Pre- and Post-Award Grant Officer (European Funding and collaborative grants)

The School of Business and Economics (SBE) is seeking a proactive and detail-oriented Pre- and Post-Award Grant Officer to join its Research Office. In this role, you will provide expert support throughout the entire grant lifecycle, with a particular focus on national and European collaborative funding programmes and multi-partner consortium applications.

About the Research Office
The Research Office supports SBE researchers in developing, funding, and managing high-quality research. The office provides expertise in research funding, project management, research ethics, data management, Open Science, research policy, and PhD policy. By working closely with researchers, faculty leadership, and university support services, the Research Office fosters an environment that enables impactful, responsible, and high-quality research and doctoral training.

Your Role
As Pre- and Post-Award Grant Officer, you will support researchers through the entire grant circle: from the initial identification of funding opportunities through proposal development, submission, project implementation, and reporting.

You will play a key role in supporting applications to European funding programmes such as Horizon Europe, Erasmus+, Marie Skłodowska-Curie Actions (MSCA) doctoral networks, and other national and international collaborative funding schemes (NWA; KIC). You will work closely with academic staff, consortium partners, external stakeholders, university support departments, and the grant advisor and project manager of the Research Office to ensure successful grant acquisition and project delivery.

Key Responsibilities

Pre-Award

• Identify and communicate relevant funding opportunities to researchers.
• Advise researchers on European, national, and international collaborative funding programmes.
• Support the preparation and submission of collaborative grant applications.
• Coordinate complex consortium proposals involving multiple international partners.
• Assist with proposal planning, timelines, budget development, and administrative requirements.
• Review funding guidelines and ensure compliance with sponsor requirements.
• Facilitate communication between researchers, partners, and central university services during the proposal phase.

Post-Award

• Support the administrative and financial management of awarded projects.
• Monitor project progress, deliverables, milestones, and reporting obligations.
• Advise project teams on grant agreements, consortium agreements, and funding regulations.
• Coordinate project amendments and communication with funding agencies where required.
• Support financial reporting and audit preparation in collaboration with finance colleagues.
• Ensure compliance with institutional policies and funder requirements throughout the project lifecycle.

General

• Contribute to the continuous improvement of research support services and procedures.
• Organize information sessions and workshops on collaborative research funding opportunities.
• Monitor developments in national and European research funding and translate them into opportunities for SBE researchers.
• Build and maintain a strong network with internal and external stakeholders.Describe briefly (within 3-4 lines) what the position entails. What will the new employee do in this job and what will be his/her responsibilities? DO NOT use bullet lists! Do not use this section to mention the same things that will appear under duties (below).

Tijdelijke functie als Studieadviseur (ter zwangerschapvervanging)

Als studieadviseur ben jij een vertrouwd aanspreekpunt voor studenten. Je begeleidt hen bij studiegerelateerde vragen, persoonlijke uitdagingen en belangrijke keuzes tijdens hun opleiding. Je luistert, adviseert en helpt studenten om regie te nemen over hun eigen ontwikkeling.

Je komt terecht in een betrokken en hecht team van 8 studieadviseurs, waar samenwerking centraal staat. We weten elkaar gemakkelijk te vinden, denken actief met elkaar mee en sparren regelmatig over casuïstiek. Daarnaast werk je nauw samen met docenten, collega’s van het onderwijsbureau en de keten van studentbegeleiders om ervoor te zorgen dat studenten de begeleiding krijgen die zij nodig hebben.

Verder ben je betrokken bij diverse overleg- en werkgroepen binnen de faculteit en universiteit en adviseer je de examencommissie over individuele studentverzoeken.

Wat ga je doen?

• Je voert persoonlijke advies- en begeleidingsgesprekken met studenten.
• Je ondersteunt studenten bij studieplanning, studievoortgang en studiekeuzes
• Je begeleidt studenten die te maken hebben met bijzondere omstandigheden
• Je verwijst studenten eventueel door naar gespecialiseerde ondersteuning
• Je organiseert en verzorgt voorlichtingen, workshops en informatiebijeenkomsten
• Je denkt mee over het verbeteren van begeleiding, studiesucces en studentwelzijn

Assistent Project Manager

Als Assistent Project Manager bij het Athena Instituut vervul je een centrale rol in de organisatie, coördinatie en administratie van wetenschappelijke onderzoeksprojecten. Je zorgt ervoor dat de projectorganisatie op orde is, bewaakt processen en deadlines en ondersteunt projectleiders bij de financiële en administratieve uitvoering van projecten. In nauwe samenwerking met wetenschappelijke projectleiders draag je eraan bij dat projecten soepel verlopen en hun doelstellingen behalen binnen de gestelde kaders van tijd, budget, kwaliteit en compliance.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor wetenschappelijke projectleiders op het gebied van projectorganisatie en -administratie. Daarbij werk je nauw samen met onderzoekers, projectcontrollers, juristen en externe partners van het project. Je ondersteunt onder andere bij contractbeheer en de afstemming hierover met de juridische afdeling, het opstellen van projectbegrotingen in samenwerking met projectcontrollers, budgetbewaking en het tijdschrijven. Ook ondersteun je projectleiders bij projectacquisitie. Samen met de Project Manager van het Athena Instituut vorm je het projectmanagementteam en draag je bij aan een professionele en efficiënte ondersteuning van de onderzoeksportefeuille.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het administratief beheer van de projecten, waarvoor je nauw samenwerkt met de Manager Bedrijfsvoering. Je ondersteunt het beheer van een veelzijdige onderzoeksportefeuille van circa 40 tot 50 projecten en zorgt voor een goede afstemming met alle betrokken stakeholders. Je bewaakt de voortgang van projecten, signaleert tijdig knelpunten en ziet erop toe dat afspraken, deadlines en administratieve verplichtingen worden nagekomen. Je coördineert de tijdige oplevering van zowel inhoudelijke rapportages, op basis van informatie van de betrokken onderzoekers, als financiële rapportages in samenwerking met projectcontrollers. Daarnaast ondersteun je projectleiders en onderzoekers bij het verantwoord, veilig en volgens wet- en regelgeving beheren van onderzoeksdata gedurende de gehele onderzoeks- en projectcyclus.

Je maakt deel uit van een netwerk van projectmanagers binnen de Vrije Universiteit Amsterdam. Tijdens periodieke bijeenkomsten wissel je kennis en ervaringen uit en blijf je op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van project- en onderzoeksmanagement.

Medewerker ambtelijk secretariaat examencommissies

Het ambtelijk secretariaat ondersteunt de toelatingscommissies, de examen(sub)commissie(s) en de BSA-commissies van de faculteit. In deze functie ondersteun je voornamelijk de ambtelijk secretarissen van de examencommissies. Naast de beantwoording van vragen zorg je dat verzoeken die jij niet ambtelijk kunt afhandelen, worden voorgelegd aan de examencommissies. Daarnaast is een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden het leveren van een bijdrage aan de behandeling van fraudemeldingen en beroepschriften. In alle gevallen zorg je voor tijdige en juiste terugkoppeling aan betrokkenen.

We werken als klein team nauw samen en streven ernaar om minimaal twee collega's betrokken te laten zijn bij een dossier of takenpakket (je kerntaken). Daanaast verdelen we werkzaamheden op basis van expertise, interesse en capaciteit. Daardoor kan jouw takenpakket in de loop van de tijd veranderen, bijvoorbeeld door uitbreiding met andere passende werkzaamheden. We lichten dit graag toe in het sollicitatiegesprek.

JOUW TAKEN

• behandelen van vragen en verzoeken van (aankomend) studenten in ServiceNow
• voorbereiden en voorleggen van verzoeken/klachten aan de verschillende examencommissies
• leveren van een bijdrage aan de behandeling van fraudemeldingen en beroepschriften
• in voorkomende gevallen notuleren van vergaderingen
• leveren van een bijdrage aan overige voorkomende werkzaamheden, waaronder de uitvoering van de extra tentamengelegenheden in juli/augustus

Coördinator Evenementenloket FCO

Het Evenementenloket is onderdeel van de Servicedesk van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Als coördinator van het Evenementenloket ben jij de contactpersoon voor opdrachtgevers en verantwoordelijk voor het gehele aanvraagproces rondom de organisatie van het evenement. Samen met je collega’s zorg jij voor een vlekkeloze organisatie van onze evenementen. In deze functie wordt van je verwacht dat je meedenkt over en meebouwt aan de inrichting van het Evenementenloket. Ook fungeer je als vervanger van de Teamleider Servicedesk, bij diens afwezigheid ben je verantwoordelijk voor de aansturing van het team.

Je komt te werken in een dymanische en maatschappelijk relevante omgeving. De combinatie van evenementen voor wetenschappers, collega's en studenten zorgt voor veel afwisseling en vraagt om flexibiliteit en samenwerking. Tegelijkertijd biedt deze omgeving juist ruimte om het evenementenloket verder te ontwikkelen en zichtbaar impact te maken op het onderwijs en onderzoek aan onze universiteit.

Jouw taken

• afstemmen van de binnengekomen ruimte reserveringen met de klant en beoordeelt of het evenement voldoet aan de opgestelde criteria, hierover communiceer je accuraat en snel
• geven van rondleidingen en advies aan klanten over welke locatie en mogelijkheden er zijn om hun evenement op de VU te houden, waarbij je rekening houdt met de vele uitzonderingen en deze waar nodig afstemt met de interne stakeholders
• opstellen van kostenoverzichten en draaiboeken en zorgdragen voor een adequate financiële en administratieve afwikkeling van de projecten en je maakt hierover maandrapportages
• coördineren van de dagelijkse aansturing van het team waarbij je het overzicht van alle ingekomen aanvragen bijhoudt, zorgt voor de juiste ruimte reserveringen en het soepel laten verlopen van de registratie van de orders in Planon en TermTime
• voorbereiden van het werkoverleg en opstellen van de agenda, samen met de coördinator FCO Servicedesk; acties voortkomend uit het overleg bewaken
• continue initiëren en implementeren van verbetervoorstellen en meedenken over de haalbaarheid van veranderingen