Managementassistent Universiteitsbibliotheek

• Je plant afspraken en vergaderingen in voor leden van het managementteam (bestaande uit acht afdelingshoofden en twee directieleden);
• Je beheert de agenda van een van de directieleden. Daarbij denk je proactief mee en zorg je voor evenwicht in de agenda's, waarbij je rekening houdt met de agenda's van de afdelingshoofden en bestaande overleggen, zodat planningsconflicten zoveel mogelijk worden voorkomen. Waarbij je rekening houdend met de agenda's van de afdelingshoofden en bestaande overleggen planningsconflicten voorkomt;
• Je notuleert vergaderingen van de dienstraad en incidenteel van andere overleggen;
• Je ondersteunt werving- en selectieprocedures en bereidt de start van nieuwe collega’s voor;
• Je organiseert evenementen en bijeenkomsten; bijvoorbeeld door het klaarmaken van de ruimtes, klaarzetten van presentaties, regelen van catering en de gastvrije ontvangst van bezoekers;
• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat, je lost eventuele problemen op en voert verbeteringen door.

Managementassistent

Als managementassistent werk je bij de afdeling Management Support UBD (MSU). Samen met zo’n 40 collega’s ondersteun je vanuit MSU de verschillende afdelingen zoals bijvoorbeeld: Juridische Zaken, HR, ITS, Studenten, Onderwijs & Onderzoek en Centrum voor Wetenschap en Cultuur.

We werken aan het centraliseren en professionaliseren van managementondersteuning binnen de UBD. Samen bouwen we aan sterke ondersteuning van de organisatie én een werkklimaat waarin jij je verder kunt ontwikkelen en werkplezier centraal staat. We helpen je goed op weg met een buddy, een ontwikkelprogramma en de ruimte om vakgerichte opleidingen te volgen. Dit betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief bijdraagt aan het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je je kunt vinden in onze vier cultuurwaardes; geven en nemen van verantwoordelijkheid, transparant en open in communicatie, samenwerken met focus op kwaliteit & resultaat en werken vanuit vertrouwen en waardering.

Afhankelijk van je portefeuille kun je denken aan werkzaamheden zoals:

• complex agendabeheer in Outlook;
• een coördinerende rol in de werkuitvoering;
• het beheren van mailboxen van directeuren en het stellen van prioriteiten;
• ondersteuning bij beleidsstukken, zoals het nalezen en verwerken daarvan.

Je brengt ervaring mee en krijgt ook ruimte om verder te groeien in je rol. We zorgen voor een goede start en kijken samen welk aandachtsgebied past bij jouw werkervaring, kwaliteiten en ontwikkeling. Zo leer je verschillende afdelingen en werkvelden kennen en draag je met jouw ervaring bij aan de verdere opbouw van Management Support. Je beweegt mee met de ontwikkeling van de afdeling en de organisatie en afhankelijk van de behoefte werk je voor verschillende afdelingen en portefeuilles.

Teammanager debiteurenadministratie

Als teammanager geef je leiding aan een team van dertien collega’s en zorg je voor een goede uitvoering van onze debiteurenadministratie. Daarbij combineer je de dagelijkse aansturing met procesverbetering en bereid je je team voor op het nieuwe ERP-systeem dat we binnen de Universiteit Utrecht uitrollen.

• De dagelijkse operatie: je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Je bewaakt de werkvoorraad en de kwaliteit van het geleverde werk en houdt oog voor de dienstverlening binnen de organisatie en daarbuiten;
• Leiderschap: je kent de talenten en drijfveren van de medewerkers en stimuleert hun ontwikkeling en betrokkenheid. Je bevordert de samenwerking binnen het team en zorgt samen met je medewerkers voor goede resultaten.
• Procesmanagement: de afgelopen jaren is fors ingezet op het digitaliseren van de administratie, het verhogen van de efficiëntie en het verbeteren van de (data)kwaliteit. Een proces dat natuurlijk nooit ‘af’ is; als teammanager heb je hierin het voortouw.
• Vervanging ERP: de Universiteit Utrecht staat aan de vooravond van een volledige vervanging van haar huidige SAP-landschap; op 1 januari 2028 wordt een vernieuwd ERP in gebruik genomen. Je werkt mee aan de inrichting en bent de voorbereiding van je team op deze ingrijpende vernieuwing.

Het team Inkomende Geldstroom (IG) is onderdeel van het Administratief Service Centrum (ASC) waarin de administratieve financiële processen van de universiteit zijn gecentraliseerd. Je maakt deel uit van het managementteam van het ASC en rapporteert direct aan de manager van het ASC.

IG verzorgt de centrale debiteurenadministratie voor alle faculteiten en diensten van onze universiteit. Je geeft leiding aan 13 collega’s die samen jaarlijks bijna 65.000 facturen verwerken.

De Universiteit Utrecht heeft een jaarlijkse begroting van € 1,1 miljard. Ruim 150 financials werken dagelijks aan het beheer van deze omvangrijke en complexe geldstroom, van administrateur en treasurer tot projectcontroller en financieel directeur.

Docent Social, Health & Organizational Psychology

Binnen het departement Psychologie van de faculteit Sociale Wetenschappen zoeken we voor de afdeling Social, Health and Organizational Psychology (SHOP) een docent.

Je belangrijkste taak is het verzorgen van onderwijs binnen de bacheloropleiding Psychologie en de Engelstalige Academic Master van onze afdeling. Daarnaast kun je worden ingezet voor onderwijs dat vanuit Psychologie aan andere bachelor- en masteropleidingen wordt verzorgd.

Je geeft werkgroepen en/of colleges binnen verschillende cursussen in het tweede en derde jaar van de overwegend Nederlandstalige bacheloropleiding en binnen de Engelstalige masteropleiding. Daarnaast bestaan je werkzaamheden onder meer uit het maken en nakijken van opdrachten en tentamens, tutortaken, de begeleiding van bachelor- en masterthesissen en co-coördinatietaken.

Een belangrijk onderdeel van de functie is de begeleiding van bachelor- en masterthesissen. Daarom zoeken we een docent met voldoende academische en methodologische expertise om studenten zelfstandig te begeleiden bij het opzetten, uitvoeren en rapporteren van wetenschappelijk onderzoek. Het profiel dat bij deze docent past kan zijn verkregen via het behalen van een (research) masterdiploma of een PhD. De precieze onderwijstaken zijn afhankelijk van de expertise en competenties die jij als docent meebrengt.

We vinden het daarnaast belangrijk dat je inhoudelijk betrokken bent bij een van de onderzoeksgroepen van de afdeling. Dit draagt bij aan de verbinding tussen ons onderzoek en onderwijs.

Medewerker studentzaken Psychologie

Samen met negen collega’s ondersteun je de bachelor- en masteropleidingen van het departement Psychologie. Je zorgt ervoor dat onderwijsprocessen goed georganiseerd zijn en zoekt daarbij steeds de juiste weg tussen de wensen van docenten en de opleiding, de mogelijkheden binnen het team en de kaders van de faculteit en universiteit. Als medewerker studentzaken heb je een afwisselend takenpakket. Je krijgt de ruimte om je te verdiepen in specifieke werkzaamheden en mee te denken over verbeteringen in processen en dienstverlening.

Samen met je collega’s:

• behandel je mails van docenten, studenten en studiekiezers;
• stel je roosters op in overleg met docenten en het facultaire roosterbureau;
• ondersteun je bij de organisatie van toetsen, inzagemomenten en cursusevaluaties;
• coördineer je de cursusinschrijving en werkgroepindeling;
• informeer je studenten over onderwijszaken;
• help je bij de organisatie van open dagen, diploma-uitreikingen, de selectie en de INtroductie;
• verzorg je de afgifte van certificaten en registraties zoals de vLOGO;
• houd je de jaarplanning van de verschillende processen in het oog en signaleer je tijdig knelpunten.

Sommige processen kunnen complex zijn en komen maar één keer per jaar voor. Het kan daarom even duren voordat je bent ingewerkt. Wij verwachten daarom niet dat je alles direct weet: nieuwsgierigheid, leergierigheid en de bereidheid om vragen te stellen vinden wij belangrijker.

Het Onderwijsondersteuningsteam Psychologie bestaat uit een aantal vaste ondersteuners waaronder twee participatiewet medewerkers en daarnaast wisselende studentassistenten. De teamleden zijn sociale en betrokkenen medewerkers en hoewel iedereen een duidelijke eigen verantwoordelijkheid heeft staan de medewerkers elkaar bij wanneer nodig. Er is in het team voldoende ruimte voor flexibiliteit en er wordt hybride gewerkt.