Business Controller voor Faculteit der Rechtsgeleerdheid – VU Amsterdam

Als business controller bij de VU maak je deel uit van het Alfa/Gamma-team, bestaande uit 13 controllers binnen de dienst Financiën. Je werkt primair voor de Faculteit der Rechtsgeleerdheid (RCH) – een faculteit die wetenschappelijke kwaliteit koppelt aan maatschappelijke impact en zich inzet voor een rechtvaardige samenleving. Daarnaast lever je een bijdrage aan diverse projecten binnen de hele universiteit.

In deze rol werk je nauw samen met ervaren collega-controllers en professionals uit onderwijs en onderzoek. Zo krijg je snel zicht op de uiteenlopende financiële en organisatorische uitdagingen van een academische omgeving. Je krijgt volop kansen om je kennis en vaardigheden te vergroten, door begeleiding, trainingen en afwisselende werkzaamheden. Zo ontwikkel je je snel tot een allround business controller die een waardevolle bijdrage levert aan de organisatie.

Waarom dit een mooie stap is

• je werkt in een dynamische, maatschappelijk relevante organisatie
• je combineert financiële analyse met strategisch meedenken
• je krijgt veel ruimte om te leren en je te ontwikkelen
• je maakt deel uit van een hecht en deskundig team

Jouw taken

• je bent een drijvende kracht binnen de planning- & controlcyclus: je stelt begrotingen, rapportages en prognoses op en analyseert de verschillen grondig.
• je draagt bij aan de uitvoering van het financieel beleid en helpt de strategische doelstellingen van de VU, de faculteit en de wetenschappelijke afdelingen te realiseren.
• je adviseert afdelingen – gevraagd én ongevraagd – over financiële bijsturing en ondersteunt hen bij het realiseren van hun beleidsdoelstellingen op het gebied van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek.
• je bewaakt de financiële impact van extern gefinancierde onderzoeksprojecten op de exploitatie van afdelingen en werkt hierbij nauw samen met collega’s van het team Project Control.
• je initieert verbeteringen binnen het vakgebied en neemt actief deel aan faculteits- en VU-brede projecten ter verdere professionalisering van de bedrijfsvoering.
• je zorgt voor een juiste verwerking van administratieve mutaties bij periodeafsluitingen en draagt zo bij aan een betrouwbare financiële administratie.

Managementassistent Parodontologie

De sectie Parodontologie zoekt een managementassistent voor een veelzijdige functie om het sectiehoofd en de senior staf bij de dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen waardoor zij zich kunnen focussen op zijn kernactiviteiten.

Dat betekent zelfstandig werken binnen een team, proactief zijn én goed overzicht kunnen houden.

Jouw taken
Het uitoefenen van management-ondersteunende taken voor de sectie zoals:

• organisatie en verslaglegging van vergaderingen/overleggen
• agendabeheer
• opstellen en uitwerken van roosters
• samenvatten van de beleidsdocumenten
• reserveren van ruimten in het gebouw en digitaal
• bijhouden van verlofadministratie, ziek- en herstelmeldingen en andere HRM gerelateerde -zaken
• ondersteunen bij de financiële huishouding
• vraagbaak zijn voor medewerkers en studenten van de sectie
• vormgeven sectie nieuwsbrief
• organiseren van evenementen en festiviteiten

Coördinator Studentenwelzijn en Career Services (tijdelijk)

De VU helpt studenten niet alleen om op academisch vlak te groeien, maar ook op persoonlijk vlak. Zo kunnen zij zich ontwikkelen tot maatschappelijk betrokken mensen met eigen doelen en ambities. Hiervoor organiseren we vanuit de Dienst Student- en Onderwijszaken voor en met studenten diverse VU-brede activiteiten. Deze activiteiten dragen bij aan een veilige en prettige studietijd en perspectief op de toekomst. De activiteiten zijn toegankelijk voor alle studenten, met soms aandacht voor specifieke groepen. Zo organiseren we elk jaar bijvoorbeeld de Wellbeing week en de VU Career Day.

Als coördinator neem je het voortouw in de organisatie van activiteiten en ben je verantwoordelijk voor het succesvol verlopen ervan. Je werkt samen met diverse collega's binnen het team Studentsucces, de afdeling Studentontwikkeling en de faculteiten en zorgt voor coördinatie van de werkzaamheden in afstemming met de betrokken medewerkers studentenzaken en de communicatiemedewerker. Verder ben je het aanspreekpunt voor het e-health programma Moodlift en voor de VU-brede activiteiten voor loopbaanoriëntatie.

Jouw taken

• coördinatie, organisatie en doorontwikkeling van VU-brede activiteiten rondom studentenwelzijn en loopbaanoriëntatie
• aanspreekpunt en overlegpartner voor de faculteiten en andere diensten op deze onderwerpen
• evaluatie van de activiteiten, op basis van studentevaluaties en overige managementinformatie
• deelnemen aan interfacultair overleg op het gebied van Career Services en Studentenwelzijn
• lokale coördinator van het VU-brede online platform MoodLift
• samenwerking met het VU-brede Student Wellbeing Point

Projectmanager IT

Aangezien digitalisering van onderwijs en onderzoek steeds hogere eisen aan ons informatielandschap stelt bewaak en plan je als projectmanager IT de oplevering van projecten van en binnen de VU.

Digitalisering verandert bovendien de manier waarop we leren, onderzoeken en samenwerken. Als projectmanager IT speel jij een sleutelrol in deze transformatie; je leidt uiteenlopende IT-projecten die directe waarde creëren voor studenten, onderzoekers en medewerkers. Denk hierbij aan nieuwe onderzoeksplatforms, onderwijsapplicaties of datagedreven oplossingen die wetenschap versnellen.

Je bent verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en realiseren van projecten binnen afgesproken tijd, budget en scope. Daarbij werk je samen met interne teams, externe leveranciers en een breed scala aan stakeholders binnen de universiteit.

Jouw taken

• Je stelt projectplannen op en begeleidt projecten van start tot succesvolle oplevering.
• Je initieert proces- en productverbeteringen en borgt kwaliteit in alle projectfases.
• Je onderhoudt actief contact met opdrachtgevers, gebruikers en stakeholders en zorgt voor heldere communicatie en verwachtingsmanagement.
• Je organiseert en leidt de projectorganisatie, maakt afspraken met leveranciers en coördineert de inzet van mensen en middelen.
• Je bewaakt voortgang en risico’s en rapporteert helder over resultaten, knelpunten en mogelijke oplossingen.
• Je ondersteunt en coacht stakeholders waar nodig bij het nemen van hun rol.

Medewerker Bureau Pedel

Bureau Pedel is een team van vijf vaste medewerkers, die samen verantwoordelijk zijn voor het vlekkeloos laten verlopen van academische plechtigheden van de VU, zoals promoties en oraties. Dit gebeurt aan de hand van hiervoor opgestelde protocollen. Daarnaast is Bureau Pedel verantwoordelijk voor het promotievolgsysteem Hora Finita en de daaruit volgende werkzaamheden. Dit systeem is ingericht op basis van het promotiereglement en draagt zorg voor de bewaking en het optimaliseren van het administratieve proces rondom de promoties. Binnen Bureau Pedel is een vacature voor een allround-medewerker. In deze functie

• Treed je op als Pedel bij academische plechtigheden
• Verricht je organiserende, administratieve, systeemtechnische en gebruikers-ondersteunende werkzaamheden

Jouw taken

• het begeleiden ('lopen') van academische plechtigheden, met name promoties
• het adviseren en ondersteunen van decanen en hoogleraren voorafgaand aan en tijdens de uitvoering van academische plechtigheden
• het plannen, organiseren en voorbereiden van plechtigheden
• het beantwoorden van eerstelijns helpdeskvragen, van key-users, hoogleraren, promovendi en andere betrokkenen over het promotievolgsysteem Hora Finita, het promotiereglement en de geldende protocollen
• het verrichten van administratieve werkzaamheden zoals het beoordelen van verzoeken toelating en titelpagina's, het maken van bullen en statements
• het toezien op en bevorderen van de naleving van vastgestelde procedures, besluiten en afspraken inzake de promotietrajecten en het monitoren van de voortgang