Managementassistent Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen

Wij zijn op korte termijn op zoek naar een enthousiaste, ondernemende, loyale en proactieve managementassistent die met plezier meebouwt aan een hecht team binnen de wetenschappelijke afdelingen van de School der Geesteswetenschappen, onderdeel van de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. We vinden een goede en open sfeer op de afdeling belangrijk. In deze functie ben jij verantwoordelijk voor de werkzaamheden binnen het afdelingssecretariaat. Het afdelingssecretariaat bestaat uit 3 personen, waarvan jij er één wordt.

Jouw taken

• organiseren en plannen van overleggen, uitzetten en opvolgen van acties
• het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, gasten en studenten
• zelfstandig opstellen en verzorgen van correspondentie
• het regelen van facilitaire zaken, zoals het reserveren van zalen en het plaatsen van bestellingen
• het organiseren van evenementen
• het bewaken van budgetten
• onboarding van nieuwe medewerkers en alle werkzaamheden die daarbij nodig zijn
• beheren en archiveren van documenten in Teams

Bijzonder Hoogleraar Dento-alveolaire chirurgie

ACTA en de afdeling MKA-chirurgie van het Amsterdam UMC zijn gezamenlijk op zoek naar een bijzonder hoogleraar voor het vakgebied Dento-alveolaire chirurgie. Dento-alveolaire chirurgie omvat een breed spectrum aan ingrepen, variërend van eenvoudige en complexe extracties tot apexresecties, chirurgische orthodontie en behandeling van benigne kaakpathologie, reconstructie van de processus alveolaris, infecties en complicaties na therapie. Deze behandelingen worden in grote aantallen uitgevoerd door verschillende beroepsgroepen (MKA-chirurgen, tandartsen, parodontologen, implantologen) en vaak ontbreekt een gedegen
wetenschappelijke basis of uniforme richtlijnen. Door de versnippering van zorg, verschillen in werkwijze en het ontbreken van een integrale visie in onderwijs en onderzoek is coördinatie noodzakelijk. De leerstoel moet een centrale rol gaan spelen in het samenbrengen van de verschillende chirurgisch-tandheelkundige disciplines, het versterken van onderzoek, het borgen van kwaliteit en het verbeteren van onderwijs en patiëntenzorg binnen dit vakgebied.

Jouw taken
De werkzaamheden zijn onder te verdelen in onderzoek, onderwijs en patiëntenzorg.

Onderzoek

• uitvoeren van onderzoek dat zich richt op zowel de klinische praktijk als het onderwijs met
  als belangrijkste doelen het verlagen van morbiditeit, het verbeteren van de kwaliteit van
  leven en het bevorderen van kosteneffectieve en doelmatige zorg.
• uitvoeren van onderzoek dat zich richt op het optimaliseren van diagnostische en
  therapeutische protocollen, het ontwikkelen van evidence-based richtlijnen en het kritisch
  evalueren van gebruikte chirurgische technieken en materialen.

  Onderwijs

• ontwikkelen van een integraal perspectief in het tandheelkundig curriculum, o.a. door
  betere afstemming van het onderwijs in de Bachelor- en Masterfase waardoor het
  theoretische en klinische onderwijs nauwer op elkaar aansluiten.
• implementeren en evalueren van innovatieve onderwijsmethoden binnen de context van de
  dento-alveolaire chirurgie, met een focus op essentiële vaardigheden zoals lokale anesthesie
  en tand- en kiesextracties en met behulp van gevalideerde meetinstrumenten.

  Patiëntenzorg

• versterken van de kwaliteit en efficiëntie van zowel de studentenkliniek als de stafkliniek
  binnen ACTA. Dit omvat het ontwikkelen en implementeren van educatieve programma’s,
  het borgen van kwaliteitscontrole en het optimaliseren van klinische processen.
• vervullen van een brugfunctie tussen de verschillende disciplines en het samenbrengen van
  de brede expertise van gedifferentieerde tandartsen in de diverse stafklinieken.

Adviseur Informatiebeheer

Voor onze afdeling Documentmanagement en Archief (DMA) zoeken we twee collega's Adviseur Informatiebeheer. Je werkt samen met collega’s aan beleid, advisering en ondersteuning op het gebied van informatie- en archiefbeheer binnen een dynamische en kennisgedreven organisatie. Je bent nauwkeurig, denkt in oplossingen en weet complexe vraagstukken helder over te brengen op uiteenlopende doelgroepen. We zitten midden in de implementatie van een archiefoplossing, jij mag straks helpen met de organisatie meenemen in deze verandering.

Je zoekt een plek waar je samen met collega's plezier hebt tijdens het vormgeven van onze dienstverlening en een plek waar je de ruimte krijgt om te groeien in je rol als adviseur. Het team Advies, binnen de afdeling Documentmanagement en Archief bestaat op dit moment uit een Senior Adviseur Informatiebeheer en een Adviseur Informatiebeheer.

Voorbeeld van een gemiddelde dag: Je start de dag met het scannen van je e-mail op nieuwe acties of aandachtspunten, daarna ga je naar de dagelijkse update met Team Beheer en Team Advies. Tijdens de dagstart heb je aangeven ruimte te hebben voor een nieuwe actie, dus daar plan je in de middag wat tijd voor in. Vervolgens heb je een afspraak met een Informatiebeheerder om bewaartermijnen te beoordelen van archief van een faculteit. Daarna ga je lunchen met een collega of alleen. Je hebt de middag gereserveerd voor het opvolgen van acties en het inlezen en voorbereiden van de actie die je in de ochtend hebt opgepakt tijdens de update. Je sluit de middag af met bijpraten met de Senior Adviseur en om te sparren over een vraagstuk.

Jouw taken

• Je werkt mee aan en implementeert beleid, richtlijnen en werkinstructies informatie- en archiefbeheer
• Je neemt deel aan of leidt zelfstandig projecten informatie- en archiefbeheer (kwaliteitscontroles, mewerken aan brede informatiehuishouding projecten)
• Je vertaalt complexe informatievraagstukken naar heldere, bruikbare adviezen (o.a. archivering, selectie en (gecontroleerde) vernietiging van informatieobjecten
• Je verzorgt presentaties en trainingen om bewustwording en kennis over informatiebeheer te vergroten
• Je werkt actief samen met collega’s van faculteiten en diensten

Administratief medewerker

Als administratief medewerker ben je samen met je collega's dagelijks bezig met het zo goed en soepel mogelijk laten verlopen van allerlei ondersteunende processen van toelating tot en met afstuderen.

Je bent onderdeel van het onderwijsbureau van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid en werkt in de teams Onderwijsadministratie en Toelatingen. Samen met je collega's help je studenten en docenten met vragen en zorg je voor gestroomlijnde processen.

De functie start in mei en is tijdelijk voor één jaar.

Jouw taken

• ondersteunen bij het proces afstuderen (van afstudeerevaluatie tot de organisatie van de buluitreikingen en uitgifte van bullen tijdens ophaalmomenten)
• registreren van resultaten
• je informeert studenten over hun toelaatbaarheid tot een bepaalde opleiding
• je handelt de aanvragen tot toelating administratief af (in de systemen SAP en ServiceNow)
• andere voorkomende administratieve werkzaamheden

Medewerker studentenzaken Faculteit der Rechtsgeleerdheid

Het ambtelijk secretariaat van de Examencommissie ondersteunt de voorbereiding en uitvoering van beslissingen van de Examencommissie. Het handelt veel verzoeken van studenten zelf af.
Als medewerker studentenzaken ondersteun je de ambtelijk secretarissen daarbij, maar handel je ook zelfstandig een deel van de verzoeken af. Je kent de procedures en met jouw analytische blik kom je bij de verzoeken snel tot de kern. Je pakt zaken proactief aan en verzorgt het contact tussen de studenten en de Examencommissie.

Je werkt samen met drie ervaren ambtelijk secretarissen, maar bent daarnaast ook echt onderdeel van het onderwijsbureau, de faculteit en de VU als geheel. Het onderwijsbureau is een divers team met mensen van verschillende leeftijden. We werken met veel passie en plezier, en zijn betrokken bij elkaar en elkaars werk. Een brede interesse en inzet worden zeer gewaardeerd.

Jouw taken

• ondersteunen bij en afhandelen van individuele studentverzoeken (zoals bijvoorbeeld vrijstellingen) via ServiceNow
• voorbereiden van afstuderen studenten
• andere voorkomende werkzaamheden in overleg met het team ambtelijk secretarissen