren en ontwikkelen en het klankbord en de vraagbaak in de organisatie op deze onderwerpen. Jij vertaalt de organisatiebehoeften op het gebied van leren en ontwikkelen naar concrete ontwikkelactiviteiten welke veelal een plaats krijgen in ons digitale leerplatform/LMS; de Zuidplas Academie. Je adviseert clustermanagers over de leer en ontwikkelstappen die zij met hun clusters gaan maken. Dit kunnen cluster ontwikkelvragen/opleidingsbehoeften zijn maar ook individuele ontwikkelingen komen hierin aan bod.

In het kader van leren en ontwikkelen zijn er per functiegroep digitale leerpaden ontwikkeld ter aanvulling op de onboarding, zodat medewerkers de nodige kennis en vaardigheden opdoen. Jij houdt deze leerpaden actueel en werkt aan de digitalisering en integratie ervan in het LMS, zodat ze altijd aansluiten bij de organisatie en eisen van de tijd.

Met jouw digitale vaardigheden en systeemkennis draag je bij aan de verdere optimalisatie en integratie van het totale aanbod aan training en opleiding in het LMS. Dit zodat het aansluit bij de behoeften van onze organisatie en goed en makkelijk toegankelijk is voor alle medewerkers. Zo zorg je ervoor dat ons leer- en ontwikkelaanbod up-to-date beschikbaar is. Je beheert het LMS.

Je hebt ook uitvoerende taken. Zo zorg je ervoor dat opleidingen en trainingen georganiseerd en uitgevoerd worden. Zo ben je bezig met inkopen en plannen, het regelen van locaties en de communicatie met trainingsbureaus en de deelnemers.

Je (dagelijkse) activiteiten bestaan onder meer uit:

• Je adviseert over leer- en ontwikkelvraagstukken op diverse niveaus en bent hierover in contact met management en medewerkers. Je bent hiervoor ook dé gesprekspartner van je HR-collega’s.
• Je werkt aan projecten op het gebied van leren en ontwikkelen en het vergroten van werkplezier, o.a. door het organiseren en/of doen van onderzoek naar behoeften en beleving.
• Je werkt mee aan organisatiebrede ontwikkelvraagstukken voor de doorontwikkeling van onze organisatie.
• Jij houdt onze leerpaden actueel en werkt aan de digitalisering en integratie ervan in het LMS (de Zuidplas Academie), zodat ze aansluiten bij de organisatie en de eisen van deze tijd.
• Je voert gesprekken met medewerkers over hun loopbaan en leren- en ontwikkelen.
• Je beheert onze Zuidplas Academie en zorgt voor een goede contractering met trainingsbureaus. Je neemt daarin mee wat de gestelde leerdoelen zijn en organiseert de trainingen. Met de trainers en deelnemers evalueer je of de leerdoelen voor de organisatie behaald zijn.

Procesleider Duurzame Warmte

Als Procesleider duurzame warmte gemeente Zuidplas maak je onderdeel uit van het programmateam Duurzaamheid onder de directie Opgaven en Beleid. Dit deel van de organisatie houdt zich bezig met opgaven die beleids-overstijgend zijn.

Vanuit jouw rol regisseer je het proces om te komen tot enerzijds duurzame warmtesystemen (o.a. voor de glastuinbouw de “warmte samenwerking Oostland”) en anderzijds regisseer je het proces om te komen tot duurzame warmte voor de dorpen. Je stuurt het procesteam aan, zet opdrachten uit en doet mee aan de uitvoering waar passend. Verder bereid je het politieke spel voor, in nauwe samenwerking met de strategisch programma-adviseur duurzaamheid, programmamanager Duurzaamheid, bestuursadviseur en portefeuillehouder. Ook werk je samen met externe stakeholders. Op termijn begeleid je ook andere processen op het gebied van Warmte.en.

Binnen deze rol vragen we een procesoverstijgende rol en een signalerend rol. Je signaleert vanuit landelijke, provinciale en regionale ontwikkelingen de gevolgen voor de processen op warmte en intervenieert in het proces op basis van deze ontwikkelingen. In deze rol is het essentieel om de systeemwereld (ambtelijke- en politieke wereld) en de leefwereld (inwoners, ondernemers en andere partijen) met elkaar te verbinden en de samenwerking (participatie) vorm te geven. En dat je aan de doelen van jouw inspanningen opereert en signaleert, maar ook zeker de bredere context bewaakt, en daarvoor signaleert en adviseert aan de strategisch programma-adviseur duurzaamheid en programmamanager Duurzaamheid.

Welk (participatie en politiek)proces moeten we doorlopen om duurzame warmte te ontwikkelen, voor de dorpen? Welk (politiek) proces moet worden doorlopen om de glastuinbouw te voorzien van duurzame warmte? Hoe betrek en enthousiasmeer je inwoners en andere stakeholders voor deze transitie? Hoe maken we bedrijven(terreinen) aardgasvrij? Welke warmtebron kunnen we inwoners en ondernemers aanbieden in de weg naar aardgasvrij? Welke nieuwe technieken en oplossingen zijn interessant voor Zuidplas? Hoe houden we de warmtetransitie haalbaar en betaalbaar? Dit zijn een paar belangrijke vragen waar we bij de gemeente Zuidplas een antwoord op moeten vinden.

�Je (dagelijkse) activiteiten bestaan onder meer uit:

• Procesleider van het proces aardgasvrij Zuidplas;
• Vormgeven van de samenwerking door de leefwereld en systeemwereld te verbinden.
• Vormgeven (politiek) proces;
• Leidinggeven aan het procesteam in oprichting (junior projectleider, communicatie-en participatie adviseur, technische expertise);
• Werkt mee aan de uitvoering daar waar passend;
• Advisering over de bestuurlijke besluitvormingsstrategie van beide processen;
• Zorgdragen voor de borging van de opgave van Warmte in omgevingswetinstrumentarium van de gemeente Zuidplas;
• Zorgen voor verbinding tussen de processen Aardgasvrij Zuidplas, Warmte Samenwerking Oostland en de overige opgaven, projecten en beleidsvelden binnen de gemeente;
• Het volgen van landelijke ontwikkelingen op het gebied van warmte en daar waar nodig deze vertalen naar de processen.

Secretaresse Parttime

Samen met zeven collega's ben je de steun en toeverlaat van de managers van de verschillende clusters. Je bent in jouw rol de spin in het web en je zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jullie zijn een ambitieus team en dragen met elkaar de verantwoordelijheid en zorgen voor continuïteit in de ondersteuning van allerlei zaken.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Het beheren van de agenda en mailbox;
• Het regelen van afspraken en organiseren van evenementen;
• Het organiseren van vergaderingen, voorbereiden van agenda’s, notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Administratieve werkzaamheden te verzorgen in financiële systemen;
• Assisteren en ondersteunen bij projecten.

Inkoopadviseur

De uitdaging
In deze functie van inkoopadviseur werk je nauw samen met diverse afdelingen en zorg je ervoor dat aanbestedingen niet alleen voldoen aan wettelijke kaders, maar ook bijdragen aan onze gemeentelijke doelstellingen, zoals duurzaamheid, sociale inclusie en innovatie. Je bent zowel een strategische sparringpartner als een pragmatische uitvoerder, die meedenkt over slimme oplossingen voor complexe vraagstukken. Een belangrijke taak van de Inkoopadviseur is het adviseren en ondersteunen van onze collega’s bij het procedureel en inhoudelijk begeleiden van Europese en nationale aanbestedingen. Je kunt de impact van keuzes voor onze collega’s goed overzien en overbrengen, zoals bij de voorbereiding van een aanbesteding.

Jouw (dagelijkse) activiteiten bestaan onder meer uit:

• Begeleiden van (Europese) en nationale aanbestedingen;
• Adviseren op het gebied van rechtmatigheid & doelmatigheid, zoals de invulling van de SROI, duurzaamheid en het stimuleren van de lokale economie;
• Meedenken en meedoen in het professionaliseren van inkoop(processen) binnen de gemeente Zuidplas;
• Gevraagd en ongevraagd advies geven aan collega’s en bestuurders op het gebied van inkoop;
• Bijhouden en vertalen van de laatste trends en ontwikkelingen op het gebied van aanbestedingen en inkoop naar slimme oplossingen.