Directeur bedrijfsvoering faculteit der Bètawetenschappen

De directeur bedrijfsvoering is (eind)verantwoordelijk voor een effectieve inrichting, uitvoering en borging van de facultaire bedrijfsprocessen en heeft in dit kader een sleutelpositie richting alle organisatieonderdelen binnen de faculteit. De directeur is daarbij in het bijzonder ook verantwoordelijk voor de algehele veiligheid binnen de faculteit.

DE FUNCTIE EN ROLLEN
Lid faculteitsbestuur
De directeur bedrijfsvoering is lid van het faculteitsbestuur en geeft samen met de decaan en de andere bestuursleden richting aan de strategische agenda van de faculteit, in afstemming met de facultaire medezeggenschap. Als directeur bedrijfsvoering breng je hierbij gevraagd en ongevraagd het perspectief van de bedrijfsvoering in op de portefeuilles onderwijs, onderzoek en impact. Je vertaalt strategische keuzes naar een toekomstbestendige koers, waarbij de financiële gezondheid en een passend personeelsbeleid centrale pijlers vormen. Je kunt hierbij zowel een volgende, initiërende als drijvende kracht zijn.

Het faculteitsbestuur is goed op elkaar ingespeeld en vormt een hecht team. Gevraagd wordt iemand die werkt vanuit het gezamenlijk belang, die actief bijdraagt aan de eenheid van bestuur. Je bent welkom in een team waar constructief meedenken verwacht wordt en prettig samenwerken gekoesterd wordt. Dit vraagt om een directeur bedrijfsvoering die in staat is het collectieve belang en de gezamenlijke verantwoordelijkheid centraal te stellen, vanuit kennis van zaken overtuigend en stevig is en sensitief in de samenwerking.

Eindverantwoordelijk leidinggevende faculteitsbureau
De directeur bedrijfsvoering is eindverantwoordelijk leidinggevende voor het faculteitsbureau, dat het faculteitsbestuur op de volgende thema’s ondersteunt: onderwijs- en onderzoeks-ondersteuning, HRM, financiën, huisvesting, facilitaire zaken, IT, communicatie & marketing en studentzaken. Het faculteitsbureau herbergt daarnaast ook een aantal specifieke organisatie-onderdelen en functies.

Het faculteitsbureau wordt gevormd door:

• het Support Office. Dit betreft een bundeling van professionals met bijzondere expertisen en opgaven, waaronder informatie analisten, een compliance officer, specialisten in wetgeving rondom onderzoek & data. Het Support Office wordt aangestuurd door een diensthoofd en telt 9 medewerkers;
• het Technology Center met een fijnmechanische werkplaats en een elektronische werkplaats. Hier wordt hoogwaardige en unieke apparatuur ontworpen en gemaakt die onderscheidend wetenschappelijk onderzoek mogelijk maken. Het Technology Center telt 35 medewerkers en beide werkplaatsen hebben een diensthoofd;
• Huisvesting en QHSE (Quality, Health, Safety & Environment) draagt zorg voor de - op onderdelen zeer specifieke - huisvesting van de faculteit en de veiligheid hiervan. Zo is de faculteit gehuisvest in 5 verschillende panden op de campus, waarin ook een groot aantal laboratoria voor experimenteel onderzoek zijn ondergebracht, waaronder het Technology Center, de clean room, het laser lab, ML-labs in diverse klassen en een proefdierfaciliteit. De (verhuis)projecten worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de centrale Facilitaire Campus Organisatie (dienst FCO). Het team telt 11 medewerkers;
• het proefdiercentrum ADLAS (Amsterdam Division for Laboratory Animal Science), een samenwerking van de VU en het Amsterdam UMC. Het ADLAS wordt geleid door een wetenschappelijk directeur die inhoudelijk (eind)verantwoordelijk is. Gezien de juridische constructie en gekozen governance is de directeur bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de directeur. ADLAS heeft op dit moment 25 medewerkers.

De directeur bedrijfsvoering geeft direct leiding aan de leidinggevenden van de onderdelen binnen het faculteitsbureau en heeft daarmee indirect een span of control van ruim 70 medewerkers. Je geeft daarnaast ook functioneel leiding aan alle afdelingsmanagers en de teamleiders HR, Financiën en Communicatie & Marketing die decentraal zijn gepositioneerd.

Je geeft leiding aan professionals en experts en je (indirecte) span of control is groot. Gevraagd wordt een directeur die optimaal ruimte geeft aan de zelfstandigheid en professionaliteit van medewerkers en vertrouwt op hun expertise, zoals dat past in een inhoudelijk gedreven omgeving van hoogopgeleide autonome professionals en wetenschappers. Je kunt delegeren en stuurt vanuit vertrouwen.

Bij de VU is continu aandacht voor verdere verbetering van de leiderschapscultuur van de organisatie. Het programma ‘Art of Engagement’ gaat uit van vier basisprincipes van waaruit wordt samengewerkt en waarop men elkaar kan aanspreken: ‘draag bij aan het grotere geheel’, ‘toon moed in duidelijke keuzes’, ‘wees transparant en duidelijk’ en ‘geef ruimte voor groei’. Verwacht wordt dat ook de directeur bedrijfsvoering deze principes actief uitdraagt en intrinsiek begrijpt hierop aanspreekbaar te zijn.

Samenwerking met centrale diensten
Vanuit de faculteiten wordt nauw samengewerkt met de centrale VU-diensten. Als directeur bedrijfsvoering bewaak je de kwaliteit van de dienstverlening en maak je heldere en resultaatgerichte afspraken met de dienstdirecteuren over het dienstverleningspakket, binnen de kaders van het universitaire beleid. Je begrijpt de spanningsvelden die kunnen ontstaan tussen wat centraal geboden kan worden en wat decentraal bij de faculteit nodig is, beweegt je hierin professioneel, rolbewust en als een oplossingsgericht samenwerkingspartner.

Lid vergadering Bedrijfsvoering en bijdrage aan VU-brede thema’s
Samen met de portefeuillehouder van het College van Bestuur, de dienstdirecteuren en collega-directeuren bedrijfsvoering van de andere faculteiten ben je lid van de Vergadering Bedrijfsvoering. Hierin lever je een actieve bijdrage aan VU-brede professionalisering van de bedrijfsvoering en vertegenwoordig je ook het belang en de behoeften van de Faculteit der Bètawetenschappen.

Vanuit de bètafaculteit ben je betrokken bij veel onderwerpen die VU-breed bijzondere aandacht hebben. Daardoor word je veelvuldig gevraagd mee te denken over VU-brede thema’s en deel te nemen aan bijzondere initiatieven. Zo maakt de directeur bedrijfsvoering van de bètafaculteit bijvoorbeeld deel uit van de Commissie Integrale Veiligheid van de VU.

Externe samenwerkingen
De faculteit kent een groot aantal samenwerkingen met externe partijen die variëren van subsidierelaties tot samenwerkingen met publieke en private partijen.

Als directeur bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor het contractmanagement en gemandateerd tekengemachtigde. Als directeur bedrijfsvoering waak je over de afspraken die gemaakt worden en zorg je dat deze in lijn zijn met het beleid van de faculteit en van de VU. Gevraagd wordt een directeur die in samenspraak met de betrokkenen in de faculteit deze verantwoordelijkheid delegeert waar dit kan.

DE OPGAVEN
In het licht van het verder bouwen aan een faculteit die sterk is in de basis en flexibel in de dynamiek, staat de directeur bedrijfsvoering de komende periode voor de volgende opgaven in het bijzonder:

Strategische koers
De Faculteit der Bètawetenschappen van de VU heeft een sterke aantrekkingskracht. De verwachting is echter dat óók deze faculteit in de toekomst zal worden geconfronteerd met de landelijke ontwikkeling van krimpende studentenaantallen en daarmee met minder inkomsten. Dit vraagt flexibiliteit om hierop in te kunnen spelen. Het vraagt om permante aandacht voor het profiel en de kracht van de faculteit, het maken van keuzes en het verzilveren van kansen. Zo is onder meer aandacht voor nieuwe samenwerkingen op onderwijsvlak, als bijvoorbeeld de alliantie met de Universiteit Twente die het bètatechnische profiel in de regio Amsterdam versterkt.

Als lid van het faculteitsbestuur lever je in dit kader strategische denkkracht. Je overziet het speelveld, ziet kansen en reële risico’s, denkt in scenario’s en ziet toe op een evenwichtige bedrijfsvoering.

Huisvesting
Het maken van keuzes betekent ook dat structurele aandacht nodig is voor strategisch en efficiënt gebruik van de beschikbare m2 en middelen (apparatuur). Gezien de aard van de faculteit en haar activiteiten is dit een ingewikkelde puzzel. Het vraagt om goed begrip van de inhoudelijke materie, van de ruimten en middelen die gebruikt worden en de veiligheidsmaatregelen die nodig zijn. Het doet ook een beroep op je vermogen om zakelijke afwegingen te kunnen maken, daarbij recht te doen aan interne verwachtingen en de vaardigheid om keuzes en veranderingen begripvol te managen.

Informatie borging en -ontsluiting
De grote diversiteit aan fysieke activiteiten, de toenemende (Europese) wet- en regelgeving die hierbij van toepassing is en het belang van het in acht nemen van veiligheidsmaatregelen, maken de vindbaarheid van informatie (inhoud, beleid, procedures, protocollen, richtlijnen, ...) zeer noodzakelijk. Voor veel onderwerpen is VU-breed beleid en aandacht, een specifieke doorvertaling naar de bèta-realiteit is echter nodig. De afgelopen periode is op veel vlakken al een eerste goede basis gelegd, voor de komende periode is het zaak een verdere efficiencyslag te maken in beleid en verder te werken aan centrale borging en transparante ontsluiting. Van de nieuwe directeur bedrijfsvoering wordt verwacht de aandacht hiervoor vast te blijven houden.

Veiligheid van kennis en informatie
Naast de vindbaarheid van informatie is de komende periode ook nadrukkelijk aandacht voor de veiligheid van kennis en informatie. Zowel VU-breed als met de Rijksoverheid wordt met betrokkenen van verschillende diensten en gremia samengewerkt als het gaat over kennisveiligheid rondom internationale wetenschapssamenwerking en over cyber- en informatieveiligheid. Als directeur bedrijfsvoering ben je nadrukkelijk aangehaakt op wat er op dit vlak gebeurt en nodig is.

Generatieve AI
Generatieve AI ontwikkelt zich in hoog tempo en krijgt een steeds grotere invloed op onderwijs, onderzoek en de inrichting van processen. Hoewel binnen het onderwijs en onderzoek al volop met generatieve AI wordt gewerkt en geëxperimenteerd, wordt hier binnen de bedrijfsvoering nog beperkt gebruik van gemaakt. Gevraagd wordt een directeur bedrijfsvoering die ontwikkelingen op dit vlak nauwlettend volgt, een beeld heeft van wat het de bedrijfsvoering kan brengen, digitale geletterdheid aanjaagt en waar mogelijk aanspoort digitale technologieën te integreren.

Managementassistent FSG

Per 1 april 2025 zijn de faculteiten Sociale Wetenschappen, Geesteswetenschappen en Religie & Theologie samengevoegd in de nieuwe Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. Het bestuur van deze faculteit wordt ondersteund door een bestuurssecretariaat dat bestaat uit een bestuurssecretaris en twee managementassistenten.

Voor de positie van managementassistent op het bestuurssecretariaat zoeken wij een enthousiaste nieuwe collega.

Jouw taken

• ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan bij complex agendabeheer, waaronder het bewaken van deadlines en afspraken en het plannen van vergaderingen
• voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen van het faculteitsbestuur
• afhandelen van (email) correspondentie
• (mede) organiseren en coördineren van uiteenlopende bijeenkomsten binnen de faculteit
• ondersteunen van promotietrajecten in het programma Hora Finita
• deelnemen aan verschillende projecten, zoals huisvesting en archivering (VU-breed)
• regelen van facilitaire zaken
• bijhouden van het bestuursarchief

Docent vakdidactiek natuurkunde

De VU verzorgt lerarenopleidingen voor het VO, en hiervoor zoeken we een docent vakdidactiek natuurkunde. Je gaat samenwerken met onze vakdidacticus scheikunde, Nadia el Abdellaoui. De eerste periode (1 februari - zomer) zul je worden ingewerkt door Onne van Buuren. De omvang van de aanstelling is dan 0,2FT. Per 1 september wordt de aanstelling uitgebreid tot in ieder geval 0,3 FT.

Als docent vakdidactiek natuurkunde verzorg je vakdidactisch onderwijs aan aankomende leraren natuurkunde. Je begeleidt minor- en masterstudenten tijdens hun opleiding tot leraar (lesbezoeken, mentoraat, intervisie).

Verdere taken kunnen zijn:

• verzorgen – en eventueel ontwikkelen – van vakoverstijgend en algemeen-didactisch onderwijs in de ULO

Managementassistent Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen

Wij zijn voor het versterken van ons afdelingssecretariaat op korte termijn op zoek naar een enthousiaste, ondernemende, loyale en proactieve managementassistent die handig is met budgetten en energie krijgt van financieel overzicht. Je bouwt met plezier mee aan een hecht team binnen de wetenschappelijke afdelingen van de School der Geesteswetenschappen, onderdeel van de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen.

Wij vinden een goede en open sfeer op de afdeling belangrijk.

Jouw taken

• organiseren en plannen van overleggen
• uitzetten en opvolgen van acties
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, gasten en studenten
• zelfstandig opstellen en verzorgen van correspondentie
• regelen van facilitaire zaken, zoals het reserveren van zalen en het plaatsen van bestellingen
• organiseren van evenementen
• beheren van budgetten en invoeren van financiële gegevens
• on-boarding van nieuwe medewerkers en alle werkzaamheden die daarbij nodig zijn
• beheren en archiveren van documenten in Teams

Managementassistent Faculteitsbestuur SBE

Als Managementassistent vorm je samen met een collega het professionele hart van het faculteitsbestuur. Jullie werken nauw samen, stemmen werkzaamheden goed op elkaar af en zorgen ervoor dat de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering en de decaan altijd soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, servicegerichte instelling en organisatietalent kunnen bestuurders zich richten op hun kerntaken.

Geen dag is hetzelfde. Je beweegt je gemakkelijk tussen strategische overleggen, praktische regelzaken en contact met uiteenlopende stakeholders binnen en buiten de faculteit.

Jouw taken

• Het proactief ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan.
• Het coördineren van faculteitsbestuursvergaderingen: van planning en agendaopstelling tot verslaglegging en het bewaken van actiepunten.
• Complex agendabeheer voor de decaan en directeur bedrijfsvoering.
• Het fungeren als aanspreekpunt voor studentenverenigingen en hen waar nodig ondersteunen.
• Het organiseren van jaarlijkse evenementen en bijeenkomsten.
• Het verwelkomen van nieuwe medewerkers en gasten, inclusief ontvangst, toegangsvoorzieningen, ICT-aanvragen en werkplekinrichting.
• Het ondersteunen van processen rondom hooglerarendossiers.
• Deelname aan diverse projecten binnen de faculteit en VU-brede initiatieven.
• Het opstellen en verzorgen van correspondentie, waaronder benoemingsbrieven.
• Het verwerken en bewaken van financiële administratieve zaken zoals facturen en declaraties.
• Het beheren van voorraden en facilitaire zaken.