Managementassistent Faculteitsbestuur SBE

Als Managementassistent vorm je samen met een collega het professionele hart van het faculteitsbestuur. Jullie werken nauw samen, stemmen werkzaamheden goed op elkaar af en zorgen ervoor dat de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering en de decaan altijd soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, servicegerichte instelling en organisatietalent kunnen bestuurders zich richten op hun kerntaken.

Geen dag is hetzelfde. Je beweegt je gemakkelijk tussen strategische overleggen, praktische regelzaken en contact met uiteenlopende stakeholders binnen en buiten de faculteit.

Jouw taken

• Het proactief ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan.
• Het coördineren van faculteitsbestuursvergaderingen: van planning en agendaopstelling tot verslaglegging en het bewaken van actiepunten.
• Complex agendabeheer voor de decaan en directeur bedrijfsvoering.
• Het fungeren als aanspreekpunt voor studentenverenigingen en hen waar nodig ondersteunen.
• Het organiseren van jaarlijkse evenementen en bijeenkomsten.
• Het verwelkomen van nieuwe medewerkers en gasten, inclusief ontvangst, toegangsvoorzieningen, ICT-aanvragen en werkplekinrichting.
• Het ondersteunen van processen rondom hooglerarendossiers.
• Deelname aan diverse projecten binnen de faculteit en VU-brede initiatieven.
• Het opstellen en verzorgen van correspondentie, waaronder benoemingsbrieven.
• Het verwerken en bewaken van financiële administratieve zaken zoals facturen en declaraties.
• Het beheren van voorraden en facilitaire zaken.

Projectadministrateur Onderzoeksprojecten

Als projectadministrateur ondersteun je de financiële en administratieve processen rondom onderzoeksprojecten. Je werkt nauw samen met projectcontrollers, onderzoekers en collega’s en zorgt voor een betrouwbare projectadministratie.

Je komt te werken in een inspirerende en collegiale werkomgeving met de kans om bij te dragen aan onderzoek dat de samenleving vooruithelpt. Deze functie biedt bovendien ruimte om door te groeien naar senior projectadministrateur.

Jouw taken

• Je legt projectdossiers aan en houdt deze actueel
• Je verwerkt en controleert financiële projectgegevens
• Je registreert subsidies en bewaakt subsidievoorwaarden
• Je ondersteunt bij financiële rapportages en verantwoordingen
• Je bereidt auditdossiers voor en ondersteunt bij controles
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan procesverbeteringen

Student Assistent SBE VU

Als student-assistent maak je deel uit van de afdeling Recht, een team van vier collega's binnen de afdeling Accounting en Recht van de School of Business and Economics. Je ondersteunt docenten bij het actualiseren van onderwijsmateriaal, de voorbereiding van werkgroepen en het ontwikkelen van praktijkgerichte casussen en opdrachten voor bachelorstudenten. Je werkt één dag per week gedurende november en december 2026, waarbij de werkzaamheden worden verdeeld tussen de VU-campus en thuiswerken.

Management Office Assistent Directie Bedrijfsvoering & Financiën

Als Management Office Assistent ben jij de onmisbare schakel achter de directeur Bedrijfsvoering en de directeur Financiën. Je zorgt samen met het team voor overzicht, structuur en voortgang in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Dankzij jouw organisatietalent, vooruitziende blik en gevoel voor prioriteiten verlopen agenda's, overleggen en besluitvormingsprocessen soepel en efficiënt. Vanwege de vergaderplanning en teamoverleg is aanwezigheid op dinsdag en vrijdag gevraagd.

Je bent meer dan een planner alleen. Je denkt actief mee, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en houdt overzicht over afspraken, acties en deadlines. Daarmee creëer je de rust en ruimte die de directeuren nodig hebben om zich te richten op strategische en inhoudelijke vraagstukken.

Jouw taken

• het beheren van complexe agenda's en het coördineren van afspraken en overleggen met interne en externe stakeholders
• het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, van agenda en documentenstroom tot verslaglegging en opvolging van actiepunten
• het bewaken van afspraken, besluiten en deadlines en het tijdig signaleren van aandachtspunten
• het organiseren van bijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken en het verzorgen van alle praktische voorbereidingen
• het fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, bestuurders en externe contacten
• het onderhouden van contacten met afdelingsmanagers, beleidsadviseurs en ondersteunende diensten binnen de faculteit en universiteit
• het ondersteunen van projecten en verbeterinitiatieven binnen het domein Bedrijfsvoering
• het bijdragen aan een professionele informatievoorziening en een efficiënte administratieve organisatie

In deze functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en mee te denken over hoe processen slimmer en effectiever kunnen worden ingericht. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo aantrekkelijk.

International Support Assistant

Als International Support Assistant maak je deel uit van het team Degree Mobility van de afdeling International Mobility.

Je zal dagelijks in contact staan met inkomende internationale studenten die toegelaten willen worden tot een van onze Engelstalige masteropleidingen. De belangrijkste taak van de functie is het informeren en ondersteunen van deze zeer diverse doelgroep van studenten gedurende het gehele aanmeldprocess.

• Informeren, adviseren en begeleiden van aankomende studenten tijdens het aanmeldingsprocess (voornamelijk via e-mail en telefoon)
• Het controleren en verwerken van de aanmelddocumenten (bijv. Diploma’s, taaltoetsen) en ervoor zorgen dat de aanmelding complett wordt gemaakt.
• Het bieden van administratieve ondersteuning aan de International Student Advisors
• Bijdragen aan de ontwikkeling en algehele verbetering van de processen en de doelstellingen van Degree Mobility
• Bijdragen aan een positieve teamgeest en open werk cultuur.
• Actief deelnemen aan diverse overleggen binnen en buiten de afdeling, evenals deelname aan diverse programma’s en projecten.
• Ter plaatste ondersteuning bieden aan studenten tijdens de introductieweken