Support Officer International Office

• Je verstrekt informatie aan inkomende en uitgaande studenten en zorgt er voor dat alle vragen (e-mail, telefoon en aan de balie) bij de juiste persoon terecht komen.
• Je verzorgt de organisatorische en administratieve ondersteuning rondom het aanmelden, toelaten en inschrijven van inkomende en uitgaande studenten.
• Je draagt bij aan de organisatie van de introductie bijeenkomsten, pre-departure meetings en de voorlichtingsbijeenkomsten met betrekking tot studeren in het buitenland.
• Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de website en andere vormen van communicatie met studenten.
• Je denk kritisch mee over het samenvoegen en harmoniseren van de processen van de twee faculteiten.

PhD Position in Explainable AI for High-Stake Decision Making

AI is increasingly used in domains where decisions carry profound consequences for human lives. By focusing on transparency and explainability, this PhD project gives you the opportunity to shape how humans and AI interact in high-stakes contexts. You will help define how AI can support—not replace—human judgment, ensuring that technology empowers rather than undermines trust and autonomy.

You will be part of the DECIDE project: a large-scale, NWO-funded research initiative under the Dutch Research Agenda (NWA). It brings together 10 Dutch universities, over 50 academic researchers, and 30 societal partners to co-develop a new generation of transparent, citizen-empowering AI systems. The project spans domains such as healthcare, mobility, education, law, ethics, and public governance.

This position is a collaboration between Utrecht University and the University of Twente. You will also have the opportunity for a secondment at “The Hyve”, a company enabling Open Science. You will be based in Utrecht, working in the AI Technology for Life group. Additionally, you will collaborate closely with researchers at the Utrecht UMC on oncology, radiology and/or psychiatry use cases, involving studies and settings where high-stake decisions are made.

As a PhD candidate, you will be part of a vibrant inter- and transdisciplinary research community, collaborating across disciplines and with societal stakeholders to achieve real-world impact. You will also participate in joint training programmes on interdisciplinary and transdisciplinary research methods, citizen engagement, and ethical AI.

In this project, you will:

1. Review existing Explainable and Transparent AI frameworks and methodology.
2. Develop a framework that takes the needs of all stakeholders into account when high-stake decisions are made. Four different scenarios are used throughout the consortium, to help you develop this.
3. Implement and test such a framework, in a clinical setting.
4. Help teach explainable AI to bachelor’s students and master's students and/or decision makers. For example, by developing workshops and training materials.

Finance Manager

Als finance manager coördineer je alle financiële processen rondom Utrecht Holdings en haar portfolio bedrijven. Je vervult een verbindende rol tussen directie, business developers, het investeringsteam en onze juristen. Daarnaast zal op termijn tot de rol behoren om het beheer van deelnemingen te verzorgen en het optreden als aandeelhouder namens de organisatie.

De rol combineert strategisch inzicht met operationele daadkracht: hands-on meewerken, maar ook richting geven aan de financiële borging van de valorisatieactiviteiten. Je ontzorgt de directeur en bewaakt de kwaliteit en integriteit van financiële processen, deelnemingen, fondsen en contractuele verplichtingen.

Kerntaken en verantwoordelijkheden:

• Aansturing & coördinatie
  
  • Aansturing van het Finance team (2 externe medewerkers).
  • Coördineren van werkzaamheden en prioriteiten.
  • Zorgen voor heldere processen en interne communicatie.
• Finance
  
  • Toezicht op boekhouding, begrotingen, rapportages en jaarrekening.
  • Bewaken van cashflow, deelnemingenadministratie en fondsenstromen
  • Coördineren van waarderingen, cap tables en dividend-/exit-administratie.
  • Fungeren als aanspreekpunt voor accountant, fiscalist en control-afdeling van UU/UMC.
• Strategische en operationele ondersteuning
  
  • Sparringpartner voor de directeur bij grote deals, due diligence en financieringsvraagstukken.
  • Adviesrol richting business developers en fondsteam over financiële implicaties van projecten.
  • Beheer van beleid rond deelnemingen en publieke verantwoording.
• Manager deelnemingen – aandeelhoudersrol
  
  • Vertegenwoordigen van de aandeelhouder(s) in deelnemingen, onder meer in algemene vergaderingen en overlegorganen.
  • Bewaken van de strategische koers, financiële prestaties en governance van de deelnemingen.
  • Adviseren over strategische beslissingen, investeringen, desinvesteringen en herstructureringen.

Ondersteuner Onderzoekszaken

Hoe ziet een willekeurige werkdag eruit? Vandaag werk je samen met onze subsidieadviseurs aan de voorbereiding van een onderzoeksvoorstel dat over twee weken ingediend zal worden bij de subsidiegever. De collega subsidieadviseurs richten zich op de inhoud en doen een inhoudelijke check, terwijl jij zorgt voor het verzamelen van de ondersteunende stukken die bij het voorstel moeten worden meegestuurd. Er moeten nog van drie externe partijen steunbrieven worden verzameld in het juiste format. Jij herinnert de externe partijen aan de naderende deadline, checkt of de brief inhoudelijk klopt en of de juiste handtekening op de brief staat. Bij een van de partijen is het nog niet gelukt om de juiste persoon de brief te laten ondertekenen, hier bel je daarom nog even (extra) achteraan. In de middag ga je wetenschappers die zojuist een grote subsidie binnen hebben gehaald, ondersteunen bij het opstarten van hun project. Wanneer is de geplande startdatum, wat moet er nog geregeld worden voor de startdatum? Zo kun je gevraagd worden om de locatie en sprekers voor de kick-off meeting te regelen. Of plan je juist de eerste vergaderingen met de wetenschappers van het project. Hierbij check je de beschikbaarheid van je directe collega’s en zoek je een geschikt moment zodat ook de externe partijen kunnen aansluiten. Het is belangrijk dat het project van start kan gaan op de geplande startdatum.

Morgen ga je de eerste onderwijsbijeenkomst voor onze nieuwe promovendi tot in de puntjes voorbereiden en organiseren. Je regelt de catering, locatie en sprekers, stuurt de uitnodigingen uit en beantwoordt mails van promovendi hierover. Later zal je de registraties ook bijhouden en de bijeenkomst begeleiden. Hiervoor werk je nauw samen met de andere onderwijsondersteuner van de graduate school.

Werkzaamheden:

• Praktische administratieve en organisatorische ondersteuning zodat onderzoeksvoorstellen tijdig en compleet kunnen worden ingediend, in samenwerking met de collega subsidieadviseurs en wetenschappers (pre-grant fase).
• Ontzorgen van onze wetenschappers, zodat toegekende projecten een vliegende start hebben (post-grant fase), zoals het plannen van vergaderingen en de start bijeenkomst. Hiervoor heb je bijvoorbeeld contact met de samenwerkingspartners of de financier van het project.
• Plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en overleggen, alsmede de follow-up en voortgang van eventuele acties bewaken.

Jurist Contractmanagement

Als jurist heb je een veelzijdige functie in een breed team. Je werkt nauw samen met een collega contractmanagement, de subsidieadviseurs binnen het Research Support Office, en met projectleiders of onderzoekers bij het opstellen of beoordelen van nieuwe- en het onderhouden van bestaande juridische contracten. Dit doe je vanuit jouw professionele expertise en binnen de universitaire beleidskaders. Daarbij houd je zowel de juridische aspecten als de belangen van de onderzoekers en de organisatie goed voor ogen. In deze rol coördineer je het gehele contractproces, van ontvangst tot definitieve ondertekening.

Werkzaamheden

• Je houdt je bezig met het opstellen, beoordelen en uitonderhandelen van onderzoekscontracten, consortiumovereenkomsten en andere onderzoeksgerelateerde overeenkomsten, inclusief het signaleren van juridische aandachtspunten en risico’s.
• Je adviseert onderzoekers en subsidieadviseurs van het Research Support Office over alle contractuele en juridische aspecten van onderzoeksprojecten, en verstrekt juridisch advies aan de decaan ter ondersteuning van de besluitvorming.
• Je coördineert het volledige contractproces en neemt daarbij zelfstandig én besluitvaardig de benodigde beslissingen.
• Je bewaakt de voortgang van contracten van start tot afronding, en draagt bij aan de ontwikkeling van templates en procedures ter bevordering van een efficiënt contractbeheer binnen het Research Support Office.
• Je bent een inhoudelijke sparringpartner voor je directe collega’s en daarmee in staat juridische zaken en jargon helder uit te leggen aan je directe collega’s (niet-juristen)
• In universiteitsverband/facultair overstijgend draag je bij aan het universitaire juridische beleid.